Pendidikan publik, layanan kesehatan, dan advokasi akar rumput hanyalah beberapa cara San Francisco AIDS Foundation (SFAF) menjangkau lebih dari 25.000 orang setiap tahun. Roxane Chicoine, Direktur Kreatif, mengawasi semua pembuatan aset pemasaran untuk kampanye, acara, dan lainnya—yang secara langsung memengaruhi pengalaman audiens besar mereka dengan organisasi. Dan tim SFAF yang beranggotakan enam orang mendukung kebutuhan pemasaran dan kreatif lebih dari dua ratus rekan tim, yang berarti Roxane mengawasi banyak permintaan aset dan puluhan kampanye sekaligus.

Dengan tim pemasaran dan kreatif kecil yang mendukung seluruh organisasi, Roxane merasa sulit untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu karena:

• Spreadsheet perencanaan proyek yang panjang yang digunakan untuk menyelenggarakan acara membuatnya hampir tidak mungkin untuk mengetahui apa yang perlu mereka buat dan kapan hal tersebut dibutuhkan

• Keputusan didasarkan pada pengalaman sebelumnya, bukan pada proses yang terukur, sehingga tim merasa tidak diberdayakan dan tidak memiliki Alur Kerja tepercaya untuk diikuti

• Umpan balik dikumpulkan dari beberapa utas email dan percakapan, yang menambah pekerjaan tambahan dan kebingungan pada proses yang sudah kompleks

• Tim membuang waktu melakukan pekerjaan remeh alih-alih benar-benar mendesain atau mengerjakan strategi

• Kesalahan terjadi karena detail penting hilang atau sulit ditemukan

Sebelum Asana, banyak waktu saya dihabiskan untuk mengatur pekerjaan—seperti mengelola permintaan, mengumpulkan pembaruan status, atau melacak detail kecil—bukan untuk strategi atau desain. Sekarang saya menghemat waktu dan ada lebih sedikit putaran peninjauan karena saya memiliki semua informasi yang diperlukan di awal dan di satu tempat.

Mencari struktur dan kejelasan

Roxane memutuskan bahwa yang dia butuhkan adalah struktur dan hierarki yang jelas untuk mengatur pekerjaan, serta cara untuk memusatkan komunikasi. Periode dengan volume tinggi, seperti menjelang acara penggalangan dana besar seperti Dining Out For Life atau Santa Skivvies Run, memperbesar kebutuhan ini. Selama periode ini, dia bisa menerima 20+ permintaan untuk satu divisi organisasi, yang berarti ratusan permintaan kreatif berlangsung sekaligus.

Tim Roxane mulai mencari alat dengan mengevaluasi dua alat yang sudah digunakan organisasi: Asana dan alat manajemen kerja lain. Mereka akhirnya memutuskan untuk menggunakan Asana karena:

• Antarmuka yang bersih, familier, dan intuitif

• Tampilan pekerjaan multi-level—dapat melihat seluruh proyek, detail tugas, dan daftar subtugas sekaligus

• Hirarki dan struktur yang jelas untuk Alur Kerja

• Fitur komunikasi, seperti komentar, percakapan tim, dan pembaruan status

Dibandingkan dengan alat lain yang mereka coba, Asana menonjol karena tingkat visibilitas yang disediakannya. Mereka tidak lagi perlu menyaring informasi atau melupakan gambaran umum untuk mengakses detail tentang pekerjaan mereka.

Onboarding tim

Untuk melibatkan seluruh tim, Roxane membuat dokumen internal agar mereka memiliki pemahaman yang sama tentang cara menyusun pekerjaan mereka. Kemudian, ia mengembangkan lokakarya dan materi tambahan untuk melatih tim, menggabungkan konten dan video Panduan Asana dengan konvensi kolaborasi mereka sendiri. Dengan menetapkan pedoman untuk seluruh tim, dia dapat memastikan kejelasan tentang cara kerja tim dan mencapai hierarki yang tepat untuk menata pekerjaan mereka. Dia juga memanfaatkan layanan profesional Asana untuk pelatihan tambahan di lokasi dengan manajemen kesuksesan pelanggan.

Layanan profesional Asana menyiapkan kami untuk meraih kesuksesan dengan menyelaraskan seluruh tim kami tentang cara menggunakan Asana, kemudian bekerja dengan Manajemen Kesuksesan Pelanggan untuk membuat Alur Kerja kami. Sesi pelatihan di lokasi kami benar-benar memberi kami keunggulan yang kami butuhkan agar semua orang bergabung dengan Asana.

Asana membuktikan nilainya kepada direktur Roxane ketika ia diminta untuk membagikan aset desain tertentu dan Roxane tidak di tempat. Alih-alih mencari-cari di folder untuk menemukannya, direktur menggunakan fungsi pencarian di Asana dan menemukan file tersebut dengan cepat. Bagi Roxane, momen “aha”-nya adalah ketika dia menyusun rencana untuk mengelola serangkaian hasil akhir kreatif yang kompleks untuk kampanye promosi dan acara besar menggunakan Asana. Alih-alih mengandalkan spreadsheet panjang dan banyak utas email, dia membuat jadwal workback di Asana yang memungkinkannya melihat seluruh proses dari awal hingga akhir sehingga dia tahu siapa yang bertanggung jawab atas setiap aset kreatif untuk acara tersebut.

Meningkatkan proses untuk bergerak lebih cepat

Dengan meningkatkan proses permintaan dan kolaborasi proyek lintas fungsi menggunakan Asana, tim pemasaran dan kreatif telah mengalami:

• Waktu penyelesaian yang lebih cepat: Dengan Asana, tim mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan di awal, sehingga diskusi bolak-balik dan kesalahan karena detail yang hilang dapat dibatasi. Hasilnya adalah proses kreatif yang lebih efisien, komunikasi yang efisien, dan waktu penyelesaian yang lebih cepat karena semuanya jelas dan terpusat.

• Kolaborasi lintas fungsi yang lebih efisien: Dengan melacak berbagai program yang berfokus pada klien di Asana—seperti layanan dukungan sosial, akses jarum suntik, konseling penggunaan zat terlarang, dan penggalangan dana—tim dapat melayani seluruh organisasi dengan lebih baik. Mereka dapat menemukan informasi sejak awal dan merasa yakin tidak ada langkah yang terlewat, menyederhanakan kolaborasi lintas fungsi, dan meningkatkan efisiensi.

Sekarang tim pemasaran memiliki lebih banyak visibilitas tentang apa yang sedang dikerjakan di seluruh organisasi, status pekerjaan, dan akses ke informasi yang dibutuhkan untuk mendukung program SFAF dengan lebih baik. Dengan proyek yang dipetakan dengan jelas, semua orang mengetahui prioritas mereka sehingga mereka dapat memastikan bahwa mereka fokus pada pekerjaan paling berdampak untuk mendukung komunitas mereka. Hasilnya, mereka telah mengurangi waktu produksi dan peninjauan, serta menyederhanakan rapat tim dan check-in. Dan sebagai pemimpin, Roxane lebih mampu memprioritaskan pekerjaan karena dia memiliki visibilitas atas semua yang dilakukan tim.

Asana memungkinkan kami untuk selaras dan mengomunikasikan prioritas kami kepada orang lain karena semua orang dapat melihat semua proyek yang sedang berjalan kapan saja. Ini membantu kami berkolaborasi secara lebih efektif dengan mitra lintas fungsi karena mereka dapat melihat posisi pekerjaan dalam proses produksi.

San Francisco AIDS Foundation tidak hanya menjadi contoh cara bekerja sebagai organisasi. Tahun depan, mereka akan menyambut AIDS 2020, sebuah konferensi internasional, di Bay Area—tempat epidemi dimulai. Dengan mendukung pekerjaan kelompok perencanaan lokal, SFAF bertanggung jawab atas sebagian besar materi konferensi—dan mereka akan menggunakan Asana untuk melakukan semuanya.