핀란드에서 Clas Ohlson의 디지털 마케팅 프로그램을 이끄는 사람은 Deneb Petterson입니다. Deneb와 그의 온라인 마케팅 팀은 매력적인 디지털 캠페인, 효과적인 소셜 미디어 전략, 온라인 광고를 통해 회사의 제품에 대한 관심을 유발하고 웹사이트로 트래픽을 유도하는 업무를 담당합니다. 이 모든 것을 성공적으로 수행하고 궁극적으로 온라인 주문을 유도하려면 모든 팀원이 긴밀하게 협력해야 합니다.

7년 전 Deneb이 팀을 이끌기 시작했을 때, 팀은 스프레드시트를 사용하여 업무를 계획하고 관리하고 있었기 때문에 실시간 협업이 불가능했습니다. 한 번에 한 사람만 파일을 사용할 수 있었기 때문에 동일한 스프레드시트의 여러 버전이 자주 생성되었고 어느 것이 정보 소스인지 아무도 몰랐습니다. 또한 팀은 업무가 진행되거나 계획이 변경될 때마다 시트를 수동으로 업데이트하는 데 상당한 시간을 낭비했습니다. 업데이트하는 것을 기억하는 경우에만 말이죠.

Deneb는 팀이 모든 업무를 관리하고 더 효과적으로 협업할 수 있는 더 나은 방법이 있어야 한다는 것을 알고 있었습니다. 운이 좋게도 그는 이 무렵 헬싱키에서 열리는 유명한 Slush 컨퍼런스에 참석할 계획이었고, 다른 기술 애호가들과 네트워킹을 하면서 해답을 찾기를 희망했습니다.

원활한 협업을 위한 툴 찾기

Slush에 있는 동안 Deneb은 다른 디지털 마케터들과 대화를 나누며 자신의 팀이 캠페인 및 소셜 미디어 캘린더를 관리하는 데 어려움을 겪고 있다는 점을 공유했습니다. 몇 사람이 Asana를 살펴보라고 추천했습니다. 조사를 한 결과 다음과 같은 사실을 발견했습니다.

• 한 번에 여러 사람이 프로젝트 또는 작업 내에서 협업할 수 있습니다

• 업데이트가 실시간으로 반영되어 모든 사용자에게 표시됩니다

• 목록 및 캘린더를 비롯한 여러 레이아웃에서 업무를 볼 수 있습니다

• 이메일을 툴로 전달하여 실행 가능한 작업을 생성할 수 있으므로 받은 편지함에서 업무를 놓칠 일이 없습니다

• 모바일 앱을 사용하면 자리를 비울 때도 업무에 유연하게 액세스할 수 있습니다

Asana는 Deneb가 찾던 모든 요건을 충족했으므로, 사무실로 돌아온 후 그는 팀에 Asana를 소개했습니다. 모든 사람이 새로운 툴과 업무 방식에 익숙해질 수 있도록 그는 모든 사람이 Asana의 작동 방식에 익숙해질 수 있는 교육을 진행했습니다. 또한 모든 사람이 일관된 방식으로 업무를 계획하고 관리할 수 있도록 팀이 업무를 구성하는 방법에 대한 가이드라인 및 규칙을 만들었습니다. 그 후 그는 Asana에서 프로젝트 중 하나를 구축하여 작은 것부터 시작하도록 팀원들을 독려했으며, 팀원들의 모든 질문에 답변해주었습니다.

Asana를 사용하면 프로젝트나 프로세스에 가장 적합한 방식에 따라 다양한 보기에서 업무를 유연하게 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 우리는 캘린더 보기를 사용하여 소셜 미디어 프로그램을 관리합니다. 따라서 포스트가 게재되는 시점을 쉽게 확인할 수 있습니다.

투명성을 통해 팀 간 조율 및 효율성 향상

이제 핀란드 사무실 전체가 Asana를 사용하여 업무를 관리합니다. 모든 사람이 팀 전체에서 진행 중인 업무를 확인할 수 있으므로 동일한 정보를 바탕으로 업무를 수행할 수 있어 최신 정보를 공유하는 데 도움이 됩니다. Clas Ohlson의 핀란드 지사가 Asana를 사용하여 더 효율적으로 운영하는 방법의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

전략적 계획: Asana에서 해당 연도의 전략적 이니셔티브를 추적하여 사무실의 모든 사람이 지역 및 회사 최우선 순위를 파악할 수 있습니다. 이를 통해 적절한 업무에 시간을 할애하고 있는지 확인할 수 있으며, 개별 작업이 상위 목표에 어떻게 기여하는지 명확하게 이해할 수 있습니다.

디지털 및 소셜 미디어 캠페인 관리: 계절별 디지털 캠페인과 정기적인 소셜 미디어 게시물은 전자 상거래 및 오프라인 매장 모두에 중요한 트래픽을 유입하는 요인입니다. 마케팅 팀은 매번 동일한 단계를 따르기 때문에 프로젝트 템플릿을 사용하여 각각의 신규 캠페인을 시작합니다. 이를 통해 즉시 실행 단계로 넘어가고 클릭 한 번만으로 실행 과제를 배정할 수 있습니다. 캠페인이 진행됨에 따라 프로젝트 타임라인에서 언제 업무가 진행되는지 확인하고, 종속성이나 작업 수용량 충돌이 있는 경우 업무를 조정할 수 있습니다. 이러한 업데이트는 실시간으로 이루어지므로 모든 사람이 항상 최신 캠페인 계획에 액세스할 수 있습니다.

5개 시즌마다 11개 또는 12개의 캠페인을 시작하며, 이제 프로젝트 템플릿을 사용하면 계획 단계에서 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 모든 계획이 Asana에 있기 때문에 과거에 수행한 작업을 시작점으로 손쉽게 참조할 수 있습니다.

미팅: 미팅이 모든 사람의 시간을 효과적으로 활용하는 자리임을 보장하기 위해 안건을 작성하여 논의할 내용을 명확히 하고, 팀원들은 새로운 항목이 생길 때 주제를 추가할 수 있습니다. 미팅을 더욱 계획대로 진행하기 위해 팀은 사용자 지정 필드를 사용하여 각 주제에 소요되는 시간을 추적하고, 실행 과제는 실시간으로 파악되어 진행되는 대로 배정됩니다.

디지털 캠페인과 전자상거래를 한 단계 업그레이드

Clas Ohlson의 웹사이트는 전자상거래 구매뿐만 아니라 매장 구매의 핵심 동인입니다. 팀은 단골 고객에게 더 나은 경험을 제공할 새로운 웹사이트를 방금 출시했습니다. 이를 통해 그들은 타겟팅된 제품 추천으로 보다 세심하게 관리된 경험을 제공하기 위해 예측 기술을 통합한 새로운 마케팅 활동을 테스트하고 있습니다. 새로운 웹사이트 론칭을 성공적으로 진행하기 위해 팀은 Asana에 의지하여 모든 구성원이 동기화된 상태를 유지했습니다.

이제 모두가 Asana에서 업무를 관리하기 때문에 모두가 동일한 정보를 공유하고 캠페인을 위한 단일 정보 소스를 확보할 수 있습니다. 더 이상 계획의 올바른 버전을 보고 있는지 추측할 필요가 없습니다.