Popularitas Awin terus meningkat sejak didirikan 20 tahun yang lalu. Namun, meskipun dengan bukti proses ini, tim belum siap untuk percepatan pesat yang disebabkan oleh pandemi COVID-19. Proyek menjadi lebih besar, lebih kompleks, dan memiliki batas waktu yang lebih ketat. Bagian-bagian yang terpisah dan mengandalkan spreadsheet serta email untuk kolaborasi tidak lagi efektif. Model ini juga tidak sesuai dengan visi Awin tentang masa depannya, dunia tempat kerja empat hari seminggu dapat diterapkan. Dengan gol untuk mengoptimalkan proses dan mengadopsi metode kerja yang memungkinkan uji coba 32 jam kerja per minggu, Awin mulai mencari satu Alat manajemen kerja untuk digunakan di seluruh perusahaan.

Mencari platform yang tepat untuk mengelola pekerjaan mereka

Awin tidak asing dengan alat manajemen kerja. Setiap Bagian menggunakan alat yang berbeda untuk mengelola pekerjaannya. Namun, hal ini menciptakan sekat dan mempersulit kolaborasi antar bagian. Yang dibutuhkan Awin adalah platform yang dapat menyederhanakan organisasi dan terintegrasi dengan sistem yang sudah berfungsi untuk perusahaan seperti Microsoft Teams dan Jira. Pada saat ini, Asana sudah digunakan oleh 30 pegawai di tim pemasaran. Manajer Senior Pemasaran, Alexandra Bietz, sangat menyukai platform ini dan mengajukan platform ini kepada seluruh perusahaan. Dukungan dari tim pemasaran membantu Asana berada pada posisi yang baik, tetapi platform tersebut tidak dipilih sampai alat lain diuji dan dievaluasi.

Asana menjadi pilihan utama karena antarmukanya yang intuitif dan ramah pengguna serta transparansi penuh yang akan diberikan untuk pekerjaan di seluruh perusahaan.

Mencoba Asana dengan kampanye Black Friday

Awin memutuskan cara terbaik untuk memperkenalkan Asana kepada seluruh perusahaan adalah dengan menunjukkan contoh konkret efisiensinya. Perusahaan tersebut menguji coba platform ini dengan tim penjualan Jerman yang secara eksklusif menggunakan Asana untuk mengelola kampanye menjelang Black Friday. Sebagai hari yang sangat penting dalam ritel, persiapan Black Friday melibatkan banyak komunikasi, negosiasi, dan koordinasi. Tim penjualan menangani semua ini secara efektif di Asana dan memberikan umpan balik yang sangat positif tentang pengalaman mereka.

Selama periode Black Friday, 600 tugas biasanya diproses dalam satu waktu. Kemampuan untuk berkomunikasi di dalam Tugas dan melihat progresnya pada saat yang sama adalah keuntungan besar bagi kami.

Felix Witte, Direktur Pengembangan & Strategi Perusahaan, AWIN AG

Dengan pencapaian ini, Awin memperkenalkan Asana ke seluruh perusahaan. Kemudahan penggunaan Asana berarti Asana mudah diadopsi oleh sebagian besar pegawai. Pegawai yang lebih paham teknologi segera mulai menggunakan fitur automasi Asana seperti Aturan, dan fungsi pembaruan status. Mereka yang merasa menggunakan Asana lebih sulit memulai dengan daftar tugas dasar untuk membiasakan diri dengan cara kerja baru. Bantuan tambahan diberikan oleh tim Kesuksesan Pelanggan Asana yang menunjukkan kepada orang-orang apa yang dapat mereka lakukan di platform. Terlepas dari tingkat adopsi, ada peningkatan besar dalam transparansi di Awin yang segera dirasakan di seluruh perusahaan.

Sekarang Felix Witte, Kepala Pengembangan dan Strategi Perusahaan di Awin, adalah salah satu juara terbesar Asana. Menurut Felix, tidak ada platform lain yang diperkenalkan dan diadopsi secepat Asana. "Asana menawarkan banyak hal kecil yang menambah nilai besar jika digabungkan," kata Felix. Salah satu hal favorit Felix tentang Asana adalah risalah rapat tidak lagi perlu menjadi bukti proses karena pegawai diberi tugas saat itu juga.

Sejauh ini, tidak ada platform lain yang diperkenalkan dan diadopsi secepat Asana. Awalnya saya harus melakukan persuasi, tetapi hari ini kolega saya telah menjadi juara Asana yang lebih hebat daripada saya.

Felix Witte, Direktur Pengembangan & Strategi Perusahaan, AWIN AG

Peningkatan efisiensi dan empat hari kerja

Automasi dan peningkatan efisiensi yang diberikan oleh Asana memungkinkan Awin untuk menguji coba empat hari kerja dalam seminggu. Perubahan menarik ini membuat pegawai lebih termotivasi untuk menyusun pekerjaan mereka dengan lebih baik di platform. Hasilnya adalah pekerjaan menjadi lebih efisien dan sumber daya digunakan secara lebih efektif.

Berikut adalah beberapa proses yang telah ditingkatkan dengan Asana:

• Tim pemasaran global tidak lagi terisolasi dan saling berkolaborasi dengan mudah. Tim dapat melaporkan ke pihak yang lebih tinggi daripada kepemimpinan lokal, sehingga lebih mudah untuk mengoordinasikan kampanye global dan berbagi pengetahuan.

• Proyek global dengan banyak pemangku kepentingan jauh lebih mudah dikelola. Contohnya, Awin Access adalah penawaran produk baru untuk toko online yang lebih kecil. Peluncuran proyek ini melibatkan berbagai tim internasional dengan ratusan subtugas di antara mereka. Asana membuat pengelolaan ini menjadi sangat mudah.

• Penawaran baru oleh Awin dan mitranya dapat dengan mudah dikomunikasikan di Asana. Tidak perlu mengirim email ke seluruh dunia atau menggunakan spreadsheet yang rumit karena semua orang dapat melihat hal yang relevan bagi mereka di Asana.

• Pelaporan kini diotomatiskan dan disederhanakan. Tim seperti bagian pengembangan dan strategi Felix tidak lagi harus mencari data yang sama untuk laporan setiap bulan. Permintaan otomatis dan data mengalir masuk tanpa perlu tindakan apa pun.

Secara keseluruhan, peningkatan transparansi yang ditawarkan oleh Asana telah menjadi keberhasilan besar bagi Awin. Dengan dapat melihat rencana proyek dari awal hingga akhir dan memvisualisasikan tugas mana yang saling dependen, pegawai dapat mengelola pekerjaan dan sumber daya mereka dengan lebih baik. Sekarang lebih mudah bagi tim global untuk berkomunikasi dan koordinasi lintas departemen telah meningkat secara signifikan.

Pertukaran email yang membingungkan dan biasa dilakukan tidak lagi diperlukan. Mereka yang terlibat dalam proyek dapat melacak berbagai hal dengan Asana dan pemetaan rumit dalam spreadsheet tidak lagi diperlukan.

Felix Witte, Direktur Pengembangan & Strategi Perusahaan, AWIN AG

Melihat ke masa depan

Awin kini telah mulai menggunakan Asana untuk memetakan tujuan dan hasil kunci (OKR). Sebuah proyek yang dipelopori oleh Felix dan timnya, seluruh perusahaan kini dapat mengetahui cara pekerjaan mereka menyokong pencapaian gol yang lebih besar. OKR telah menjadi alat manajemen yang penting dan para pemimpin di Awin akan terus mengeksplorasi cara menggunakannya, dan Asana secara lebih umum, untuk terus memberdayakan tim agar melakukan pekerjaan terbaik mereka.