Il team per lo sviluppo dei prodotti di Figma ha ridotto del 50% il tempo trascorso in riunione grazie ad Asana

Molti brand innovativi come Square, GitHub, ClassPass e Asana hanno qualcosa in comune: utilizzano Figma, il primo strumento di design UI di livello professionale integrato completamente in un browser web. La mission di Figma è rendere il design accessibile a tutti. In qualità di product manager e di primo dipendente Figma, il ruolo di Badrul Farooqi è quello di assicurarsi che i team di prodotto e di progettazione sviluppino le cose giuste al momento giusto, e di coordinare i lanci di successo con i team di ingresso nel mercato, come le vendite e il marketing.

L’azienda oggi ha oltre un milione di iscritti, 82 milioni di dollari di finanziamenti e più di 100 dipendenti, ma quando Badrul è entrato in azienda la realtà era ben diversa. Il team era piccolo e Figma ancora non era stata lanciata pubblicamente. All’epoca, per la gestione dello sviluppo del prodotto veniva utilizzato JIRA, che era però troppo complesso per i loro flussi di lavoro e creava un sovraccarico di gestione man mano che il team e il prodotto crescevano. I team avevano bisogno di una piattaforma facile da usare, scalabile, e in grado di accompagnarli fino al lancio pubblico e oltre.

Trovare un modo più semplice per gestire i backlog di sviluppo

Badrul intendeva trovare uno strumento flessibile e semplice in grado di gestire i backlog di prodotto e di progettazione. Ma era anche essenziale non perdere di vista il quadro generale. Aveva bisogno di collegare i team interfunzionali dell’azienda durante i grandi lanci, quando tutti erano impegnati al massimo. In questo modo, sarebbe riuscito a garantire la trasparenza organizzativa e la responsabilizzazione, attraverso piani, responsabilità e scadenze chiare.

Fasi di test e implementazione di Asana

Badrul ha innanzitutto testato Asana con un solo team, per confermare che era più facile da usare rispetto al sistema esistente. Ha quindi migrato tutto il lavoro dei team di prodotto e progettazione da JIRA ad Asana, e condiviso con il team un semplice programma di formazione e la documentazione per visualizzare in anteprima lo strumento. Grazie alla flessibilità di Asana, diversi team hanno potuto utilizzarla nel modo più adatto alle loro esigenze specifiche e ai loro flussi di lavoro.

Creare fiducia attraverso la trasparenza

La visibilità è integrata in tutto il lavoro di progettazione e di prodotto svolto su Asana. Quando Figma sviluppa una nuova funzionalità, crea un documento con le specifiche del prodotto e, nel momento in cui il team si allinea, viene trasferito a un progetto Asana. Per velocizzare l’operazione, utilizzano un modello di progetto che include i passaggi e i traguardi tipici per il product manager, il designer e i tecnici coinvolti.

La bacheca di progetto diventa la nuova fonte di riferimento. Le attività e le scadenze mantengono tutti allineati e responsabili, perché tutti possono vedere chi sta lavorando a cosa. Per lanci più ampi, i team interfunzionali gestiscono anche le attività e le date di scadenza su Asana, e allegano file per la strategia di acquisizione e altri dettagli.

Man mano che il lavoro procede, Asana diventa un registro dettagliato di azioni e discussioni, che fornisce un artefatto storico per l’organizzazione e per chiunque abbia bisogno di capire perché è stata presa una decisione. Questo velocizza l’onboarding dei dipendenti, favorisce la transizione dei colleghi del team a nuovi ruoli, e riduce persino la durata delle riunioni.

I team di prodotto e di progettazione sono riusciti a ridurre del 50% il tempo dedicato alle riunioni stand-up, risparmiando una o due ore ogni settimana, perché non hanno più bisogno di condividere gli aggiornamenti di stato su ciò a cui stanno lavorando: è tutto su Asana. Invece, l’intera riunione viene dedicata a risolvere insieme i problemi più complessi.

La prossima frontiera: offrire potenti strumenti di design anche ai non professionisti

Qual è il futuro di Figma? La visione di Figma è quella di rendere il design accessibile a un maggior numero di persone, non sono necessariamente designer professionisti, e di aiutarle a dare vita alla loro creatività. Tutti i prodotti, le funzionalità e le risorse per renderlo possibile saranno gestiti su Asana. Quando Figma raggiungerà questi nuovi mercati, si verificherà una nuova ondata di crescita, ma Asana sarà proprio lì, pronta a crescere insieme.