Siaran pers: Cara menerbitkan cerita yang menonjol (dengan templat)

Liputan media adalah formulir promosi yang sangat baik karena, bahkan dengan strategi pemasaran terbaik, orang tetap menganggap opini pihak ketiga berharga. Iklan untuk restoran baru mungkin menarik perhatian Anda, tetapi tidak ada cara untuk mengetahui apakah restoran itu jujur tentang kualitasnya. Namun, jika Anda membaca ulasan yang memuji restoran di majalah, perspektif Anda mungkin berubah. Dengan rekomendasi pihak ketiga yang tepercaya, Anda akan merasa lebih yakin dengan pilihan Anda.

Saat Anda mengirim siaran pers yang menonjol, jurnalis mempromosikannya di media, yang memberi perusahaan Anda eksposur yang berharga dan tepercaya. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menulis siaran pers yang efektif sehingga Anda dapat diperhatikan oleh media dan memperluas jangkauan Anda.

Apa kegunaan siaran pers?

Siaran pers adalah cerita yang mengumumkan berita perusahaan kepada sekelompok anggota media yang relevan. Perusahaan dan tim hubungan masyarakat sering menulis siaran pers untuk mengumumkan:

• Peluncuran atau pembaruan produk

• Merger atau kemitraan baru

• Mengamankan pendanaan bisnis

• Perekrutan eksekutif atau anggota papan baru

Gol menulis dan mendistribusikan siaran pers adalah agar anggota media membagikannya sehingga perusahaan Anda menerima publisitas di luar upaya pemasarannya.

Siapa yang bertanggung jawab menulis siaran pers?

Perusahaan Anda mungkin memiliki tim humas yang menulis dan mendistribusikan siaran pers Anda. Jika tidak memiliki tim PR, Anda dapat mensindikasikan siaran pers melalui layanan yang kemudian akan mengirimkannya ke reporter, jurnalis, blogger, influencer, dan kantor berita. Karena media mungkin menerima ratusan siaran pers setiap minggu, siaran pers Anda harus tampil menonjol.

Untuk membuat siaran pers Anda menonjol,  Anda harus:

• Memilih sudut pandang yang kuat untuk audiens Anda

• Menulis judul dan lead yang menarik

• Menggunakan format yang tepat

Yang terpenting, siaran pers Anda akan menonjol dengan memilih sesuatu yang menarik untuk ditulis. Media tidak akan ingin membaca tentang hal yang terjadi selama rapat tim mingguan Anda. Sebaliknya, pertimbangkan untuk menulis siaran pers saat sesuatu yang baru dan penting terjadi.

Apa saja 10 bagian dari siaran pers?

Siaran pers memiliki format tertentu. Ini memudahkan pers untuk menelusuri teks dengan cepat dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Siaran pers yang efektif harus mengikuti format yang benar sekaligus tetap menarik perhatian pembaca.

Siaran pers biasanya mencakup: 

1. Logo: Tampilkan logo perusahaan Anda di bagian atas siaran pers sehingga jurnalis tahu siapa yang mengirim dokumen.

2. Informasi kontak: Tindak lanjuti logo Anda dengan info kontak, termasuk nama, jabatan, nama perusahaan, email, dan nomor telepon Anda.

3. Tanggal rilis: Tanggal rilis untuk siaran pers biasanya "untuk rilis segera". Artinya, siapa pun di media dapat membagikan siaran pers segera setelah Anda mempublikasikannya. Jika siaran pers berada di bawah embargo berita, Anda harus menjelaskannya di sini.

4. Judul dan sub-judul: Judul dan sub-judul Anda sangat penting, dan Anda harus memperlakukannya seperti bagian dari berita penting. Ini mungkin satu-satunya item yang dibaca jurnalis, jadi pastikan item tersebut menarik perhatian.

5. Lokasi dan tanggal: Anda akan memulai paragraf pertama dengan lokasi perusahaan dan tanggal berita penting Anda. Lokasi harus ditulis dalam huruf kapital. Jika melaporkan dari kota terkenal, Anda tidak perlu menyertakan negara bagian.

6. Kalimat utama: Kalimat pertama dalam cerita disebut kalimat utama, dan kalimat ini harus mencakup semua yang ingin Anda sampaikan di paragraf berikutnya. Seperti judul, ini mungkin satu-satunya kalimat yang dibaca jurnalis. Jadi, Anda harus menjawab setiap pertanyaan yang ingin diketahui pembaca tentang cerita dalam kalimat ini.

7. Stori: Lanjutkan stori Anda dalam dua atau tiga paragraf singkat. 

8. Boilerplate: Lengkapi cerita Anda dengan konten boilerplate—atau konten informatif—tentang perusahaan Anda.

9. Notasi akhir: Setiap siaran pers harus diakhiri dengan tanda pagar tiga kali. 

10. Catatan akhir: Satu-satunya hal yang harus ada di bawah notasi akhir adalah catatan akhir yang mengarahkan pembaca ke situs web, email, atau nomor telepon perusahaan Anda untuk informasi lebih lanjut tentang cerita tersebut. 

Batasi siaran pers Anda hingga satu halaman untuk menyampaikan berita dengan cepat. Siaran pers yang diformat dengan baik, Brief, dan menyajikan narasi yang kuat akan memiliki peluang terbaik untuk dipromosikan oleh media.

Cara menulis siaran pers: 5 langkah

Setelah terbiasa dengan format siaran pers, Anda akhirnya dapat memulai proses penulisan. Anda mungkin akan menulis satu siaran pers dan mendistribusikannya ke banyak media, tetapi Anda dapat sedikit mengubah dokumen tersebut, bergantung pada penerima siaran pers dan hal yang ingin mereka dengar.

1. Miliki cerita yang layak diberitakan untuk diceritakan

Anda tidak dapat menulis siaran pers tanpa memiliki sesuatu yang layak diberitakan untuk disampaikan kepada audiens. Contoh kisah berita menarik yang mungkin ditulis Business Anda dalam siaran pers meliputi:

• Menawarkan produk atau layanan baru

• Pembukaan besar-besaran atau rebranding perusahaan

• Menandatangani klien baru dan terkenal

• Menawarkan program magang atau dana beasiswa

• Memutuskan untuk ramah lingkungan

Siaran pers biasanya bukan sesuatu yang Anda curahkan pendapat. Alih-alih berkata, "apa yang bisa kita tulis dalam siaran pers hari ini?" hanya bagikan siaran pers saat sesuatu yang menarik dan penting terjadi.

2. Tulis judul yang menarik

Dalam jurnalisme, judul cerita disebut "hed" dan sub-judul disebut "dek." Memiliki hed dan dek yang kuat sama pentingnya untuk siaran pers Anda seperti halnya untuk artikel surat kabar atau majalah. Susun kata-kata Anda dengan cermat untuk menggoda pembaca dan membuat mereka bersemangat untuk membaca lebih lanjut. Jika judul dan sub-judul tidak menarik, Anda berisiko kehilangan pembaca. 

Tiga kualitas judul siaran pers yang efektif meliputi:

• Kejelasan: Judul Anda harus membuat pembaca bersemangat untuk membaca isi tanpa menyesatkan mereka. 

• Informatif: Berikan sesuatu dalam judul yang memberi tahu pembaca tentang topik yang dibahas.

• Menarik: Gunakan kata kerja, permainan kata, atau permainan kata yang menarik untuk menarik perhatian pembaca.

Karena sub-judul dapat lebih panjang dari judul, Anda harus mendukung judul dengan detail lebih lanjut tentang topiknya. Contoh judul dan sub-judul yang efektif untuk peluncuran produk perangkat lunak baru Apollo Enterprises mungkin terlihat seperti: 

• Judul: “Kami Sudah Meluncur!” Apollo Meluncurkan Lagi

• Dek: Perusahaan SaaS, Apollo Enterprises, secara resmi meluncurkan produk SEO yang "luar biasa".

3. Jawab “5 W dan H” di lead

Jika judul Anda berhasil, jurnalis akan terus membaca stori Anda. Namun, seperti yang Anda ketahui, sebagian besar orang tidak punya waktu untuk membaca seluruh konten—atau lebih buruk lagi—mereka kehilangan minat sebelum sampai ke bagian akhir. Di sinilah peran lead Anda. Lead adalah kalimat pertama dari siaran pers, dan harus berfungsi mirip dengan lead dalam berita. 

Ini mungkin tampak menantang, tetapi dalam satu kalimat, cobalah untuk menjawab sebanyak mungkin pertanyaan tentang cerita Anda. Pertimbangkan siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana cerita Anda. Contoh kalimat utama untuk produk baru Apollo Enterprises mungkin seperti ini:

Lead: Hari ini, Apollo Enterprises—perusahaan SaaS yang mengkhususkan diri dalam pemasaran digital—meluncurkan produk SEO pertama mereka, yang menawarkan alat optimasi konten dan analisis kompetitor melalui platform online dan aplikasi desktop.

4. Dukung cerita Anda di konten tubuh

Sisa stori harus mencakup informasi yang mendukung hal yang Anda nyatakan di lead. Jika siaran pers bersifat digital, Anda dapat membuatnya interaktif dengan menyertakan tautan ke sumber yang relevan dalam stori Anda. Anda juga dapat membuat cerita lebih kredibel dan menarik dengan menyertakan kutipan dari sumber utama. 

Golnya adalah menguraikan topik Anda dengan informasi menarik yang selaras dengan audiens. Contohnya:

• Jika Anda membahas produk baru, sertakan kutipan dari kepala teknik Anda tentang proses pengembangan produk. 

• Jika Anda mengumumkan kemitraan baru, sertakan kutipan dari mitra Anda dan detail tentang rencana Anda di masa mendatang. 

• Jika Anda mengumumkan karyawan baru, sertakan foto profesional orang tersebut.

• Jika Anda mengumumkan program baru untuk kepentingan publik, Anda dapat menyertakan statistik dan detail tentang siapa yang akan dibantu oleh program tersebut.

• Jika Anda mengumumkan penelitian baru, tambahkan temuan yang Anda temukan, serta metodologi penelitian yang Anda gunakan.

Buat cerita Anda tetap Brief dan berikan hanya detail paling menarik di bagian ini.

5. Rangkum perusahaan Anda dengan boilerplate

Setelah bagian berita siapenerbitan pers Anda selesai, Anda akan menyertakan paragraf yang dikenal sebagai boilerplate. Dalam dua atau tiga kalimat, berikan deskripsi singkat tentang perusahaan Anda kepada pembaca. 

Boilerplate berguna bagi jurnalis karena menjawab "siapa" dan "apa" dari siaran pers Anda dalam bahasa sederhana. Alih-alih berfokus pada keahlian atau kecerdasan di bagian ini, cukup sampaikan fakta.

Templat siaran pers

Siaran pers setiap perusahaan akan terlihat sedikit berbeda. Pastikan Anda memasukkan sentuhan unik tim Anda, sambil tetap berpegang pada 10 bagian standar. Berikut tampilan templat siaran pers: 

Gunakan contoh templat siaran pers ini sebagai panduan saat membuat siaran pers Anda sendiri untuk distribusi. Jika Anda menguraikan cerita merek atau narasi kampanye, coba templat perencanaan cerita kami untuk menata dan mengembangkan ide Anda.

Contoh siaran pers

Di sini, Anda akan melihat contoh siaran pers untuk Apollo Enterprises dan peluncuran produk barunya. Jurnalis yang membaca siaran pers ini akan segera mengetahui identitas perusahaan, jenis perusahaan, dan hal yang diumumkan.

Untuk menyelesaikan siaran pers ini, Apollo Enterprises akan mendukung lead mereka dengan informasi di paragraf tubuh. Beberapa cara mereka mungkin melakukan ini meliputi:

• Menjelaskan perbedaan produk baru mereka dengan produk lain di pasar.

• Menjelaskan cara kerja alat analisis.

• Memberikan studi kasus dari pengguna beta yang menguji fitur unik. 

Praktik terbaik untuk distribusi siaran pers

Saat menulis dan mendistribusikan siaran pers, ada dua audiens yang perlu Anda pertimbangkan. Audiens utama Anda adalah media tempat Anda mengirimkan cerita, dan audiens sekunder Anda adalah orang-orang yang Anda harapkan akan terpengaruh oleh artikel tersebut.

Untuk memastikan Anda telah membuat siaran pers untuk kedua audiens, ikuti praktik terbaik berikut:

• Jadikan kredibel: Anda mungkin tahu cerita Anda kredibel, tetapi Anda harus membuktikannya kepada audiens. Untuk membuktikan kredibilitas Anda, gunakan sumber utama, kutipan, tautan, dan statistik. Makin banyak informasi pendukung yang Anda miliki untuk artikel Anda, makin baik.

• Tulis untuk audiens khusus: Anda tidak boleh mengirim siaran pers ke setiap kontak media yang dapat Anda temukan. Targetkan audiens media Anda dengan cara yang sama seperti Anda menargetkan pelanggan saat melakukan pemasaran. Karya Anda hanya akan beresonansi dengan media yang relevan, jadi pastikan Anda mendistribusikannya ke orang yang tepat.

• Hindari bahasa yang terdengar seperti promosi penjualan: Siaran pers bukan tempat yang tepat untuk menggunakan bahasa yang terdengar seperti promosi penjualan. Anggota media tidak ingin dijual pada produk atau cerita berita Anda. Mereka ingin Anda menarik perhatian mereka sehingga mereka merasa terdorong untuk membagikan atau menulis tentang Business Anda.

• Bersiaplah untuk promosi lintas saluran: Jika jurnalis atau blogger media membagikan siaran pers Anda di internet, peluang kesuksesan bisnis Anda akan meningkat dengan membuat dokumen yang interaktif dan ramah media sosial. Jangan takut untuk menyertakan hal-hal seperti tagar, nama pengguna media sosial, tautan, dan infografis dalam konten Anda.

Lacak kampanye Anda dengan alat manajemen alur kerja

Setelah mengirim siaran pers ke kontak media yang relevan, Anda harus menunggu dan melihat apakah ada yang mempromosikannya. Membuat alur kerja untuk melacak kampanye siaran pers dapat membantu Anda menemukan wawasan tentang kinerja suatu karya.

Dengan perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana, Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk merencanakan, melaksanakan, dan merefleksikan keberhasilan siaran pers Anda.