이 모든 이벤트가 원활하게 진행되도록 Adam은 4명의 정규직 직원, 30명 이상의 계약자, 그리고 물류, 크리에이티브 제작, 영업 자료, 프로모션을 조율하는 수많은 교차 기능 파트너로 구성된 팀을 운영하고 있습니다. G2의 증가하는 이벤트 니즈를 지원하기 위해 Adam은 팀이 확장할 수 있는 프로세스와 툴을 마련해야 한다는 것을 알고 있었습니다.

팀을 확장하려던 Adam은 몇 가지 일반적인 운영상의 어려움에 직면했습니다.

• 이벤트 계획이 스프레드시트, 이메일, 미팅 메모에 분산되어 있었기 때문에 한 곳에서 모든 것을 체계적으로 관리하고 추적하거나 작업과 마감일에 대한 책임 소재를 명확히 할 방법이 없었습니다.

• 과거 이벤트 계획과 벤더 정보가 별도의 툴에 분산되어 있어 새로운 팀원을 온보딩할 때 지식을 공유하는 데 어려움이 있었습니다.

• 이벤트 계획과 프로세스가 표준화되지 않았기 때문에 팀은 매번 처음부터 계획을 세워야 했습니다. 이로 인해 단계를 놓치게 되었고 프로세스를 지속적으로 최적화할 방법이 없었습니다.

• 팀은 모든 세부 정보를 직접 관리하는 데 익숙했기 때문에 다른 사람에게 업무를 위임하고 배정하는 데 어려움을 겪었습니다. 또한 프로세스가 문서화되지 않았기 때문에 교차 기능 파트너가 필요할 때 프로젝트에 참여하기가 어려웠습니다.

Adam은 프로그램을 성공적으로 확장하려면 표준 이벤트 프로세스를 개발해야 한다는 것을 깨달았습니다. 또한 계약자, 교차 기능 파트너, 공급업체와 조율할 수 있도록 모든 사람이 이벤트 계획에 액세스할 수 있어야 했습니다.

자주 진행하는 이벤트에 대한 템플릿을 만들었더니 계획 시간이 80% 단축되었습니다. 이제 각 이벤트에 소요되는 시간은 이벤트를 맞춤화하고 개선하는 데 사용됩니다.

이벤트 업무 및 프로세스를 하나의 보기에서 일원화

G2 마케팅 팀은 과거에 다른 업무 관리 툴을 시도해 보았지만, 그 어떤 툴도 계속 사용하지는 않았습니다. 그런 다음 Ryan Bonnici가 최고 마케팅 책임자로 회사에 합류하여 이전 회사에서 자신의 팀과 함께 사용했던 Asana를 팀에 소개했습니다. 다른 툴에 비해 Adam은 Asana가 다양한 이벤트 워크플로를 관리하고 교차 기능 팀원들과 협업하기 위한 가장 직관적이고 유연하며 강력한 솔루션이라고 생각했습니다.

팀이 확장됨에 따라 이메일과 미팅에 의존하지 않고도 복잡한 이벤트를 조율하고 계획 진행 상황을 파악할 수 있는 툴이 필요했습니다. Asana 덕분에 모든 작업과 마감일을 한 곳에서 쉽게 추적할 수 있어 분기당 40시간 이상의 미팅 시간을 절약할 수 있습니다.

마케팅 팀은 Asana 도입을 성공적으로 진행하기 위해 G2에서 이벤트 관리 프로세스를 만들기 위한 규칙과 모범 사례를 개발했으며, 이 모든 것이 표준화되었습니다. 그런 다음 팀은 Asana에서만 이벤트 업무를 계획, 배정, 추적하기 시작했습니다. 일원화된 기록 시스템을 사용하면 업무가 더 이상 이메일, 스프레드시트, 미팅 메모에 분산되어 있지 않습니다. 이를 통해 팀 전체가 이벤트 계획을 추적하고 액세스할 수 있어 지식 공유와 협업이 더 쉬워집니다. Adam은 또한 계약업체들을 Asana로 초대하고 그들이 지원하는 관련 이벤트에 초대하여 한 곳에서 내부 팀과 물류를 조율할 수 있도록 했습니다.

Asana로 이벤트 프로그램을 성공적으로 확장

Adam의 팀은 이제 벤더 계약, 이벤트 당일 체크리스트, 크리에이티브 제작 등 모든 이벤트 계획을 Asana에 일원화하여 모든 사람이 확인할 수 있도록 했습니다. 또한, 마감일을 기준으로 역산한 상세한 일정이 포함된 프로젝트 템플릿을 만들어 계획에 소요되는 시간을 줄였습니다. 또한 팀은 Asana와 Slack을 연동하여 이벤트 현장에 있을 때 메시지를 작업으로 전환하거나 Slack에서 바로 작업에 필요한 조치를 취할 수 있습니다. 이를 통해 모든 것을 연결할 수 있으며, 사무실에 있든 현장에 있든 원활하게 업무를 수행할 수 있습니다.

이제 Asana에서 이벤트를 관리하기 때문에 주최하는 이벤트 수를 두 배로 늘릴 수 있었습니다. 덕분에 공급업체에 대한 고객 후기를 더 많이 받을 수 있었고, 회사에 새로운 영업 파이프라인을 만들 수 있었습니다.

Asana에서 이벤트 계획을 중앙 집중화하고 표준화함으로써 팀은 성공적으로 확장하고, 계획 시간을 80% 단축하고, 3개 대륙에서 두 배 더 많은 이벤트를 진행하여 소프트웨어 리뷰를 생성하고, 영업 파이프라인을 촉진하고, 매출 목표를 달성할 수 있었습니다. 그들은 새로운 학습 내용을 바탕으로 이벤트 프로세스를 지속적으로 최적화하고 있으며, 성장을 가속화하려는 야심찬 계획을 바탕으로 Asana의 도움을 받아 더 많은 이벤트를 관리할 준비가 되어 있습니다.