Ini bukan hal yang mudah, seperti yang sudah diketahui oleh kepala operasi Morning Coworking, Tania Boros. Tania bekerja dengan timnya yang terdiri dari empat orang untuk mengoordinasikan 20 lokasi serta pegawai yang berada di sana. Mereka telah bekerja keras untuk membangun proses yang sempurna untuk membuka lokasi baru dan memastikan lokasi tersebut berkembang.

Dengan tugas untuk bergerak cepat sekaligus tetap memperhatikan manusia, proses, dan tujuan, mereka mengandalkan Asana untuk memastikan ketiga hal tersebut bekerja secara harmonis sehingga siapa pun dari seluruh kota (atau dunia) dapat mengandalkan ruang kolaboratif dan produktif yang diciptakan Morning Coworking.

Kunci ruang yang sukses

Membina ruang tempat orang-orang hebat (dan ide mereka) berinteraksi dan bekerja membutuhkan banyak koordinasi dan kepercayaan. Tim Morning Coworking perlu tetap memiliki pemahaman yang sama saat mengamankan, menyediakan staf, dan mengoperasikan ruang mereka dengan sukses—semuanya sambil bergerak secepat mungkin. Tania sangat sibuk, tetapi untungnya Asana membantu membuatnya tenang.

Bekerja cepat dengan templat

Sebagian besar perusahaan harus bergerak cepat untuk tetap unggul dalam persaingan dan mencapai gol ambisius mereka, tetapi bagi Morning Coworking, kecepatan sangat penting dan berdampak pada laba mereka. “Beberapa ruang hanya disewakan kepada kami selama dua hingga tiga tahun, jadi kami perlu mengaktifkan dan menjalankannya sesegera mungkin untuk mulai menghasilkan pendapatan,” kata Tania.

Untuk membuka ruang, Tania dan timnya perlu mendapatkan izin, menandatangani kontrak sewa, mengoordinasikan konstruksi, memilih perabotan, memasang konfigurasi teknis, dan banyak lagi. “Dengan Asana, kami telah mempersingkat seluruh proses pembukaan ruang baru menjadi satu hingga tiga bulan. Sekarang kami dapat membuka berbagai ruang sekaligus, berkat Asana serta mitra dan pemasok bangunan kami (yang bahkan telah mempersingkat waktu pengiriman mereka!). Alih-alih membuka satu ruang dalam satu waktu, sekarang kami dapat membuka empat ruang sekaligus.”

Dengan begitu banyak bagian berbeda dan penting yang harus dilacak, bagaimana Morning Coworking berhasil melakukannya hanya dalam beberapa minggu? Ini semua tentang templat.

Tim Tania menggunakan templat yang sama untuk setiap lokasi baru untuk memastikan tidak ada yang terlupakan, dan agar mereka dapat dengan cepat memulai proyek baru hanya dengan menyalin templat. Setiap bagian proyek mengelompokkan tugas terkait untuk admin, TI, arsitektur, logistik, dan lainnya. Ini memudahkan pencarian informasi setelah proyek berjalan—alih-alih mencoba menelusuri email dan dokumen.

Tim Morning Coworking juga menggunakan bidang kustom untuk menunjukkan di tahap mana tugas berada sehingga Tania dapat dengan cepat melihat proyek tanpa meminta pembaruan status untuk puluhan tugas. Dipadukan dengan dependensi tugas, semua orang dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dikerjakan dan kapan. “Asana benar-benar membantu kami merasa yakin bahwa semua orang mengerjakan bagian yang tepat dari rencana pada waktu yang tepat.”

Bangunan yang dikerjakan oleh tim Tania biasanya kosong selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun sebelum Morning Coworking mengambil alih. Terkadang, properti dalam kondisi buruk sebelum dipercantik. Berikut adalah tampilan sebelum dan sesudah dari beberapa ruang mereka:

Lakukan onboarding dan berdayakan pegawai di setiap kantor

Namun, begitu ruang dibuka, ritmenya tidak melambat. Dengan hanya satu pegawai yang ditugaskan di setiap ruang, ada banyak tugas untuk memastikan semuanya, mulai dari kebutuhan TI hingga keterlibatan komunitas, ditangani dengan benar. Morning Coworking juga ingin memastikan bahwa setiap pegawai merasa siap untuk menangani situasi apa pun dan diberdayakan untuk menjalankan peran mereka dalam meningkatkan ruang—kedua hal tersebut dapat mereka capai dengan bantuan Asana.

Salah satu komponen utama kesuksesan Morning Coworking setelah ruang diluncurkan adalah proses onboarding untuk “manajer Morning”. Manajer Morning bertanggung jawab menangani segala kebutuhan dan isu yang muncul di Ruang Kerja tertentu. “Manajer Morning kami adalah perekat yang menyatukan ruang dan membantu mengembangkan komunitas,” kata Tania. Sekali lagi, templat menjadi penyelamat.

“Asana sangat membantu dalam onboarding karena kami dapat membuat templat untuk memastikan bahwa kami telah melatih mereka dalam segala hal, dan para manajer dapat merujuk ke proyek tersebut lagi jika mereka memiliki pertanyaan.”

Templat menjadikan proses dan praktik terbaik jelas—dan mudah ditemukan karena semuanya ada di Asana. Templat juga membantu Morning Coworking bergerak cepat, jadi mereka tidak perlu memulai dari nol untuk setiap manajer baru atau berisiko melupakan sesuatu. Manajer lebih siap untuk menanggapi situasi apa pun dan tahu mereka melakukannya dengan benar, yang membantu mereka mengambil lebih banyak tanggung jawab dengan lebih sedikit stres.

Ketika isu dan pertanyaan muncul, manajer dapat beralih ke Asana untuk mendapatkan solusi. Misalnya, manajer mungkin bertanya-tanya apa proses pembelian peralatan atau dari siapa mendapatkan informasi anggaran. Tim Morning Coworking memiliki proyek untuk setiap ruang kerja bersama unik untuk melacak item tindakan, proses check-in klien baru, dan acara mendatang.

Mereka juga melacak dan mengelola anggaran dan faktur dengan Asana untuk penutupan yang lebih mulus setiap bulan. Ini membantu Tania berfokus pada prioritas utama untuk menjawab pertanyaan dengan cepat dan menemukan solusi, yang tidak mungkin dilakukan melalui email dan obrolan.

“Asana memudahkan kami untuk terus melacak setiap detail tanpa menambahkan kerumitan. Kami menggunakannya untuk mengelola faktur dan memastikan tidak ada inkonsistensi. Kami dapat mengirimkan laporan dan pengeluaran tepat waktu setiap bulan dengan keyakinan bahwa tidak ada kesalahan.”

Terus lacak gol utama

Dengan masalah baru yang harus diatasi di Ruang Kerja mana pun, Anda dapat dengan mudah terjebak dalam detail sehari-hari dan kehilangan arah gol yang lebih besar. Itu dapat berarti menghadapi risiko kehilangan kenyamanan dan konsistensi yang menjadi ciri khas Morning Coworking, atau pada akhirnya menyebabkan para manajer Morning merasa tidak terlibat jika mereka tidak melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada gambaran besarnya.

Morning Coworking hadir untuk menciptakan komunitas yang luar biasa dan memastikan orang-orang mendapatkan pengalaman yang luar biasa di ruang kerja bersama. Itu berlaku untuk klien kami, serta pegawai kami sendiri. Asana membantu kami memastikan kami melayani keduanya.

Untungnya, Tania dan timnya selangkah lebih maju dengan proyek pelacakan gol tujuan dan hasil kunci (OKR) mereka di Asana. Proyek ini melacak gol perusahaan yang lebih besar, seperti mensertifikasi ruang sebagai seratus persen ramah lingkungan (berdasarkan penggunaan energi, daur ulang, dan lainnya) dan membuka satu ruang kerja bersama per bulan pada 2019, serta gol besar individu.

Sekitar setiap bulan, tim meninjau OKR untuk melihat progres pencapaiannya dan untuk menyusun solusi jika ada yang tidak sesuai rencana atau perlu diperbarui. Mereka juga meninjau gol pegawai dan mengidentifikasi proyek mendatang yang mungkin relevan dengan pertumbuhan mereka.

Kesuksesan yang cepat dan bermakna

Hanya dalam beberapa tahun, Morning Coworking telah menetapkan standar baru untuk Ruang Kerja dengan menyediakan tempat yang nyaman dengan pegawai yang peduli dan klien yang percaya pada komunitas mereka. Dengan semakin banyak lokasi yang dibuka, tim Tania siap bergerak cepat, sekaligus tetap mempertimbangkan setiap langkah proses, dengan fokus pada gol besar.

Berkat Asana, Morning Coworking dapat berfokus pada detail yang tepat, dengan memperhatikan gambaran besarnya, untuk memastikan mereka adalah ruang kerja bersama yang paling cepat berkembang dan paling disukai di Paris.