App come Splice, 30 Day Fitness e Sleep aiutano milioni di utenti ogni mese. Sebbene lo sviluppo e la commercializzazione di ogni app richiedano una notevole quantità di lavoro, gli oltre 150 dipendenti e collaboratori di Bending Spoons accelerano il processo rimanendo costantemente organizzati e concentrati sulle attività. Uno dei membri del team è Alice Valsechi, Head of People Operations. Gestisce un’ampia gamma di esigenze interne, tra cui l’onboarding e la cultura aziendale, gli eventi aziendali e la sicurezza sul lavoro: responsabilità essenziali che molti non considerano quando pensano alla creazione di app.

Alice collabora costantemente con altri dipendenti di tutta l’azienda, tra cui la Content Manager, Ekaterina Sukhliaeva. La rapida crescita di Bending Spoons ha permesso all’azienda di diversificare il proprio portafoglio di app, rendendo il ruolo di Ekaterina un altro elemento fondamentale. Incaricata di usare la creatività per rimanere all’avanguardia rispetto al mercato, lei e il suo team creano gli audio, i video, le immagini statiche e tutti gli altri contenuti che gli utenti vedono quando aprono un’app.

Prepararsi alla crescita

Sebbene le app per dispositivi mobili offrano valore e praticità con il semplice tocco di un pulsante, gestire un’azienda che le sviluppa è complicato. Dalla programmazione ai contenuti, dalla cultura aziendale al coordinamento degli eventi, i sistemi e i processi sono fondamentali per il successo del team di Bending Spoons.

Quando Bending Spoons ha iniziato a crescere, e in fretta, Alice ed Ekaterina sapevano che per realizzare app senza compromettere la qualità era necessario uno strumento di gestione del lavoro. Fortunatamente, si è trattato di una misura lungimirante piuttosto che reattiva e la pianificazione aziendale ha permesso di trovare la soluzione giusta.

Per rimanere al passo con la concorrenza, era fondamentale rendere operativo uno strumento quanto prima. Ciò significava trovare una soluzione e un partner che offrissero un processo di onboarding senza intoppi e un’assistenza continua. Le funzionalità e la facilità d’uso erano aspetti graditi, ma la semplicità di uno strumento ben concepito che offrisse una visione d’insieme era un requisito imprescindibile. Un altro requisito imprescindibile? Bending Spoons voleva utilizzare lo stesso sistema in tutta l’organizzazione.

Volevo una piattaforma che mi fornisse una panoramica di tutto il lavoro in corso a colpo d’occhio.

Alice Valsecchi, Responsabile della Gestione del personale, Bending Spoons

Gestire il lavoro in modo intelligente

Sviluppare più app a un ritmo più sostenuto significa accelerare le assunzioni. Con l’arrivo di nuovi membri del team in azienda e l’aumento della complessità del processo di onboarding, è diventato difficile mantenere tutto organizzato. Gli strumenti di messaggistica e le email creavano flussi di lavoro frammentati e disorganizzati. Rispettare un programma preciso, monitorare l’avanzamento e distribuire le responsabilità richiedevano un meccanismo perfettamente funzionante.

Ma non era solo la Gestione del personale a gestire centinaia di attività contemporaneamente. La gestione di elementi come immagini, video, audio e contenuti scritti per più app contemporaneamente (durante lo sviluppo e i lanci) si stava rivelando laboriosa. Un attimo prima, il team di Ekaterina poteva essere impegnato a modificare un video per la propria app di yoga e, subito dopo, a caricare la musica per un nuovo esercizio nella propria app di fitness.

Il nostro processo di onboarding dei dipendenti è in continua evoluzione e miglioramento. Asana ci dà la possibilità di modificare facilmente il nostro modello mentre perfezioniamo il processo.

Alice Valsecchi, People Operations Manager, Bending Spoons

Dopo aver provato altri strumenti, Bending Spoons ha scelto Asana come soluzione di gestione del lavoro. Alla leadership di Bending Spoons è piaciuto il fatto che Asana sia intuitiva, facile da implementare e possa fungere da soluzione completa. L’azienda è orgogliosa di sviluppare app semplici da usare, quindi avere la stessa caratteristica con Asana è sembrato appropriato.

Il consenso a livello dirigenziale ha reso l’implementazione di Asana agevole. Il team ha ritenuto che fosse così intuitivo che l’approccio migliore fosse quello di iniziare subito a usarlo e imparare facendo. Ha anche aggiunto attività come “Film da non perdere” per radicare lo strumento nella cultura di Bending Spoons. Anche la comunicazione tra i dipendenti e l’organizzazione delle riunioni a livello aziendale hanno trovato il loro posto su Asana, il che ha contribuito a garantire l’adozione completa.

Un’unica soluzione per tutta l’organizzazione

Per capire come Asana aiuta Bending Spoons a sapere chi sta facendo cosa e per quando, basta rivolgersi alla divisione di sviluppo delle app. Quattro team di 20 persone lavorano in modo efficiente su 50 progetti diversi alla volta. I requisiti, le risorse e le scadenze per ciascuno di essi variano, richiedendo una completa trasparenza tra i team.

Per il team di Ekaterina, i moduli di Asana garantiscono che i requisiti per testi, immagini, audio, ecc. vengano ricevuti in anticipo, così è più facile determinare l’ambito di lavoro. Evitare la comunicazione a “ping-pong” ha aumentato l’efficienza e reso più fluidi i lanci dei progetti, migliorando così le relazioni interfunzionali.

Alice e il gruppo di Gestione del personale utilizzano un modello di onboarding per tutti i nuovi assunti, che si è rivelato rivoluzionario. Anche il branding interno e gli eventi sono gestiti in Asana e il team ha persino gestito l’intero trasloco degli uffici all’interno dello strumento.

Avere una buona padronanza del processo di onboarding con il nostro modello di Asana semplifica le cose ed evita qualsiasi tipo di confusione. Siamo responsabili di ogni dettaglio.

Alice Valsecchi, Responsabile della Gestione del personale, Bending Spoons

Da quando ha adottato Asana, meno attività vengono trascurate e la corsa per portare a termine il lavoro è quasi scomparsa. La maggiore visibilità in tutta l’azienda ha migliorato la collaborazione e la comunicazione interfunzionali, perché tutto è centralizzato in un unico posto.

La rapida crescita che Bending Spoons sta vivendo continuerà, senza molte delle difficoltà legate alla crescita che altre aziende sperimentano, grazie alla coesione del suo personale e al modo in cui utilizza Asana. E questo è fondamentale per il loro obiettivo di diventare il principale publisher e sviluppatore di applicazioni per dispositivi mobili a livello globale. Asana consente all’azienda di mantenere la rotta e di concentrarsi sullo sviluppo di app di valore di cui i clienti hanno bisogno.