Acerbis semplifica le operazioni, riducendo il tempo necessario per allinearsi sui progetti da giorni a minuti
L’azienda italiana Acerbis cercava una piattaforma per gestire i progetti B2B nelle operazioni a livello globale che sostituisse gli strumenti ormai obsoleti e fungesse da unica fonte di riferimento, dalla progettazione alla produzione. Con Asana ora ha una panoramica dei progetti in pochi minuti, non più giorni.
ACERBIS produce materie plastiche e abbigliamento sportivo tecnico. Sviluppa soluzioni per i settori automotive, sportivo e racing. Ha 3 unità di business, 3 sedi di distribuzione, 2 stabilimenti produttivi e basi logistiche. Distribuisce in 100 paesi.
Punti salienti
La sfida
I progetti venivano gestiti con un database personalizzato e via email, il che non consentiva di ottenere una panoramica in tempo reale.
La mancanza di uno spazio di lavoro centralizzato ha comportato la perdita di preziosi input da parte dei team ai “margini” di un progetto, ostacolando la collaborazione interfunzionale.
Le riunioni frequenti e lunghe erano l’unico modo per ottenere aggiornamenti sui progetti e causavano un costoso spreco di risorse.
La soluzione
Implementazione di Asana come unica fonte di riferimento, utilizzando un modello standardizzato per la gestione di tutti i progetti.
Con il supporto di AD Consulting, Acerbis ha definito e ottimizzato i processi esistenti in Asana, superando i metodi di lavoro tradizionali.
Configurazione di dashboard e resoconti basati sull’IA per offrire una visibilità immediata e gerarchica su tutti i progetti OEM di Acerbis.
Il risultato
Recupero dell’investimento di un anno in sole cinque settimane, riducendo il numero delle costose riunioni di progetto tradizionali.
Il monitoraggio dei dati storici consente ai manager di “tornare indietro” e rivedere come si sono evoluti i progetti, fornendo risposte immediate e basate sui dati per le riunioni esecutive.
Promozione della collaborazione tra team, che ha permesso al personale tecnico di diverse divisioni di condividere soluzioni tra diverse applicazioni, progetti e campi.
Il miglioramento della comunicazione tra i team ha favorito il coinvolgimento e dato voce a collaboratori precedentemente emarginati.
Asana per la gestione dei progetti
Un modello strutturato per la produzione complessa
Acerbis, azienda produttrice italiana, gestisce progetti complessi, ciascuno dei quali comprende da 400 a 1.100 attività. Prima di Asana, utilizzava un database personalizzato. Sebbene ciò fornisse un certo grado di organizzazione, era un sistema a senso unico in cui le informazioni venivano raccolte e inserite manualmente da una sola persona. Questo creava un collo di bottiglia significativo e non consentiva agli altri collaboratori di dare il proprio contributo.
Asana ha fornito un nuovo modello collaborativo per la gestione di questi complessi flussi di lavoro. Con l’aiuto di AD Consulting, Acerbis ha implementato un modello di gestione dei progetti Stage-Gate, in cui i progetti attraverso gate virtuali, dalla richiesta di preventivo iniziale (RFQ) alla produzione finale, con criteri di uscita specifici definiti in ogni fase.
I flussi di lavoro standardizzati riducono la complessità
Il modello Stage-Gate definito direttamente su Asana garantisce che i progetti seguano un modello coerente dalla richiesta di preventivo alla produzione.
La gestione dei portfolio favorisce la visibilità
I manager possono visualizzare lo stato di tutti i progetti OEM di Acerbis in un’unica dashboard dei portfolio.
Le viste di progetto gerarchiche forniscono una panoramica chiara degli stati, delle cronologie e dei rischi dei progetti, senza la necessità di approfondire le singole attività.
Il monitoraggio dei dati storici semplifica la creazione di resoconti
Asana consente di monitorare le modifiche nel tempo, semplificando la di creazione di resoconti.
I responsabili possono “tornare indietro” di due settimane per esaminare esattamente cosa è cambiato, un livello di visibilità che non era possibile con gli strumenti precedenti.
I resoconti basati sull’IA offrono ai responsabili una visibilità immediata su tendenze, aggiornamenti chiave e modelli emergenti tra i progetti, trasformando i dati storici in approfondimenti traducibili in azioni.
La dashboard è estremamente facile da configurare. In un’unica schermata puoi vedere immediatamente quando i progetti saranno consegnati, quali sono a rischio e riepiloghi rapidi e concisi sullo stato dei progetti. Sfido chiunque a farlo con la stessa facilità con un altro strumento.”
Asana per la collaborazione interdipartimentale
Un linguaggio condiviso per l’innovazione
In un ambiente di produzione, il successo di un progetto spesso dipende dalla collaborazione senza soluzione di continuità tra diversi team, dal personale tecnico alla produzione. Prima di Asana, i preziosi input dei colleghi di reparti come produzione e industrializzazione dei processi andavano spesso persi. Le loro idee, condivise in modo informale o via email, non sono mai diventate parte della knowledge base permanente del progetto.
Asana ha risolto questo problema diventando l’unico spazio di lavoro centralizzato in cui viene acquisita ogni informazione. Questo ha trasformato la gestione dei progetti da una strada a senso unico in un vero e proprio spazio di lavoro per i team in cui le idee vengono condivise e i problemi risolti. Ciò ha creato una “impollinazione incrociata virtuosa” tra le divisioni industriale e motociclistica di Acerbis, dove il personale tecnico condivide soluzioni tra diverse applicazioni.
La centralizzazione favorisce il coinvolgimento
Tutte le informazioni sull’allineamento sono ora centralizzate, organizzate e accessibili a tutti, favorendo un vero e proprio spazio di lavoro per i team in cui le idee vengono condivise e i problemi risolti.
Con tutte le informazioni in un unico posto, i membri dei team di diversi reparti sono più coinvolti e forniscono input proattivi fin dalle prime fasi di un progetto.
Allineamento dell’intero team
Per Antonio, Asana è diventata un “linguaggio comune” che allinea l’intero team.
Questa chiarezza ha ridotto significativamente la necessità di riunioni tradizionali, sostituendole con brevi e agili riunioni stand-up.
Riservatezza e controllo degli accessi
Il chiaro controllo degli accessi gerarchico nei portfolio di Asana consente ad Acerbis di gestire con sicurezza le informazioni sensibili, come i margini di vendita o le condizioni dei clienti.
Dico sempre al nostro top management che eravamo come un’azienda con persone che parlavano ceco, inglese, francese e italiano. Ora abbiamo un linguaggio condiviso: Asana. Ecco perché è una storia di successo.”
Visione per la scalabilità e la crescita strategica
Guardando al futuro, Acerbis prevede di estendere l’uso di Asana alla sua divisione post-vendita, con l’obiettivo di creare un ambiente di lavoro unico e unificato in tutte e tre le unità aziendali. Ciò consentirà all’azienda di identificare facilmente nuove opportunità di business e sfruttare le competenze tecniche acquisite nei suoi progetti OEM per una gamma più ampia di prodotti. Come afferma Antonio, ciò che ha fatto funzionare Asana in Acerbis sono state le pratiche di gestione dei progetti solide e strutturate preesistenti. Lo strumento ha semplicemente sbloccato questo potenziale, facendolo sembrare “quasi qualcosa di innato, come se ci fosse sempre stata una piccola Asana dentro di noi, in attesa di essere formalizzata”.