Lavorando in questa azienda internazionale, il team Operations di Onfido ha la missione di migliorare i processi per consentire ai reparti di diventare più efficienti ed efficaci. Ciò significa aiutare le persone a ottenere di più senza un impegno eccessivo.

Da quando Tom Booth, Direttore delle operazioni, è entrato a far parte del team Operazioni come secondo membro a settembre 2019, questo è cresciuto rapidamente fino a contare 28 persone, tra cui l’Operations Manager Naomi Shammas.

La crescita esponenziale del team Operazioni riflette la traiettoria di Onfido nel suo complesso. Per continuare a espandersi, raggiungere gli obiettivi di fatturato e promuovere la cross-funzionalità interdipartimentale, l'organizzazione aveva bisogno di un sistema che potesse aiutare a organizzare e gestire il lavoro in modo più efficace, crescendo al tempo stesso con l'azienda.

Il rallentamento causato dai fogli di calcolo

Prima che Tom e Naomi entrassero a far parte del team, i fogli di calcolo e i sistemi di posta elettronica utilizzati per gestire il lavoro erano già stati identificati come un collo di bottiglia. Non erano adatti a strutture veramente interfunzionali, le informazioni stavano diventando compartimentate e c'era una mancanza di responsabilità.

Fondamentalmente, i fogli di calcolo mancavano anche della sicurezza necessaria per la gestione di informazioni sensibili.

Onfido ha deciso di consolidare i propri strumenti e di ripensare i processi in tutta l'organizzazione, al fine di migliorare l'allineamento e mettere in atto strutture in grado di scalare in modo sicuro.

Avere uno strumento che ci consenta di lavorare in modo interfunzionale e tenere tutti allineati, in modo davvero collaborativo e chiaro, è fondamentale per far crescere la nostra azienda.

Tom Booth, direttore delle operazioni

Identificare le esigenze

Poiché la collaborazione interfunzionale e la crescita sono al centro dell'attività di Onfido, il team aveva bisogno di uno strumento che potesse:

• Scalare rapidamente e adattarsi alle diverse funzioni dell'organizzazione, dalle operazioni relative ai ricavi all'onboarding dei neoassunti

• Essere facile da usare e intuitivo, in modo che le persone potessero concentrarsi sul lavoro di valore

• Integrarsi perfettamente con il loro stack tecnologico (inclusi Slack e Google Suite)

• Si aggiornasse in tempo reale, rendendo la collaborazione fluida

Il team direttivo si è mosso rapidamente, prendendo una rapida decisione strategica di investire in una soluzione di gestione del lavoro, riconoscendo che sarebbe stata fondamentale per la futura ipercrescita. Dopo un'implementazione iniziale, hanno scoperto che Asana era la soluzione ideale per i loro obiettivi di crescita.

Qualcosa per tutti

Promossa da Tom, Naomi e dal loro team, Asana è ora utilizzata in tutta l'azienda da Onfido.

I reparti di tutta l'azienda utilizzano Asana per creare cronologie di progetto, identificare dipendenze e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Allo stesso modo, le riunioni, gli ordini del giorno e le azioni vengono tutti monitorati tramite Asana, garantendo che le informazioni chiave non vengano mai trascurate.

Lavoriamo in modo molto interfunzionale, non solo nel team operativo ma all'interno di Onfido nel suo complesso. Almeno un terzo del lavoro in tutta l'azienda viene svolto in quelli che chiamiamo "squad": team interfunzionali con rappresentanti di diversi reparti che lavorano tutti insieme per un obiettivo comune.

Tom Booth, direttore delle operazioni

Sebbene questa gestione del lavoro interfunzionale sia fondamentale e la possibilità di inserire le attività in più progetti in tutta l'azienda abbia consentito l'allineamento, i reparti di Onfido hanno anche scoperto come Asana può adattarsi alle loro esigenze:

• Gestione del personale utilizza Asana per monitorare tutti i processi, dai colloqui di lavoro al reinserimento dei dipendenti dopo un periodo di assenza, garantendo al contempo un controllo rigoroso della sicurezza delle informazioni e la creazione di un chiaro audit trail. Nel complesso, le prestazioni di audit sono aumentate attivamente da quando si utilizza Asana.

• Il reparto Revenue Operations inserisce automaticamente il feedback dei clienti nella propria bacheca di Asana, il che consente di identificare più rapidamente le esigenze dei clienti e di disporre di un flusso di lavoro chiaro per rispondere a tali esigenze. L'utilizzo di regole e automazioni supporta ulteriormente questo approccio rapido e uniforme.

• Il team Tech Operations monitora il proprio Ecosistema commerciale, un progetto enorme e continuo che comprende l’utilizzo da parte dell’organizzazione di piattaforme commerciali, tra cui DealHub e Salesforce, tramite Asana. Il team può suddividere e organizzare attività più grandi, come l'aggiunta di un nuovo prodotto nel sistema, attraverso sottoattività ed etichette che possono essere aggiornate man mano che il lavoro procede.

Asana è stata un sogno: ci consente di avere visibilità su tutto ciò a cui stiamo lavorando, di comunicare bene con il team e di gestire gli stakeholder.

Corey Hume, Design Program Manager, Onfido

Onboarding rapido e relazioni più strette con i clienti

Eliminando i colli di bottiglia creati da strumenti obsoleti, Asana fa sì che i team dedichino meno tempo all'organizzazione e alle singole attività e abbiano la capacità di raggiungere nuovi obiettivi e continuare a crescere.

Creando chiarezza nei processi, il team Revenue Ops è più vicino che mai ai propri clienti. L'integrazione del feedback del Net Promoter Score (NPS) direttamente in Asana significa che, nelle rare occasioni in cui un cliente segnala un problema, il team può identificare le sfide e agire rapidamente. Così facendo, i casi di cause poco chiare di insoddisfazione dei clienti sono stati ridotti a zero.

Nel frattempo, il team People stima di aver ridotto il tempo di preparazione per ogni settimana di onboarding da 16 ore a poco più di 10 ore e l’onboarding di un singolo dipendente da 2 ore a solo un’ora e mezza.

Con l'obiettivo di continuare a far crescere l'azienda, questa semplificazione è fondamentale per consentire al team delle risorse umane di effettuare l'onboarding dei nuovi membri e al contempo raggiungere nuovi obiettivi.

Non so come avremmo fatto a passare da 200 a 400 dipendenti senza Asana: sarebbe stato davvero difficile.

Sonia Krakowiak, responsabile operazioni del personale

Per Tom e Naomi del team operativo, l'implementazione di Asana come strumento di gestione del lavoro in tutta l'azienda è stata rivoluzionaria. Essendo in grado di monitorare accuratamente i tempi di consegna, l'avanzamento del progetto e il tempo richiesto dal lavoro, l'assegnazione delle risorse, nel complesso, è più efficace ed efficiente.

Entrare insieme nella fase successiva di crescita più rapida

In futuro, Tom e Naomi continueranno il loro lavoro per garantire che l'organizzazione sia il più possibile mirata ed efficiente nelle sue azioni, nei suoi processi e nei suoi strumenti.

Nel frattempo, utilizzeranno Asana per dare il via al Project Dovetail, una missione che mira a riunire la strategia aziendale, gli OKR e le metriche e a collegarli chiaramente alle attività di ogni individuo.

Ma ciò non significa che si stia rallentando su altri fronti. Con Asana come perno scalabile, Onfido è pronta per la sua futura ipercrescita in ogni reparto.