Volvo와 몇 가지 영역에서만 연결된 독립 브랜드인 Polestar는 빠른 성장 궤적을 설정하고 있습니다. 이 회사는 2019년부터 독일에 진출했으며 현재 약 50명의 직원을 보유하고 있습니다. 독일 비즈니스 부문은 주로 디지털 영업, 마케팅, 차량 배송을 담당합니다. 민첩하고 기민한 팀은 새로운 영역을 개척하고 모회사인 Volvo와 차별화된 브랜드를 구축하며 시장에 새로운 활기를 불어넣고 있습니다. 디자인, 기술, 성능, 그리고 무엇보다 지속 가능성에 중점을 둡니다. Polestar는 스타트업의 장점 중 하나인 관리 작업량이나 승인 절차를 줄여 프로젝트를 더 빠르게 생성하고 실행할 수 있습니다.

Polestar와 Asana - 복잡성 줄이기, 명확성 높이기

2021년 7월부터 Polestar의 리테일 책임자인 Bastian Ruther는 독일 Polestar의 첫 직원 중 한 명이었습니다. 처음에는 구조화와 우선순위 지정이 필요한 엄청나게 많은 복잡한 문제를 처리해야 했습니다. 당시 모든 직원은 사실상 모든 주제에 대해 동시에 작업했습니다. 많은 부서 간 업무 프로세스를 구현하고 실행해야 했습니다. 현재 Bastian은 Asana를 사용하여 리드 관리와 비즈니스 개발을 조직하고 실행하는 일을 담당하고 있습니다. 그와 그의 동료 Carl Christian Werner는 업무 프로세스를 용이하게 하는 적합한 업무 관리 툴을 찾기 시작했습니다. 업무 관리는 회사의 워크플로를 조율하는 체계적인 접근법으로, 팀이 목표를 더 빨리 달성하는 데 필요한 명확성을 제공하고 모든 구성원이 가장 효과적인 작업을 완료하는 데 필요한 정보를 확보할 수 있도록 합니다.

Polestar 1 매니저인 Carl Christian Werner는 영업, 포지셔닝, 납품에 대한 교차 기능 책임을 맡고 있습니다. 2021년 중반부터 그는 Polestar가 두 개의 새로운 시장인 오스트리아와 스위스로 진출하는 것을 지원해 왔습니다. Carl Christian Werner는 Polestar에 입사하기 전에 이미 Asana를 사용한 경험이 있었습니다. 그는 Polestar에서 Asana를 업무 관리 툴로 사용하도록 장려했으며, 반복적인 프로세스에 대한 구조화된 접근 방식을 설정하고 목표와 진행 상황을 목표 및 핵심 지표 결과(OKR)와 정확한 수치를 통해 명확하게 정의하는 데 중점을 두었습니다.

Polestar의 조직 구조 개선 필요성은 2020년 말 팀이 첫 10명의 직원을 넘어 성장하면서 분명해졌습니다. 업무 작업이 더 자주 복제되기 시작했고, 관리자들은 이메일을 통해 작업을 할당했습니다. 이것이 Asana의 출발점이었습니다. OKR을 통한 성과 추적과 단일 도구에서의 작업 할당을 결합한 것이 획기적인 변화였습니다. 이는 즉시 효과를 발휘하여 Polestar의 요구에 맞는 완벽한 솔루션을 제공했습니다. 

Anna Wesolowski의 부서도 Asana를 사용합니다. 그녀는 Polestar의 초창기부터 함께해 왔으며, 동료와 함께 기업 커뮤니케이션과 PR을 담당합니다. 그러나 일상적인 부서 간 조율은 대부분의 경우 직접 대화로 이루어집니다. 두 사람은 여러 부서가 참여하는 대규모 프로젝트나 더 복잡한 업무 주제에 Asana를 사용합니다. Asana는 또한 휴가 인계나 누군가가 프로젝트를 인수할 때 이메일에서 정보가 손실되지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

Asana: Polestar의 업무 완수를 위한 터보 엔진

Asana는 이미 수많은 영역에서 사용되고 있으며 Polestar Germany에서 부서 간 협업이 필수적인 업무 프로세스를 가속화합니다. 예를 들어, 직원들이 Asana를 통해 미리 정의된 템플릿에 액세스할 때 도움이 됩니다. 또한 신규 직원은 Asana에서 전적으로 표준화된 온보딩 프로세스를 거칩니다. Polestar 1 배송 프로세스도 Asana를 통해 관리됩니다. 표준 프로세스의 매핑은 효율성을 더욱 높이는 한 가지 예시입니다. 기존 경험을 활용하여 프로세스 속도를 크게 높이고 이미 알려진 오류가 반복될 가능성을 줄일 수 있습니다. 빠르게 성장하는 이 회사는 업무 관리 툴을 도입하기 전에 몇 가지 난관을 극복해야 했습니다. Asana에 매핑된 후, 직원들은 이제 Asana 프로세스에 전적으로 의존하며, 예를 들어 명확하게 정의된 프로세스 단계, 타이밍, 할당을 통해 새로운 서비스 지점을 맡습니다. 진행 중인 미팅에서 참가자는 우선순위가 지정된 주제를 Asana 보드에 입력하거나 모든 사람이 볼 수 있도록 댓글을 남길 수 있습니다.

습관을 바꾸는 것이 매우 어렵기 때문에 일부 직원들은 기존 업무 방식으로 되돌아가려는 경향이 있습니다. 그럼에도 불구하고 Asana 사용은 자발적이므로 직원들은 아무런 압력 없이 업무 방식에 대해 편안함을 느낄 수 있습니다. Bastian Ruther에 따르면 팀은 툴이 실질적인 가치를 제공하고 워크로드를 줄일 때 이를 사용해야 합니다. Polestar Germany에서는 지금까지의 도입률을 고려할 때 Asana가 이미 그 가치를 입증했습니다.

모든 징후가 Polestar의 성장을 나타냅니다

Polestar는 지금까지 독일에서만 Asana를 사용하고 있지만, 이미 워크플로와 고객 경험의 품질을 개선한 수많은 사용 사례가 있습니다. 주문 프로세스와 배달은 대표적인 예시입니다. 둘 다 완전히 자동화되어 있습니다. Polestar 1에는 많은 당사자가 관여하며, 모든 사람이 프로세스를 따라야 합니다. 그렇지 않으면 특별한 고객 경험이 위험에 처하게 됩니다. 처음에는 직원들이 미팅과 Excel 추적기를 통해 이를 처리했습니다. Asana를 통해 업무를 효율적으로 분배할 수 있었으며, 그 결과 납품 품질이 꾸준히 향상되었습니다.

Polestar 팀은 고객과 긴밀히 협력하여 주문 과정에서 고객의 요구 사항을 완전히 충족합니다. 예를 들어, 고객은 홈 배달이 아닌 다른 주소로 배달을 요청할 수 있습니다. Carl Christian Werner는 배송 및 애프터 마켓 영역을 담당하는 동료와 함께 영업 영역에서 일합니다. 배송 프로세스에서 모든 요청을 적시에 처리하는 것이 중요합니다. 커뮤니케이션이 부족하거나 책임이 명확하지 않으면 지연 위험이 있습니다. 차량 서류가 등록 서비스 제공자에게 전달되었나요? 결제 수령이 확인되었나요? 등록 프로세스를 트리거할 수 있나요?

경우에 따라 차량이 도착한 시점부터 배송일까지 걸리는 시간에 상당한 차이가 있었습니다. 이는 개별 고객의 요구 사항 때문이기도 합니다. 이 기간은 이제 비교적 일정하며, 차량이 Polestar에 도착한 후 약 2주입니다. Asana 덕분에 Carl Christian Werner와 그의 동료들은 최상의 고객 경험을 보장하고 혁신적인 고성능 전기차 제조업체로서의 가치를 실현할 수 있었습니다.

Asana 덕분에 핵심 프로세스가 명확하게 매핑되고 체계화되었습니다. 이는 엄청난 도움이 됩니다. 모든 것이 원활하게 진행됩니다.

Asana는 애프터마켓 부서가 관리하는 독일의 Polestar 서비스 네트워크를 확장하는 데에도 필수적이었습니다.

초기 23개의 서비스 지점이 두 번째 확장에서 거의 3배인 61개로 늘어났습니다. Asana에서 이를 설정하는 방법을 동료들에게 보여주는 데 단 2~3시간이 걸렸습니다. 기존 Asana 체크리스트를 복제하고 수정하여 새로운 서비스 네트워크에 재사용했습니다. 이 수치는 효율성이 향상되었음을 명확하게 보여줍니다. 결국 서비스 지점 수는 61개에서 125개로, 그다음에는 200개 정도로 늘어났습니다. Asana 덕분에 프로세스를 확장하고 복제할 수 있습니다. 추가 확장을 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있게 되었습니다.

Asana 덕분에 모든 것이 제대로 진행되고 있습니다. 이는 훌륭한 프로젝트 추적이 얼마나 유용한지 보여줍니다.

Asana는 어려운 상황에서 프로젝트에 평온함을 가져다줍니다

Asana는 특히 까다로운 상황을 관리하는 데 큰 강점을 보여주었습니다. 국제 자동차 박람회(IAA)에 전시할 계획을 세울 때 Polestar는 성공적으로 자신을 소개했습니다. 일반적으로 초고속 성장 스타트업의 경우, 비교적 적은 리소스로 전시회에 참여하게 되므로 훨씬 효율적으로 준비할 수 있었습니다. Polestar에게 이러한 중요한 무역 박람회에 전시하는 것은 크고 흥미로운 도전이었습니다. 팀워크가 필요했고, 모든 부서가 참여했습니다. Asana는 모든 것을 추적하는 데 도움이 되었습니다. 주마다, 미팅마다 작업이 정의되고, 처리되고, 완료되어 팀원들에게 확신을 주었습니다. 모든 사람에게 책임이 명확하고 투명했으며, 모든 것이 한 곳에 있었습니다. 팀 멤버는 완료된 작업을 확인할 수 있습니다. 누구나 아이디어에 기여하고 대응할 수 있습니다.

Asana는 프로젝트 계획에 구조와 명확성을 부여하고 직원들에게 놀라운 안정감을 선사했습니다.

앞으로의 길 – 어디로 향하는가?

OKR 기능은 Polestar에서 아직 평가 중입니다. Bastian Ruther와 Carl Christian Werner는 Asana 지원팀과 함께 '목표' 기능이 제공하는 새로운 기능과 Polestar가 이를 가장 효율적으로 사용할 수 있는 방법을 찾는 데 중점을 두고 있습니다. 지금까지 Asana는 Polestar Germany에서 업무 프로세스를 매핑하는 데만 사용되었습니다. Bastian Ruther는 Asana가 Polestar 전체에서 선호하는 도구가 되기를 원합니다. Asana의 이점에 대해 확신한 그는 기업 차원에서 Asana를 계속 홍보하고 있습니다. 그는 다음 단계로 국경을 넘어 Asana를 도입하기 위한 공통 전략을 고려하고 있습니다. 더 광범위한 배포를 위한 길이 열릴 때까지 Bastian Ruther와 Carl Christian Werner는 Asana를 계속 활용할 것입니다. 그들은 Asana 팀과 정기적으로 소통하며 Asana 노하우와 추가적인 효율성 개선에 대해 충분한 정보를 얻고 있다고 느낍니다. Asana는 Polestar와 파트너십을 맺고 자동차 시장에 혁명을 일으키며 지속 가능한 전기 모빌리티로의 전환을 가속화하는 디자인과 기술을 사용하여 사회를 개선한다는 사명을 계속 이어가고 있습니다.