Kiat Asana: Semua yang perlu Anda ketahui tentang Beban Kerja

Seberapa jelas Anda memahami beban kerja tim? Jika Anda menjawab "tidak jelas", Anda tidak sendirian. Faktanya, 1 dari 4 Business mengatakan bahwa mereka tidak memiliki proses atau mengandalkan "intuisi" untuk mendistribusikan pekerjaan. Akibatnya, 80% pegawai melaporkan merasa kelebihan kerja dan hampir mengalami kelelahan. Manajemen beban kerja memberi Anda wawasan tentang proyek tim, jadi Anda dapat memastikan tim tidak berada dalam 80% tersebut dan membantu mereka mencapai keseimbangan—bukan burnout.

Jadi, bagaimana cara memulai manajemen Beban Kerja? Jika Anda menggunakan Asana, Anda sudahmemilikinya—Beban Kerja tersedia untuk semua pelanggan Asana Business dan Enterprise. Dengan Beban Kerja, Anda dapat memvisualisasikan beban kerja tim dan dengan mudah menyeimbangkan kembali pekerjaan saat diperlukan.

Cara memulai dengan Beban Kerja

Anda dapat menggunakan Beban Kerja tanpa penyiapan apa pun—yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan proyek atau sekelompok proyek ke Portofolio, lalu menavigasi ke tab Beban Kerja. Di sana, Anda akan melihat pekerjaan setiap anggota tim—di semua proyek dalam Portofolio Anda—di satu tempat.

Anda juga dapat menambahkan upaya dan kapasitas di Beban Kerja untuk lebih memahami jumlah pekerjaan yang telah diatur oleh tim Anda. Dari tab Beban Kerja, klik Tambahkan upaya untuk mengatur bidang kustom untuk upaya berdasarkan jam atau poin.

Kemudian, tetapkan kapasitas maksimum untuk setiap anggota tim. Jika anggota tim melampaui kapasitas tersebut, Anda akan melihat garis merah di Beban Kerja yang berarti mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan.

Seimbangkan beban kerja tim hanya dengan beberapa klik

Jika Anda melihat anggota tim memiliki terlalu banyak tugas, Anda dapat dengan cepat mengambil tindakan dan memberikan ulang tugas dari tab Beban Kerja. Klik drop down untuk membuka tampilan detail, lalu tarik dan lepas tugas untuk menjadwalkan ulang atau memberikan ulang tugas kepada anggota tim lainnya. Anda juga dapat menyeimbangkan kembali tenggat dan mengubah prioritas untuk memastikan tidak ada yang kelelahan.

💡Kiat: Pastikan Anda menggunakan tanggal mulai dan akhir sehingga Anda memiliki tampilan akurat tentang seberapa besar upaya yang diperlukan untuk tugas tertentu.

Lacak pekerjaan tim Anda di proyek terpusat

Untuk memastikan Anda memiliki visibilitas ke setiap tugas yang sedang dikerjakan tim—dan bahwa tugas-tugas tersebut ditampilkan secara akurat dalam Beban Kerja—buat proyek terpusat untuk menyimpan semua pekerjaan tim. Anda bahkan dapat menetapkan Aturan untuk menambahkan tugas ke proyek terpusat tim, jadi tidak ada pekerjaan yang terlewat.

💡Kiat: Ingat, subtugas tidak akan muncul di Beban Kerja—seperti halnya tidak muncul di Tampilan Linimasa atau Kalender. Jika Anda atau anggota tim memiliki tugas dengan beberapa subtugas yang mencatat bagian besar pekerjaan, pertimbangkan untuk mengubah tugas tersebut menjadi proyek.

Cegah burnout dengan Beban Kerja

Manajemen beban kerja merupakan bagian penting dalam mendorong keseimbangan bagi Tim Anda. Saat memiliki wawasan yang jelas tentang pekerjaan tim di semua proyek dan inisiatif yang berbeda, Anda dapat menyeimbangkan kembali pekerjaan dan mengubah prioritas dengan lebih baik untuk mendukung tim. Gunakan Beban Kerja sebagai batu loncatan untuk terhubung dengan tim Anda terkait kapasitas mereka dalam rapat 1:1 berikutnya.

Jika Anda pelanggan Asana Business, masuk ke Asana untuk mencoba Beban Kerja sekarang. Atau, untuk mempelajari selengkapnya, daftar uji coba Business gratis.