Untuk memastikan semua acara ini berjalan lancar, Adam memiliki tim yang terdiri dari empat pegawai penuh waktu, 30+ kontraktor, dan banyak mitra lintas fungsi untuk mengoordinasikan logistik, produksi kreatif, materi penjualan, dan promosi. Untuk mendukung kebutuhan acara G2 yang terus meningkat, Adam tahu dia harus menerapkan proses dan alat yang memungkinkan tim untuk meningkatkan skala.

Saat berupaya menskalakan tim, Adam menghadapi beberapa tantangan operasional umum:

• Rencana acara tersebar di berbagai spreadsheet, email, dan notula rapat sehingga tidak ada cara untuk mengatur dan melacak semuanya di satu tempat atau meminta orang bertanggung jawab atas tugas dan batas waktu.

• Rencana acara dan informasi vendor sebelumnya disimpan dalam alat terpisah, sehingga berbagi pengetahuan menjadi sulit saat melakukan onboarding rekan tim baru.

• Rencana dan proses acara tidak distandarisasi, jadi tim harus merencanakan dari awal setiap saat, yang mengakibatkan langkah-langkah terlewatkan dan tidak ada cara untuk terus mengoptimalkan proses mereka.

• Tim kesulitan untuk mendelegasikan dan menugaskan pekerjaan kepada orang lain karena mereka terbiasa mengelola setiap detail sendiri. Dan karena proses tidak didokumentasikan, sulit bagi mitra lintas fungsi untuk langsung terlibat dalam proyek saat diperlukan.

Adam menyadari mereka perlu mengembangkan proses acara standar untuk menskalakan program dengan sukses. Selain itu, rencana acara mereka harus dapat diakses oleh semua orang sehingga mereka dapat berkoordinasi dengan kontraktor, mitra lintas fungsi, dan vendor.

Kami telah membuat templat untuk acara yang sering kami adakan, yang mengurangi waktu perencanaan kami sebesar 80%. Sekarang, waktu yang kami habiskan untuk setiap acara digunakan untuk menyesuaikan dan meningkatkannya.

Memusatkan pekerjaan dan proses acara dalam satu tampilan

Meskipun tim pemasaran G2 telah mencoba alat manajemen kerja lainnya sebelumnya, tidak ada yang bertahan. Kemudian Ryan Bonnici bergabung dengan perusahaan sebagai Direktur Pemasaran dan memperkenalkan tim ke Asana, yang telah ia gunakan bersama timnya di perusahaan sebelumnya. Dibandingkan dengan alat lain, Adam mendapati Asana sebagai solusi yang paling intuitif, fleksibel, dan hebat untuk mengelola berbagai Alur Kerja acara dan berkolaborasi dengan rekan tim lintas fungsi.

Seiring dengan perluasan tim kami, kami membutuhkan alat yang memungkinkan kami mengoordinasikan acara yang kompleks dan memberikan visibilitas tentang progres rencana tanpa harus bergantung pada email dan rapat. Asana memudahkan kami melacak setiap Tugas dan batas waktu di satu tempat, sehingga kami dapat menghemat lebih dari 40 jam per kuartal untuk rapat.

Untuk memastikan penerapan, tim pemasaran mengembangkan kesepakatan dan praktik terbaik untuk membuat proses pengelolaan acara di G2—semuanya terstandarisasi. Tim kemudian mulai merencanakan, menetapkan, dan melacak pekerjaan acara hanya di Asana. Dengan sistem bukti proses terpusat, pekerjaan tidak lagi tersebar di email, spreadsheet, dan catatan rapat. Ini memastikan bahwa rencana acara dapat dilacak dan diakses oleh seluruh tim untuk berbagi pengetahuan dan kolaborasi yang lebih mudah. Adam juga mengundang kontraktor ke Asana dan kemudian ke acara terkait yang mereka dukung sehingga mereka dapat mengoordinasikan logistik dengan tim internal di satu tempat.

Berhasil meningkatkan program acara dengan Asana

Tim Adam kini telah memusatkan semua rencana acara mereka—kontrak vendor, daftar periksa hari acara, produksi kreatif, dan lainnya—di Asana sehingga semua orang memiliki visibilitas, dan mereka juga telah membuat templat proyek dengan jadwal workback terperinci untuk mengurangi waktu perencanaan. Selain itu, tim telah mengintegrasikan Asana dengan Slack sehingga mereka dapat mengubah pesan menjadi tugas—atau mengambil tindakan pada tugas langsung dari Slack—saat mereka berada di lokasi acara. Ini membantu mereka menjaga semuanya tetap terhubung dan memungkinkan mereka bekerja dengan mulus, baik di kantor maupun di lokasi.

Sekarang, karena kami mengelola acara di Asana, kami dapat menggandakan jumlah acara yang kami selenggarakan, yang membantu kami menghasilkan lebih banyak ulasan pelanggan untuk vendor kami dan membuat pipeline penjualan baru untuk perusahaan.

Dengan memusatkan dan menstandardisasi rencana acara mereka di Asana, tim telah berhasil melakukan penskalaan, mengurangi waktu perencanaan mereka sebesar 80%, dan menghasilkan dua kali lebih banyak acara di tiga benua untuk menghasilkan ulasan perangkat lunak, mendorong pipeline penjualan, dan mencapai target pendapatan. Mereka terus mengoptimalkan proses acara mereka berdasarkan pembelajaran baru, dan dengan rencana ambisius untuk mempercepat pertumbuhan mereka, mereka siap mengelola lebih banyak acara dengan bantuan Asana.