Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk mendukung perencanaan peta jalan digital

Pemetaan jalan digital bukan hanya tentang membuat daftar tugas proyek—ini tentang membuat pilihan cerdas yang mendorong hasil nyata. Peta jalan yang jelas dan diprioritaskan dengan baik memerlukan keselarasan dengan pemangku kepentingan, menetapkan prioritas yang jelas, dan membuat kompromi yang sulit. Dani Spires, Head of Digital di Asana, paham betul tantangan ini. 

“Sebagai tim digital, kami harus mendukung kebutuhan Business yang terus berkembang sekaligus mendorong inisiatif teknis. Perencanaan peta jalan membantu kami menemukan keseimbangan yang tepat," katanya.

Untuk mencapai hal ini, tim Dani secara berkala mengevaluasi kembali prioritas mereka dan mengintegrasikan umpan balik dari seluruh organisasi agar peta jalan mereka tetap selaras dengan gol strategis. Ini tidak mudah—terutama saat bekerja dengan banyak pemangku kepentingan. Di situlah Asana berperan.

Empat cara Asana menyederhanakan perencanaan peta jalan

Jika dilakukan dengan benar, pemetaan jalan digital membantu tim memprioritaskan proyek yang paling berdampak, menyiapkan tahap untuk pertumbuhan, dan membuat semua orang tetap fokus pada hal yang penting. Seperti yang dikatakan Dani, gol utamanya adalah untuk "mencari tahu prioritas tim dan menentukan cara kami dapat mengalokasikan bandwidth untuk mendorong dampak sekaligus tetap fokus pada inisiatif lain."

Untuk mewujudkan hal ini, tim membutuhkan ruang terpusat untuk melihat proyek potensial, menyelaraskan strategi, membuat keputusan, dan melacak progres—semuanya sambil berkolaborasi dengan lancar.

Berikut cara Asana membantu tim Dani menyelesaikannya.

Memusatkan pekerjaan peta jalan untuk visibilitas

Salah satu tantangan terbesar dalam membangun peta jalan digital adalah terus memberi informasi terkini kepada mitra lintas fungsi selama proses berlangsung. Menurut Dani, daftar pemangku kepentingan tim digital "panjang dan luas"—melibatkan banyak orang dengan prioritas dan tanggung jawab berbeda yang perlu dipertimbangkan untuk pengambilan keputusan yang akurat. Dan itu berarti memberi informasi kepada semua orang merupakan tantangan.

Untuk mengatasi hal ini, tim Dani mengandalkan fitur proyek Asana untuk membuat proyek peta jalan utama yang menampung semua inisiatif digital untuk tahun fiskal. Di awal proses pemetaan, pemangku kepentingan dan tim menambahkan proyek yang mereka usulkan ke peta jalan utama sebagai tugas Asana, memberikan visibilitas dan kesempatan kepada semua orang untuk memberikan masukan. 

Contohnya, katakanlah tim SEO berencana untuk memperbarui empat halaman pilar di Asana.com pada kuartal pertama. Untuk mencapai gol mereka, mereka memerlukan dukungan digital untuk mendesain ulang tata letak halaman, mengunggah konten baru, dan menerbitkan pembaruan. Selama proses pemetaan awal, manajer proyek SEO menambahkan tugas ke peta jalan digital yang sesuai dengan proyek SEO, seperti, "Pembaruan Halaman Pillar Q1." Kemudian, tim digital meninjau tugas langsung di peta jalan dan menggunakan informasi yang diberikan untuk memutuskan apakah akan melanjutkan proyek atau tidak.

“Dengan membuat rencana terpusat di satu tempat, kami dapat memberikan visibilitas dan suara kepada semua mitra kami dalam prosesnya,” kata Dani.

Membuat keputusan sumber daya berbasis data

Setelah tim Dani membuat proyek peta jalan digital, langkah selanjutnya adalah memutuskan proyek mana yang harus disertakan dalam versi final.

Namun, ini bukan hanya tentang memilih pekerjaan yang harus dilakukan. Dengan begitu banyak pemangku kepentingan yang terlibat, permintaan dapat dengan cepat mendorong peta jalan melebihi kapasitas. Seperti yang dicatat Dani, ada keseimbangan yang rumit antara memprioritaskan inisiatif yang penting bagi bisnis—seperti proyek yang mendorong prospek penjualan atau pipeline—dan pekerjaan teknis strategis yang diperlukan untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang.

Untuk mengambil keputusan ini, tim Dani mengandalkan bidang kustom Asana. Setiap kali pemohon menambahkan proyek yang diusulkan ke peta jalan, mereka menandai tugas dengan bidang kustom yang dirancang untuk membantu tim melihat kesesuaian proyek dengan gambaran yang lebih besar—dan memutuskan apakah mereka harus menerimanya atau tidak. Bidang kustom ini meliputi:

• Triwulan penyerahan: Triwulan penyerahan yang direncanakan saat pekerjaan harus selesai.

• Komitmen: Apakah proyek telah berkomitmen dan tingkat komitmen.

• Prioritas: Tingkat prioritas tugas atau proyek. 

• Tim penanggung jawab langsung: Tim digital mana yang akan bertanggung jawab atas proyek tersebut.

• Upaya: Perkiraan numerik dari 1–5 yang menunjukkan tingkat kompleksitas proyek.

Setelah proyek ditambahkan dan diberi tag, tim digital menilai beban kerja mereka dan memutuskan cara mengalokasikan bandwidth ke berbagai jenis proyek—seperti inisiatif strategis, pemeliharaan teknis, dan dukungan pemangku kepentingan. Dengan melihat sekilas bidang kustom, pemimpin pilar digital dapat dengan mudah menyelaraskan prioritas setiap proyek, upaya yang diperlukan, dan potensi dampak, sehingga lebih mudah untuk menyelesaikan peta jalan.

“Bidang kustom kami memungkinkan kami melakukan percakapan tentang kapasitas yang sulit,” kata Dani. “Kami dapat menunjukkan kepada pemangku kepentingan apa yang telah diminta, apa yang telah dilakukan, dan tingkat upaya yang diperlukan—dan kemudian menggunakan informasi itu sebagai dasar untuk percakapan trade-off.”

Bidang kustom ini juga membantu tim Dani melihat keselarasan setiap proyek dengan gol inti Asana. Dengan menandai tugas dengan gol umum perusahaan yang ingin mereka capai, tim dapat merasa yakin bahwa pekerjaan yang mereka jalankan mendukung tujuan strategis.

“Dengan Asana, semuanya terhubung,” kata Dani. “Kami dapat melihat dengan jelas bagaimana prioritas kami selaras dengan gol pemasaran—dan pada akhirnya, dengan tujuan Business inti.”

Menghubungkan pekerjaan lintas tim

Meskipun peta jalan digital adalah sumber informasi utama untuk proyek tim digital, itu bukan satu-satunya proyek yang berjalan. Tim yang berbeda bekerja dari beberapa peta jalan yang tumpang tindih—seperti pemasaran, pengembangan produk, atau pengalaman pelanggan. Tumpang tindih ini dapat dengan mudah menyebabkan duplikasi upaya dan pemborosan sumber daya.

Untuk mencegah hal ini, tim Dani menggunakan fitur Asana untuk melakukan multi-home, yang memungkinkan satu tugas berada di beberapa proyek. Misalnya, proyek halaman pilar Q1 tim SEO dapat diposting silang ke peta jalan SEO, peta jalan pemasaran konten, dan papan sprint pengembangan web, menjaga keselarasan semua orang dan menghindari tugas yang digandakan.

“Peta jalan digital sangat besar dan mencakup begitu banyak fungsi sehingga tugas mudah terlewatkan,” kata Dani. “Dengan melakukan multi-home, mitra utama kami dapat mengambil proyek digital dan memasukkannya ke dalam peta jalan mereka. Dengan begitu, kami dapat menjaga semuanya tetap terhubung tanpa menduplikasi pekerjaan."

Menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana dengan pelaporan real-time

Setelah peta jalan dikunci dan pekerjaan dimulai, tim Dani menggunakan dasbor pelaporan Asana untuk melacak progres. Dasbor memberikan tampilan umum tentang status proyek, membantu tim mengatasi masalah dengan cepat dan mencegah kemacetan.

 “Kami menggunakan fitur dasbor untuk terus memantau progres kami—posisi kami dalam hal pencapaian gol perusahaan,” kata Dani. “Semua orang dapat dengan mudah melihat prioritas utama, hal yang terhambat, dan hal yang melebihi kapasitas.”

Pada akhir setiap kuartal, tim digital meninjau kembali peta jalan mereka dan menyesuaikannya untuk prioritas business baru. Jika ada perubahan yang memerlukan pergeseran fokus, hal itu dibahas selama negosiasi triwulanan, di mana tim memutuskan proyek mana yang akan dilanjutkan. Peta jalan yang diperbarui kemudian dibagikan kepada pemangku kepentingan agar semua orang selalu selaras dengan perubahan.

Bahkan setelah kuartal berakhir, pekerjaan tim terus berlanjut. Mereka menggunakan metrik dasbor untuk mengidentifikasi keberhasilan dan tantangan, serta menerapkan pembelajaran ini ke perencanaan mendatang.

“Dengan melacak tanggal mulai dan akhir peta jalan, kami dapat melihat berapa banyak proyek yang direncanakan dan selesai dalam kerangka waktu yang ditetapkan,” kata Dani. "Kemudian, kami dapat menggunakan data itu untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang progres kami dari tahun ke tahun." 

Buat peta jalan digital Anda tetap sesuai rencana

Peta jalan digital yang dikelola dengan baik tidak harus rumit. Dengan Asana, tim Anda dapat menyelaraskan prioritas, menyederhanakan kolaborasi lintas fungsi, dan membuat keputusan berdasarkan data yang mendukung gol strategis organisasi—menyiapkan tahap untuk hasil yang berarti.