EarthEnable memasang lebih dari 2.000 lantai bersih dan berkelanjutan setiap tahun dengan Asana

Dalam studi Bank Dunia tahun 2007, para peneliti menemukan bahwa dengan mengganti lantai tanah dengan lantai semen, jumlah parasit berkurang sebesar 78 persen, diare sebesar 49 persen, dan perkembangan kognitif meningkat secara signifikan pada anak-anak. Lantai tanah, singkatnya, kotor—namun juga merupakan tempat berkembang biaknya penyakit dan nyamuk, dan menimbulkan risiko lain terhadap kesehatan lebih dari satu miliar orang di seluruh dunia.

Ketika Gayatri Datar pertama kali mengunjungi Rwanda pada tahun 2013, sebagai bagian dari mata kuliah Stanford Business School tentang merancang produk yang sangat terjangkau untuk masyarakat dengan daya beli yang sangat rendah, dia ingat melihat lantai tanah di mana-mana. Setelah kunjungannya, Gaya mulai merancang alternatif yang terjangkau dan higienis, dan lahirlah EarthEnable . Gaya dan sesama mahasiswa Stanford mengembangkan solusi menggunakan bahan lokal dan sealant berbahan dasar tumbuhan untuk membuat lantai tanah yang berkelanjutan, ramah lingkungan, sehat, dan terjangkau. Dengan memanfaatkan pengetahuan yang sudah ada di desa, EarthEnable menggunakan penelitian dan pengembangan dari akar rumput untuk mengembangkan produk lantai baru dan memberikan peluang bagi pekerja bangunan dan pekerja konstruksi batu untuk membangun bisnis mereka sendiri dalam perekonomian lokal.

Saat ini, tim EarthEnable terdiri dari hampir 600 karyawan, 99% di antaranya berasal dari Rwanda dan Uganda, dan 100% dari mereka berbasis di Rwanda dan Uganda. Ryan Conlin adalah Kepala Staf EarthEnable, yang bekerja sama dengan CEO organisasi, Gaya, untuk menjalankan berbagai fungsi kepemimpinan, mengelola komunikasi di seluruh perusahaan, dan berkolaborasi dengan mitra eksternal.

Tantangan kolaborasi lintas fungsi dan lintas batas

Ketika Ryan bergabung dengan tim, ada beberapa metode berbeda yang digunakan untuk melacak progres proyek, termasuk email, spreadsheet, dan dokumen. "Semuanya berantakan dan sangat membingungkan," jelasnya. Selain itu, staf organisasi tersebar di seluruh Rwanda dan Uganda, sehingga berkomunikasi dan berkolaborasi melintasi batas geografis sangatlah sulit. Orang-orang di lokasi yang berbeda tidak selalu memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Akibatnya, tim EarthEnable menghadapi beberapa tantangan:

• Mereka tidak efisien karena orang akan lupa di mana linimasa atau dokumen disimpan, apa yang menjadi tanggung jawab mereka, atau di mana mereka menemukan pembaruan status terkini.

• Tim kurang memiliki akuntabilitas karena orang-orang melacak pekerjaan mereka dengan cara yang berbeda. Manajer mengalami kesulitan untuk meminta bawahan langsung mereka untuk memenuhi gol, tenggat, dan proyek.

• Mereka merasa tidak tertata dan merasa dapat melakukan yang lebih baik—untuk organisasi mereka sendiri dan orang-orang yang mereka layani.

Jadi, tim kepemimpinan mulai mencari solusi yang akan membantu organisasi mengelola pekerjaan mereka dengan lebih baik. Agar suatu alat dapat melayani mereka, EarthEnable harus dapat mengatur pekerjaan berdasarkan departemen (karena peran sangat bervariasi di seluruh organisasi) dan menetapkan tugas serta tenggat per individu (untuk membantu akuntabilitas). Yang paling penting, alat ini juga harus cukup intuitif untuk digunakan oleh setiap anggota tim karena EarthEnable adalah pekerjaan kantor pertama bagi banyak karyawannya.

Menemukan solusi yang fungsional dan intuitif

Gaya dan para pemimpin di EarthEnable akhirnya memilih Asana karena mendukung kebutuhan umum mereka dalam manajemen proyek dan pelacakan linimasa. Asana memiliki fungsi yang diperlukan dan cukup intuitif untuk langsung digunakan oleh seluruh tim. Pustaka sumber daya dan dukungan yang luas tersedia untuk membantu tim dalam penerapannya yang memastikan: Asana akan menggantikan spreadsheet, dokumen word, dan email.

Mengetahui pentingnya dukungan kepemimpinan untuk adopsi yang sukses, tim manajemen adalah yang pertama berkomitmen untuk menggunakan Asana untuk melacak prioritas dan rapat tim mereka yang sedang berjalan. Kemudian, seluruh organisasi diberi tahu bahwa semua pekerjaan akan dilacak di Asana, dan manajer akan melihat status proyek yang diperbarui di alat tersebut. Dengan penggunaan Asana oleh manajer dan bawahannya, meminta pertanggungjawaban semua orang menjadi mudah.

Orang-orang dengan cepat melihat manfaat yang diberikan Asana karena daftar tugas mereka mudah diakses dan komunikasi antar manajer dan bawahan mengalami peningkatan. Ini memulai siklus yang baik dan lebih mendorong orang untuk menggunakan alat ini—bahkan, banyak karyawan mulai menggunakannya untuk daftar tugas pribadi mereka.

Menyederhanakan prioritas dan bekerja lebih efisien

Sejak mengadopsi Asana di organisasinya, EarthEnable telah melihat banyak peningkatan dalam cara mereka bekerja. Baik manajer maupun bawahan dapat saling mempertanggungjawabkan dengan menggunakan proyek one-on-one untuk melacak tanggung jawab masing-masing. Komentar memungkinkan pemangku kepentingan untuk memeriksa status tugas dengan mudah, terlepas dari kantor, peran, atau lokasi di mana mereka berada.

Tim juga telah melihat peningkatan efisiensi dari penggunaan Asana untuk mengajukan permohonan dan melaporkan dana bantuan. Dengan menggunakan fitur tugas untuk setiap dana bantuan, mereka dapat dengan mudah melihat tenggat, siapa yang bertanggung jawab atas dana bantuan, dan kapan pelaporan harus diselesaikan. Daripada mengandalkan satu file yang tidak teratur untuk melacak puluhan dana bantuan—yang membuat pelacakan status setiap dana menjadi sulit—melacaknya di Asana membantu EarthEnable mengakses lebih banyak pendanaan dan mempertahankan koneksi dengan para donatur penting yang memberikan bimbingan dan ide kepada organisasi. Dengan fitur pelaporan Asana, tim dapat dengan cepat dan mudah menunjukkan kepada pendukung organisasi terkait dampak kontribusi mereka, yang selanjutnya membantu EarthEnable untuk mengasah dan meningkatkan tujuannya. Hasilnya, mereka telah menyaksikan peningkatan jumlah tenggat waktu yang terpenuhi dan proses pemberian dana bantuan yang lebih lancar secara keseluruhan.

Selain memungkinkan transparansi bagi pendukung eksternal, Asana juga memberikan visibilitas internal kepada karyawan EarthEnable di seluruh organisasi. Dengan menggunakan tampilan Papan, EarthEnable sekarang melacak permintaan yang masuk dari seluruh perusahaan dalam satu proyek. Dengan demikian, semua orang dapat melihat status permintaan dan pemangku kepentingan lintas fungsi dapat dengan mudah dilibatkan. Baik permintaan untuk memperbaiki peralatan atau saran untuk meningkatkan sistem di seluruh organisasi, Anda dapat dengan mudah mengirimkan dan mengikuti kolom yang diberi label dengan jelas untuk menunjukkan status, sehingga semua orang dapat melihat status permintaan tersebut.

Tidak hanya memperlancar jalannya pekerjaan di seluruh organisasi, prioritas eksekutif juga menjadi lebih sederhana: Gaya, Ryan, dan para pemimpin lainnya dapat menggunakan repositori untuk menyimpan masalah utama di tingkat eksekutif dan bekerja dalam proyek yang disebut "Eksekutif".

Dengan adopsi secara menyeluruh di organisasi dan alur kerja di Asana, Ryan dan seluruh organisasi telah melihat bahwa semua proses berjalan lebih lancar dan lebih cepat, dan kolaborasi menjadi lebih mudah bagi semua orang. Ini berarti pengiriman ke komunitas yang dilayani EarthEnable menjadi lebih cepat—menguntungkan organisasi dan mereka yang membutuhkan lantai yang lebih baik.

Selain itu, semua orang di EarthEnable telah mengadopsi pola pikir pengelolaan proyek—keuntungan bagi efisiensi organisasi dan untuk masing-masing individu. Karena EarthEnable adalah pengalaman kerja kantor pertama bagi banyak karyawannya, Asana adalah tempat terbaik untuk memulai. Dengan menggunakan alat ini, setiap karyawan diberdayakan untuk memikirkan proyek mereka, memprioritaskan daftar tugas mereka, dan berfokus pada pekerjaan mereka alih-alih mengalami kebingungan dari mana harus memulai tugas.

Terus berinovasi, dari bawah ke atas

Komitmen EarthEnable adalah selalu membuat lantai lebih bersih dan terjangkau. Pada tahun 2019, mereka mengembangkan metode untuk mendapatkan bahan dari halaman belakang pelanggan mereka—bukan dari tambang lokal. Metode baru ini memungkinkan mereka untuk terus menurunkan harga dan menyediakan lantai yang lebih baik bagi warga Rwanda. Setelah pandemi COVID-19, hal ini menjadi lebih penting karena lantai tanah dapat memperburuk penyakit pernapasan.

Dengan metode produksi baru, banyak pelatihan ulang yang dilakukan, dan EarthEnable telah bekerja sama dengan pekerja bangunan setempat untuk mengajari mereka teknik yang terkait dengan bahan baru ini. Mereka melacak dan mengelola seluruh proses–dari Penelitian & Pengembangan hingga pelatihan untuk para pekerja bangunan hingga prosedur pembangunan baru–menggunakan Asana. Hasilnya, mereka berhasil memasang lebih dari 1200 lantai menggunakan metode baru sejak Maret 2020.

Ryan, Gaya, dan timnya tetap berkomitmen untuk menemukan cara yang lebih inovatif dan berfokus pada sumber daya lokal untuk membangun lantai yang lebih baik, dimulai dengan bisnis yang efisien dan memiliki tujuan ambisius untuk lebih memperpendek rantai pasokan—dan seluruh proses pemasangan—pada tahun ini dan seterusnya.