Brynn이 Mirror를 처음 출시했을 때, 회사는 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 다양한 도구를 뒤죽박죽으로 사용하고 있었으며, 그 결과 다음과 같은 문제가 발생했습니다.

• 여러 부서 간 업무 조율에 어려움

• 단일 정보 소스 부재

• 일을 위한 일에 너무 많은 시간을 소모

Brynn 님에 따르면 "혼돈 그 자체였습니다." Brynn은 75명에 달하는 팀 전체의 프로젝트와 작업을 관리할 수 있는 올인원 솔루션이 필요했습니다.

교차 기능 업무 간소화

오늘날 Asana는 Mirror의 단일 정보 소스가 되었습니다. 각 Mirror 팀은 고객 관리부터 파트너와의 협업에 이르기까지 모든 업무에 이 도구를 사용하여 최고의 역량을 더욱 효과적으로 발휘할 수 있습니다.

• 이제 영업팀은 고객의 라이프사이클 전반에 걸쳐 고객을 추적하고 커뮤니케이션을 놓치지 않고 진행할 수 있습니다.

• 공급망 팀은 주문을 파악하고 Mirror의 제조업체가 관련된 신디케이션 문서에 대해 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 이제 파트너십 팀은 단일 담당자를 통해 lululemon athletica와 많은 Fortune 500대 기업을 포함한 파트너와 투명하고 전문적으로 소통할 수 있습니다.

• 콘텐츠 팀은 콘셉트 단계부터 출시까지 자산을 관리할 수 있습니다. 한 Mirror 캠페인 프로젝트에는 사진 생성 을 담당하는 프로덕션팀, 트레이너 동영상 제작을 담당하는 피트니스팀, 디자인 UI 제작을 담당하는 디자인팀, 크리에이티브 에셋 보정을 담당하는 크리에이티브팀이 참여할 수 있습니다.

Asana의 유연성 덕분에 팀은 여러 부서가 함께 일할 수 있으며 동일한 중앙 업무 관리 시스템에서 업무를 통합할 수 있습니다.

참여 규칙 수립

Asana를 팀에 도입하는 과정에서 Brynn 님과 팀은 모든 구성원이 다양한 업무용 도구를 효과적으로 사용하는 방법에 대해 공감대를 형성할 수 있도록 참여 규칙을 수립했습니다. Slack은 빠른 질문과 상태 업데이트에 사용되고, Asana는 프로젝트와 작업을 관리하는 데 사용되며, 이메일은 외부 커뮤니케이션 및 회의 설정에만 사용됩니다.

Asana는 우리가 높은 수준으로 업무를 수행하고, 무엇을 할지, 무엇을 하지 않을지 철저하게 결정하며, 서로 원활하게 소통하는 데 있어 중요한 역할을 합니다.

Brynn Putnam, CEO

또한 Brynn 님과 팀은 모든 사람이 툴 사용 방법을 고민하는 대신 맡은 업무에 집중할 수 있도록 Asana 규칙을 마련했습니다. 예를 들어, 작업 이름 지정, 문서 첨부, 작업 배정에 대한 규칙을 정했습니다. 작업을 배정하기 전에 팀원들은 작업 설명란을 사용하여 특정 마감일을 지정한 이유를 설명하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 담당자가 작업의 중요도를 파악하여 빠르게 업무에 적응할 수 있습니다. 또한 마감일이 신중하게 선택되었다는 확신을 가질 수 있습니다.

일을 위한 일 줄이기

모든 업무에 대한 단일 정보 소스를 만들어 브린 님과 팀은 정말 중요한 업무에 시간을 할애할 수 있습니다. Asana를 도입한 이후 Mirror는 모든 내부 이메일을 없앴습니다. Brynn은 Mirror의 고위 경영진이 매일 약 3~4시간을 절약할 수 있다고 추정합니다. 팀원이 이메일로 중요한 문서를 받으면 해당 대화를 Asana 작업으로 옮기고 관련 인원을 팔로워로 추가합니다. 이를 통해 직접 책임자(DRI)가 누구인지, 다음 단계가 무엇인지에 대한 명확성이 높아집니다.

이전에는 집에 와서 8시에 아들을 재우고 자정까지 이메일을 확인하면서 세부 업무를 살펴보고 진행 상황을 파악했습니다. 지금은 중요한 일이 무엇인지 정확히 파악할 수 있어 Asana를 통해 모두 처리할 수 있습니다.

Brynn Putnam, CEO

이제 Mirror는 팀이 업무를 보다 효과적으로 조율하고 일을 위한 일을 줄일 수 있는 단일 정보 소스를 구축했으므로 비즈니스를 확장할 준비가 되었습니다. Mirror는 내년에 팀 규모를 2배로 늘릴 계획이며, Asana를 사용하여 계속해서 미션을 수행할 것입니다.