Semplifica la creazione di contenuti su larga scala con AI Studio

Il content marketing è molto simile a una staffetta, in cui il successo dipende da passaggi di consegne perfetti. Gli scrittori e gli editor passano ai creativi, i creativi ai designer, i designer tornano agli editor e infine gli editor ai proprietari dei canali, come i social media manager o il team web. 

Ogni passaggio è fondamentale per conquistare l’attenzione del pubblico, il premio finale nell’odierno panorama digitale altamente competitivo. Ma cosa succederebbe se potessi semplificare questi passaggi di consegne, riducendo gli attriti e accelerando il tuo team verso il traguardo? 

In Asana, volevamo che l’IA ci aiutasse a trasformare la produzione editoriale da una complessa staffetta a uno sprint sincronizzato, in cui i passaggi di consegne avvengono con una velocità e una precisione senza precedenti. 

Ecco come utilizziamo AI Studio, il nostro generatore di flussi di lavoro no-code, per fare esattamente questo, mantenendo sempre un essere umano nel ciclo.

Progettare l’assistente editoriale perfetto

Quando abbiamo deciso di trovare modi per utilizzare AI Studio, volevamo concentrarci sui veri punti deboli. In realtà, non abbiamo avuto problemi con l’atto creativo della scrittura. Il rischio di ritardi e stress di produzione si concentrava più sul "lavoro di lavoro" o sulla miriade di passaggi di consegne che si sarebbero verificati con lanci più grandi, come un rapporto annuale o la presentazione di importanti risultati di ricerca. 

Prendiamo il caso della ricerca dei nostri colleghi di The Work Innovation Lab, il ramo di ricerca sul futuro del lavoro di Asana. Sono scrittori e ricercatori incredibili e anche editori prolifici. Ciò significa che il content marketing di Asana viene assegnato più volte all’anno con la promozione di una parte importante della loro ricerca, a volte basata su una risorsa principale di oltre 20 pagine. 

Nella maggior parte di questi scenari di lancio, tre o più scrittori diversi potrebbero essere incaricati di redigere lo stesso testo lungo, ognuno creando contenuti derivati come articoli di blog, post sui social e altro ancora. Senza un coordinamento che richiede molto tempo, i punti chiave, la voce e il tono potrebbero facilmente iniziare a variare da risorsa a risorsa, perdendo la sensazione di coesione di un lancio ben coordinato. 

AI Studio è diventato la nostra arma segreta, consentendo un flusso di lavoro personalizzato che trasforma la ricerca fondamentale in messaggi coerenti e specifici per canale. Questo playbook unificato garantisce la coerenza del marchio su tutti i punti di contatto, dalle newsletter via email ai post su Instagram.

In pratica, il nostro flusso di lavoro inizia con l’aggiunta di contenuti di origine a un progetto personalizzato. In pochi minuti, l’IA genera simultaneamente schemi su misura per tutte le risorse richieste, seguendo le nostre indicazioni dettagliate, inclusi formati specializzati come i caroselli per i social media. Il risultato: gli scrittori umani possono immediatamente basarsi su schemi strutturati senza dover indovinare le priorità o i formati.

Modifiche, test e messa a punto

La parte divertente ma potenzialmente frustrante dell'IA è farla funzionare esattamente come vuoi. Spesso si tratta di un processo di tentativi ed errori. Per tornare alla metafora sportiva, un grande team di staffetta di atletica leggera deve esercitarsi, esercitarsi e ancora esercitarsi. Il fatto di non aspettarci la perfezione fin dall'inizio ci ha aiutato.

I nostri primi schemi di contenuto generati dall’IA avevano bisogno di un serio coaching. Abbiamo scoperto che fornire istruzioni più specifiche nei nostri prompt, quasi come dare indicazioni migliori al nostro compagno di squadra di IA, ha migliorato notevolmente i risultati. Ad esempio, invece di chiedere “testo per social media”, abbiamo imparato a specificare “post di LinkedIn che enfatizza i vantaggi della produttività per i team leader” per ottenere esattamente ciò di cui avevamo bisogno. Abbiamo anche scoperto che le nostre linee guida del marchio, costruite per un’epoca senza IA, non erano sempre comprese dai modelli attuali e dovevano essere modificate per lunghezza e chiarezza. 

Ecco un esempio di output di un testo di base, tratto da un nuovo report sull’IA, ma senza le indicazioni dettagliate che siamo riusciti a inserire in AI Studio:

Ecco come appare dopo il flusso di lavoro:

• Corrisponde al formato di cui abbiamo bisogno

• Fornisce più contenuto su cui basarsi, inclusi titoli e testo per le immagini

• Fornisce un testo di didascalia che segue le indicazioni dell’IA

Il caso della formazione e della certificazione

Non abbiamo iniziato il processo sapendo molto sui flussi di lavoro dell’IA, quindi ottenere una buona base è stato incredibilmente utile. Sia Steph Bui, responsabile della strategia dei contenuti, sia Katie Ryan O’Connor, responsabile del content marketing, hanno ottenuto la certificazione su AI Studio mentre lavoravano a questo progetto. La certificazione potrebbe essere adatta anche a te: puoi consultare tutte le offerte di certificazione di Asana qui.

La certificazione non riguardava solo l’apprendimento degli aspetti tecnici di AI Studio. ma includeva contenuti che hanno aiutato a comprendere i fondamenti della progettazione dei prompt, l’architettura del flusso di lavoro e come integrare in modo ponderato l’IA nei processi di contenuto esistenti. Questa base di conoscenze si è rivelata inestimabile quando abbiamo incontrato inevitabili ostacoli o abbiamo avuto bisogno di risolvere problemi imprevisti.

Affrontare una serie di nuovi casi d’uso

Cos’altro può fare AI Studio per i team di content marketing impegnati? Beh, siamo rimasti subito colpiti dalle nostre nuove capacità e abbiamo iniziato a pensare a nuovi casi d’uso. 

Il nostro successivo caso d’uso come assistente editoriale è stato quello di avere flussi di lavoro che ci aiutassero a creare schemi per le vignette dei clienti utilizzando le candidature del nostro programma Work Innovation Awards. Sfruttando gli approfondimenti dei nostri clienti, abbiamo potuto creare contenuti che li riguardavano in modo autentico, e farlo su larga scala. 

Attualmente, questo flusso di lavoro può prendere un invio da un modulo Asana e in 1-2 minuti avere una vignetta cliente completamente delineata e pronta per essere consegnata a uno scrittore per ulteriori approfondimenti, scrittura e perfezionamento. Ancora una volta, non si tratta tanto di sostituzione totale, quanto di connessione tra IA e persone.

Stiamo anche vedendo come il vero moltiplicatore di valore di questo approccio risieda nella sua integrazione con la piattaforma di gestione del lavoro di Asana. A differenza degli strumenti di IA autonomi, AI Studio può accedere alle attività, ai progetti e agli obiettivi del vostro team, fornendo un contesto che rende i suoi risultati straordinariamente pertinenti. Può estrarre informazioni direttamente dai flussi di lavoro esistenti, il che significa che non è necessario spiegare costantemente la voce del marchio o gli obiettivi strategici.

Di recente, abbiamo scoperto la necessità di scrivere testi email abbastanza formulari e sequenziati per una serie di email che vengono inviate da Asana agli utenti dopo determinati trigger. Questo è il punto perfetto per un flusso di lavoro di AI Studio, in cui possiamo fornire indicazioni per lo scopo e il contenuto di ogni email nel batch, e far produrre ad AI Studio testi che gli scrittori e gli esperti del canale possono poi perfezionare.

Lezioni apprese

I creatori di contenuti possono essere particolarmente sensibili ai cambiamenti che derivano da una maggiore adozione dell’IA sul luogo di lavoro. È comprensibile, soprattutto considerando la velocità e la precisione con cui i modelli di IA generativa possono ora condurre ricerche e scrivere secondo le specifiche.

In Asana, crediamo che si tratti di collaborazione tra uomo e IA. 

I nostri autori ora dedicano meno tempo alla formattazione ripetitiva e più tempo al pensiero creativo e alle decisioni strategiche, le parti della creazione di contenuti in cui gli esseri umani eccellono e che apprezzano davvero. I passaggi di consegne tra i membri del team sono più fluidi perché tutti partono da una base coerente che può essere perfezionata anziché creata da zero.

Ricordate la metafora della staffetta? Con AI Studio, è come se avessimo aggiunto un allenatore di atletica che assicura che tutti sappiano esattamente quando e come passare il testimone. La gara è ancora gestita dal nostro talentuoso team, ma ora può concentrarsi sulla velocità e sull’eccellenza, piuttosto che preoccuparsi di sbagliare il passaggio di consegne.