Ketika Gayatri Datar pertama kali mengunjungi Rwanda pada tahun 2013, sebagai bagian dari kursus Stanford Business School tentang merancang untuk keterjangkauan yang sangat tinggi, dia ingat melihat lantai tanah di mana-mana. Setelah kunjungannya, Gaya mulai merancang alternatif yang terjangkau dan higienis, dan EarthEnable lahir. Gaya dan sesama mahasiswa Stanford mengembangkan solusi menggunakan bahan lokal dan sealant berbahan dasar tanaman untuk menciptakan lantai tanah yang berkelanjutan, ramah lingkungan, sehat, dan terjangkau. Dengan memanfaatkan pengetahuan yang sudah ada di desa, EarthEnable menggunakan penelitian dan pengembangan akar rumput untuk mengembangkan produk lantai baru dan memberikan peluang bagi para tukang batu dan pembuat di ekonomi lokal untuk membangun bisnis mereka sendiri.

Saat ini, Tim EarthEnable terdiri dari hampir 600 Pegawai, 99% di antaranya berasal dari Rwanda dan Uganda, dan 100% dari mereka berbasis di Rwanda dan Uganda. Ryan Conlin adalah Kepala Staf EarthEnable, yang bekerja sama erat dengan CEO organisasi, Gaya, untuk menjalankan berbagai fungsi kepemimpinan, mengelola komunikasi di seluruh perusahaan, dan berkolaborasi dengan mitra eksternal.

Tantangan kolaborasi lintas fungsi dan lintas batas

Ketika Ryan bergabung ke tim, ada beberapa metode berbeda yang digunakan untuk melacak progres proyek, termasuk email, spreadsheet, dan dokumen. “Semuanya berantakan dan sangat membingungkan,” jelasnya. Selain itu, staf organisasi tersebar di seluruh Rwanda dan Uganda, sehingga sulit untuk berkomunikasi dan berkolaborasi melintasi batas geografis. Orang-orang di lokasi yang berbeda tidak selalu memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Akibatnya, Tim EarthEnable menghadapi beberapa tantangan:

• Mereka tidak efisien karena orang-orang akan lupa di mana linimasa atau dokumen disimpan, apa yang menjadi tanggung jawab mereka, atau di mana menemukan pembaruan status terkini.

• Tim kurang memiliki akuntabilitas karena orang-orang melacak pekerjaan mereka dengan cara berbeda. Para manajer kesulitan memastikan bawahan langsung mereka memenuhi gol, tenggat, dan proyek.

• Mereka merasa tidak terorganisir dan merasa dapat melakukan yang lebih baik—untuk organisasi mereka sendiri dan orang-orang yang mereka layani.

Jadi, tim kepemimpinan mulai mencari solusi yang akan membantu organisasi mengelola pekerjaan dengan lebih baik. Agar alat dapat membantu mereka, EarthEnable harus dapat mengatur pekerjaan berdasarkan Bagian (karena peran sangat bervariasi di seluruh organisasi) serta memberikan Tugas dan Tenggat kepada individu (untuk membantu akuntabilitas). Yang terpenting, alat tersebut juga harus cukup intuitif untuk digunakan oleh setiap anggota tim karena bagi banyak pegawai EarthEnable, ini adalah pekerjaan kantor pertama mereka.

Menemukan solusi yang fungsional dan intuitif

Gaya dan para pemimpin di EarthEnable akhirnya memilih Asana karena alat ini mendukung kebutuhan umum mereka dalam manajemen proyek dan pelacakan linimasa. Asana memiliki fungsionalitas yang diperlukan dan cukup intuitif untuk langsung digunakan oleh seluruh tim. Pustaka sumber daya dan dukungan luas yang tersedia untuk membantu tim dalam peluncuran mereka menjadi faktor penentu: Asana akan menggantikan spreadsheet, dokumen Word, dan email.

Mengetahui pentingnya dukungan kepemimpinan untuk keberhasilan adopsi, tim manajemen adalah yang pertama berkomitmen untuk menggunakan Asana guna melacak prioritas berkelanjutan dan rapat tim mereka. Kemudian, bagian lain dalam organisasi diberi tahu bahwa semua pekerjaan akan dilacak di Asana, dan manajer akan mengharapkan untuk melihat status proyek diperbarui di alat tersebut. Dengan manajer dan bawahan menggunakan Asana, meminta pertanggungjawaban semua orang menjadi mudah.

Orang-orang dengan cepat melihat manfaat yang diberikan Asana karena daftar tugas mereka mudah diakses dan komunikasi antara manajer dan bawahan menjadi lebih baik. Ini memulai siklus positif dan semakin mendorong orang untuk menggunakan alat tersebut—bahkan, banyak pegawai mulai menggunakannya untuk Daftar tugas personal mereka.

Komitmen tim manajemen kami untuk memastikan akuntabilitas semua orang dalam menggunakan Asana sangat berperan besar dalam keberhasilan peluncuran kami. Dengan segera mengadopsinya dan secara konsisten meminta pegawai untuk menunjukkan progres mereka di alat tersebut, semua orang bergabung dengan mulus.

Gayatri Datar, CEO dan Pendiri EarthEnable

Menyederhanakan prioritas dan bekerja dengan lebih efisien

Sejak mengadopsi Asana di seluruh organisasi, EarthEnable telah melihat banyak peningkatan dalam cara mereka bekerja. Baik manajer maupun bawahan dapat saling menjaga akuntabilitas dengan menggunakan proyek one-on-one untuk melacak tanggung jawab perorangan. Komentar memungkinkan pemangku kepentingan memeriksa status tugas dengan mudah, apa pun kantor, peran, atau lokasi mereka.

Tim juga mengalami peningkatan efisiensi dengan menggunakan Asana untuk mengajukan dan melaporkan hibah. Dengan menggunakan tugas untuk setiap hibah, mereka dapat dengan mudah melihat tenggat, siapa yang bertanggung jawab atas hibah, dan kapan pelaporan harus selesai. Alih-alih mengandalkan satu file yang sulit dikelola untuk melacak puluhan hibah—yang membuatnya hampir mustahil untuk mengetahui status setiap hibah—melacaknya di Asana membantu EarthEnable mengakses lebih banyak pendanaan dan mempertahankan koneksi dengan donatur hebat yang memberikan bimbingan dan ide kepada organisasi. Dengan pelaporan Asana, tim dapat dengan cepat dan mudah menunjukkan kepada mereka yang mendukung organisasi dampak kontribusi mereka, yang selanjutnya membantu EarthEnable menyempurnakan dan meningkatkan golnya. Hasilnya, mereka menyaksikan peningkatan jumlah batas waktu yang terpenuhi dan proses hibah yang secara keseluruhan lebih lancar.

Selain memungkinkan transparansi bagi pendukung eksternal, Asana juga memberikan visibilitas internal kepada pegawai EarthEnable di seluruh organisasi. Dengan menggunakan tampilan Papan, EarhEnable kini melacak permintaan masuk dari seluruh perusahaan dalam satu proyek. Dengan demikian, semua orang mendapatkan visibilitas tentang status permintaan dan pemangku kepentingan lintas fungsi dapat dengan mudah menerima informasi. Baik permintaan untuk memperbaiki peralatan atau saran untuk meningkatkan sistem tingkat organisasi, permintaan dapat dengan mudah dikirimkan dan dipantau dengan kolom berlabel jelas yang menunjukkan status, sehingga semua orang dapat melihat status permintaan.

Tidak hanya segala sesuatunya berjalan lebih lancar di seluruh organisasi, prioritas eksekutif juga disederhanakan: Gaya, Ryan, dan para pemimpin lainnya memelihara repositori masalah tingkat atas dan bekerja dalam proyek yang disebut "Eksekutif".

Dengan penerapan di seluruh organisasi dan Alur Kerja di Asana, Ryan dan seluruh organisasi telah menyadari bahwa proses berjalan lebih lancar dan lebih cepat serta kolaborasi menjadi lebih mudah bagi semua orang. Ini berarti pengiriman yang lebih cepat ke komunitas yang dilayani EarthEnable—keuntungan bagi organisasi dan mereka yang membutuhkan lantai yang lebih baik.

Dengan menggunakan Asana, kami dapat melihat progres kami, selalu selaras dengan pemangku kepentingan, tetap sesuai rencana menuju gol kami, dan mencapainya lebih cepat—yang berarti juga pengiriman yang lebih cepat ke komunitas kami.

Ryan Conlin, Kepala Staf di EarthEnable

Selain itu, semua orang di EarthEnable telah mengadopsi pola pikir manajemen proyek—suatu keuntungan bagi efisiensi organisasi dan bagi setiap individu. Karena EarthEnable adalah pengalaman kantor pertama bagi banyak pegawainya, Asana adalah tempat terbaik untuk memulai. Dengan menggunakan alat ini, setiap pegawai diberdayakan untuk memikirkan proyek mereka, memprioritaskan daftar tugas mereka, dan berfokus pada pekerjaan mereka alih-alih bingung harus mulai dari mana.

Begitu saya bergabung dengan EarthEnable, saya diarahkan untuk menyiapkan akun Asana dan menggunakannya untuk melacak Tugas saya. Setiap minggu saya mengecek progres saya dengan manajer saya menggunakan Asana. Asana mudah digunakan dan membantu saya tetap tertata.

Flora Ufitinema, Asisten Eksekutif di EarthEnable

Terus berinovasi, dari bawah ke atas

Komitmen EarthEnable selalu untuk membuat lantai lebih higienis dan terjangkau. Pada 2019, mereka mengembangkan metode untuk mendapatkan bahan dari halaman belakang pelanggan—bukan dari tambang lokal. Metode baru ini memungkinkan mereka untuk terus menurunkan harga dan menyediakan lantai yang lebih baik bagi warga Rwanda. Setelah pandemi COVID-19, hal ini menjadi makin penting karena lantai tanah dapat memperburuk penyakit pernapasan.

Asana telah menjadikan kami manajer proyek yang lebih baik karena ini mendorong pola pikir akuntabilitas untuk setiap pegawai.

Ryan Conlin, Kepala Staf di EarthEnable

Metode produksi baru membutuhkan banyak pelatihan ulang, dan EarthEnable telah bekerja sama dengan tukang batu lokal untuk mengajari mereka teknik yang terkait dengan bahan baru ini. Mereka melacak dan mengelola seluruh proses–dari R&D hingga pelatihan untuk tukang batu dan prosedur bangunan baru–menggunakan Asana. Hasilnya, mereka berhasil memasang lebih dari 1200 lantai menggunakan metode baru tersebut sejak Maret 2020.

Ryan, Gaya, dan tim tetap berkomitmen untuk menemukan cara yang lebih inovatif dan sangat lokal untuk membangun lantai yang lebih baik, dimulai dengan bisnis yang efisien, dan memiliki gol ambisius untuk lebih mempersingkat rantai pasokan—serta seluruh proses pemasangan—tahun ini dan seterusnya.