Semplifica la creazione di contenuti su larga scala con AI Studio

Il content marketing è per molti versi simile a una staffetta, in cui il successo dipende da passaggi perfetti. Gli autori e gli editor passano il lavoro al team creativo, il team creativo al team di progettazione, il team di progettazione di nuovo al team editoriale e, infine, il team editoriale ai responsabili dei canali, come i social media manager o il team web. 

Ogni passaggio è fondamentale per conquistare l’attenzione del pubblico, il premio finale nell’odierno panorama digitale altamente competitivo. Ma se potessi semplificare questi passaggi di consegne, riducendo gli intoppi e facendo avanzare più velocemente il tuo team verso il traguardo? 

In Asana, volevamo che l’IA ci aiutasse a trasformare la produzione editoriale da una complessa staffetta a uno sprint sincronizzato, in cui i passaggi di consegne avvengono con velocità e precisione senza precedenti. 

Ecco come utilizziamo AI Studio, il nostro generatore di flussi di lavoro no-code, per fare proprio questo, mantenendo sempre una persona coinvolta nel processo.

Progettare l’assistente editoriale perfetto

Quando abbiamo iniziato a cercare modi per utilizzare AI Studio, volevamo concentrarci sui veri problemi. In realtà, non avevamo problemi con l’atto creativo della scrittura. Il rischio di ritardi e lo stress legato alla produzione riguardavano più che altro le “attività superflue” o la miriade di passaggi di consegne che si verificavano in occasione di lanci più importanti, come la pubblicazione di un rapporto annuale o la presentazione dei risultati di ricerche di grande portata. 

Prendiamo come esempio le ricerche dei nostri colleghi del Work Innovation Lab, la divisione di Asana dedicata alla ricerca sul futuro del lavoro. Sono autori e ricercatori eccezionali, oltre che editori prolifici. Ciò significa che il team di content marketing di Asana si occupa, più volte all’anno, della promozione di una ricerca importante, a volte basata su un contenuto principale di oltre 20 pagine. 

Nella maggior parte di questi scenari di lancio, a tre o più redattori diversi potrebbero essere assegnate attività relative alla stesura dello stesso testo lungo, e ciascuno di loro creerebbe contenuti derivati come articoli per blog, post per i social e altro ancora. Senza un coordinamento approfondito, che richiede molto tempo, i punti chiave, il tono di voce e lo stile potrebbero facilmente iniziare a variare da una risorsa all’altra, compromettendo la coerenza di un lancio ben coordinato. 

AI Studio è diventato la nostra arma segreta, consentendoci di creare un flusso di lavoro personalizzato che trasforma la ricerca di base in messaggi coerenti e specifici per ciascun canale. Questo playbook unificato garantisce la coerenza del brand su tutti i punti di contatto, dalle newsletter via email ai post su Instagram.

In pratica, il nostro flusso di lavoro inizia con l’aggiunta del contenuto di origine a un progetto personalizzato. Nel giro di pochi minuti, l’IA genera contemporaneamente bozze personalizzate per tutte le risorse richieste, seguendo le nostre indicazioni dettagliate, compresi formati specifici come i caroselli per i social media. Il risultato: i redattori umani possono sviluppare immediatamente i contenuti partendo da bozze strutturate, senza dover indovinare priorità o formati.

Modifiche, test e perfezionamenti

L’aspetto divertente, ma potenzialmente frustrante, dell’IA è riuscire a farla funzionare esattamente come si desidera. Spesso si tratta di un processo di apprendimento per tentativi ed errori. Per tornare alla metafora sportiva, un grande team di staffetta nell’atletica leggera deve allenarsi, allenarsi e allenarsi ancora. Ci è stato d’aiuto il fatto di non aspettarci la perfezione fin dall’inizio.

I nostri primi schemi di contenuto generati dall’IA avevano bisogno di un serio addestramento. Abbiamo scoperto che fornire istruzioni più specifiche nei nostri prompt, quasi come dare indicazioni migliori al nostro compagno di squadra IA, migliorava notevolmente i risultati. Ad esempio, invece di chiedere “testo per i social”, abbiamo imparato a specificare “post per LinkedIn che evidenzia i vantaggi in termini di produttività per i team leader” per ottenere esattamente ciò di cui avevamo bisogno. Abbiamo inoltre scoperto che le nostre Linee guida del brand, elaborate per un’epoca in cui l’IA non esisteva, non venivano sempre comprese dai modelli attuali e dovevano essere modificate in termini di lunghezza e chiarezza. 

Ecco un esempio di testo di base generato dall’IA, tratto da un nuovo report sull’IA, ma senza le istruzioni dettagliate che siamo riusciti a inserire in AI Studio:

Di seguito, ecco come appare dopo l’applicazione del flusso di lavoro:

• Corrisponde al formato di cui abbiamo bisogno

• Fornisce più contenuto su cui basarsi, inclusi titoli e testo per le immagini

• Fornisce un testo per la didascalia che rispetta le indicazioni per l’IA

L’importanza della formazione e della certificazione

Quando abbiamo iniziato il processo, non sapevamo molto sui flussi di lavoro basati sull’IA, quindi acquisire una buona base di conoscenze è stato davvero utile. Sia Steph Bui, responsabile della strategia per i contenuti, sia Katie Ryan O’Connor, responsabile del content marketing, hanno ottenuto la certificazione per AI Studio mentre lavoravano a questo progetto. Anche per te la certificazione potrebbe essere la soluzione ideale: puoi scoprire tutte le opzioni di certificazione di Asana qui.

La certificazione non riguardava solo l’apprendimento degli aspetti tecnici di AI Studio. Includeva contenuti che aiutavano a comprendere i principi fondamentali della progettazione dei prompt, dell’architettura del flusso di lavoro e di come integrare in modo ponderato l’IA nei processi di contenuto esistenti. Questa knowledge base si è rivelata preziosa quando ci siamo imbattuti negli inevitabili ostacoli o abbiamo dovuto risolvere problemi relativi a output imprevisti.

Affrontare una serie di nuovi casi d’uso

Cos’altro può fare AI Studio per i team di content marketing impegnati? Beh, ci siamo subito appassionati alle nostre nuove capacità e abbiamo iniziato a pensare a nuovi casi d’uso. 

Il nostro successivo caso d’uso per l’assistente editoriale è stato quello di utilizzare flussi di lavoro per aiutarci a creare bozze per le vignette dei clienti, utilizzando le candidature del nostro programma Work Innovation Awards. Sfruttando gli Approfondimenti dei nostri clienti, potevamo creare contenuti che li rappresentassero in modo autentico, e farlo su larga scala. 

Attualmente, questo flusso di lavoro può prendere una candidatura inviata tramite un modulo Asana e, in 1-2 minuti, creare una vignetta del cliente completamente strutturata e pronta per essere consegnata a un redattore per ulteriori approfondimenti, la stesura del testo e la revisione. Ancora una volta, non si tratta tanto di una sostituzione totale, quanto di un legame tra IA e persone.

Stiamo inoltre constatando che il vero fattore di valore aggiunto di questo approccio risiede nella sua integrazione con la piattaforma di gestione del lavoro di Asana. A differenza degli strumenti di IA autonomi, AI Studio può accedere alle attività, ai progetti e agli obiettivi del tuo team, fornendo un contesto che rende i suoi risultati estremamente pertinenti. Può estrarre le informazioni direttamente dai tuoi flussi di lavoro esistenti, il che significa che non devi spiegare costantemente il tono del tuo brand o i tuoi obiettivi strategici.

Di recente, abbiamo riscontrato la necessità di scrivere testi email piuttosto standardizzati e in sequenza per una serie di email che vengono inviate da Asana agli utenti in seguito a determinati trigger. Questa è la situazione ideale per un flusso di lavoro con AI Studio: possiamo fornire indicazioni sullo scopo e sul contenuto di ogni e-mail della serie e far sì che AI Studio generi testi che i redattori e gli esperti del canale possano poi perfezionare.

Lezioni apprese

I creatori di contenuti possono essere particolarmente sensibili ai cambiamenti derivanti da una maggiore adozione dell’IA sul luogo di lavoro. È comprensibile, soprattutto se si considerano la velocità e la precisione con cui i modelli di IA generativa sono ora in grado di effettuare ricerche e scrivere testi conformi alle specifiche.

In Asana, crediamo che la chiave sia la collaborazione tra esseri umani e IA. 

Ora i nostri redattori dedicano meno tempo alla formattazione ripetitiva e più tempo al pensiero creativo e alle decisioni strategiche, ovvero agli aspetti della creazione di contenuti in cui gli esseri umani eccellono e che apprezzano davvero. I passaggi di consegne tra i membri del team sono più fluidi, perché tutti partono da una base coerente che può essere perfezionata anziché creata da zero.

Ricordi la metafora della staffetta? Con AI Studio, è come se avessimo aggiunto un allenatore di atletica che si assicura che tutti sappiano esattamente quando e come passare il testimone. La gara è ancora gestita dal nostro team di talento, ma ora i membri possono concentrarsi sulla velocità e sull’eccellenza invece di preoccuparsi di sbagliare il passaggio del testimone.