Menskalakan pendidikan kelas dunia

“Tantangan besar dalam industri jasa apa pun sebenarnya adalah memastikan layanan yang luar biasa,” kata CEO Hack Reactor, Tony Phillips. Hal ini terutama berlaku saat tim tersebar—HackReactor menjalankan kelas di 6 kampus berbeda di seluruh AS.

Bagi Hack Reactor, fokus mereka adalah memastikan setiap detail tepat di setiap lokasi. “Salah satu ciri khas kami adalah membuat orang merasa bahwa perhatian yang cermat telah diberikan pada pendidikan mereka; bahkan hal-hal kecil seperti memastikan semua informasi dan ejaan pada label nama benar pada hari orientasi. Inilah yang membedakan layanan yang hebat. Semua hal kecil ini yang diambil dan dilaksanakan oleh perusahaan layanan yang benar-benar hebat. Kuncinya ada pada detailnya.”

Mendapatkan informasi dari otak

Ketika Hack Reactor baru saja memulai, Tony dapat dengan mudah memantau semua komponen penggerak—besar dan kecil. Namun, ketika Hack Reactor membuka lebih banyak lokasi, menambah staf dan siswa, menskalakan tingkat perhatian yang cermat ini menjadi suatu tantangan. Tony sulit merasa yakin bahwa semua detail telah ditangani.

“Kami perlu menstandarkan banyak hal yang berbeda dan meluncurkannya di berbagai lokasi pada saat yang sama. Kami memiliki lokasi di New York, Austin, LA, San Francisco, dan online. Membuat hal yang sama terjadi di New York seperti di San Francisco—jenis acara yang sama, jenis perasaan yang sama, jenis emosi yang sama—tidaklah mudah.”

Saat tim menyusun proses mereka, mereka membutuhkan tempat terpusat untuk menyimpan informasi guna membantu mereka mengulangi proses tersebut di seluruh lokasi baru, semuanya sambil memberikan visibilitas yang dicari Tony.

Tony siap untuk “mengeluarkan informasi dari otaknya” dan memasukkannya ke tempat di mana pegawai yang jumlahnya terus bertambah dapat menindaklanjutinya. “Kami menerima banyak informasi. Otak kita sangat buruk dalam menyimpan tetapi sangat baik dalam berpikir; Anda benar-benar mulai menginginkan pihak ketiga untuk menyimpan informasi Anda agar Anda dapat melakukan sesuatu dengan informasi tersebut.”

Saat memilih alat untuk pekerjaan tersebut, berikut cara Tony berpikir tentang pemilihan:

• Sebagai CEO, bagaimana saya bisa yakin bahwa setiap detail yang diperlukan sudah ditangani?

• Bagaimana kita bisa memastikan bahwa proses terperinci dapat distandarisasi di beberapa lokasi tanpa gagal?

• Bagaimana kita dapat menghemat waktu untuk menjalankan proses berulang?

Dari mind-meld ke modus operandi

Tony memperkenalkan Asana kepada seluruh tim Hack Reactor, setelah menggunakannya secara pribadi. “Pemicu yang membuat kami meluncurkan Asana di seluruh perusahaan adalah ketika 'pemaduan pikiran' berhenti berfungsi. Begitu telepati yang Anda miliki dalam kelompok kecil orang gagal, Anda tiba-tiba merasakan ketidakamanan yang kuat.”

Pertama, mereka mengambil dokumentasi terperinci tentang proses utama—seperti pengembangan kursus atau fasilitas—dan membuatnya tersedia bagi semua orang di perusahaan. Dengan memindahkan informasi ke Asana, Tony menjadi yakin bahwa timnya memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Penting juga agar alat ini memungkinkan mereka menjadi lebih efisien saat mereka menambahkan sekolah, jadi mereka bersemangat untuk memanfaatkan API Asana.

“Ada perbedaan besar antara Asana dan alat lain, yaitu akses API yang sangat mudah. Meskipun Asana bukan alat yang sempurna untuk Alur Kerja, seseorang seperti saya—insinyur perangkat lunak yang relatif biasa-biasa saja—dapat menambahkan fungsionalitas melalui API untuk membangun solusi kustom yang membantu tim menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.”

Setelah menggunakan fitur templat Asana untuk menyalin proyek dan proses, Tim HackReactor menambahkan lebih banyak fungsi kustom melalui API dan membuat program yang mereka sebut Show Runner. “Kami punya templat kelas raksasa ini; kami menulis sistem dengan Asana API yang secara otomatis menyalin semua tugas yang diperlukan untuk kelas baru dan kemudian secara otomatis menetapkan tugas-tugas tersebut. Apa yang kami bangun di API memungkinkan kami untuk memberikan tugas berulang kepada semua orang yang tepat, semua hal yang tepat pada waktu yang tepat. Setiap detail tercakup.”

Semuanya melalui Asana

Sekarang, lebih dari 200 staf Hack Reactor menggunakan Asana untuk berbagai Alur Kerja. “Proses manajemen kami melalui Asana. Penilaian kinerja kami dilakukan melalui Asana. Prosedur operasi standar kami melalui Asana. Kebijakan SDM kami ada di Asana. Acara yang kami adakan untuk semangat staf, semuanya melalui Asana. Semuanya melalui Asana.”

• Dokumentasi dan templat: “Asana membantu kami karena Anda dapat menduplikasikan. Kami membuat BANYAK templat di Asana. Anda memiliki seluruh proyek atau Anda memiliki seluruh proses dan Anda cukup membuat salinan dan mengirimkannya ke sini dan mengatakan, 'Lakukan persis seperti ini.'”

• Tinjauan kinerja: “Dengan Asana, saya dapat melihat posisi kami dan bagaimana kami membuat kemajuan. Asana membantu saya menyesuaikan pemahaman tentang siapa yang perlu saya perhatikan dan seberapa sering saya perlu memeriksanya.”

• Rapat 1:1: “Proyek privat sangat cocok untuk rapat 1:1 dengan setiap anggota tim atau untuk item diskusi dengan tim eksekutif.”

• Manajemen fasilitas: “Kami memiliki daftar periksa untuk tugas operasi dan fasilitas kami, yang kami sebut “Space Ops.” Ada tugas Asana untuk memastikan tanaman disirami.”

• Penerimaan: “Semua calon mahasiswa adalah tugas. Kami menggunakan Asana untuk melacak mahasiswa melalui proses aplikasi mereka ke suatu program.”

Kami benar-benar tidak dapat hidup tanpa Asana. Semua orang menggunakan Asana, di seluruh perusahaan.

Tony Phillips, CEO di HackReactor

Penggunaan aplikasi Asana secara menyeluruh sangat penting dalam membantu Hack Reactor berkembang. Seperti yang disampaikan Tony, “Kami berhasil memangkas setengah biaya operasi karena mampu menjalankan proses yang kami siapkan di Asana dengan lebih efisien.” Dan, seiring berkurangnya biaya, pengalaman kelas berkualitas—dan pengalaman pascakelulusan— meningkat. Tingkat perekrutan lulusan Hack Reactor adalah 98%.