Awin berpindah ke 4 hari kerja dengan Asana

Awin adalah penyedia pemasaran afiliasi terbesar di dunia. Perusahaan yang berkantor pusat di Berlin ini membantu pengiklan dan penerbit bermitra untuk mendorong penjualan. Layanan dilacak dan dibayar di platform untuk menjaga keamanan interaksi antara kedua belah pihak. Model bisnis ini berjalan sangat baik sehingga Awin memiliki 15.200 pelanggan periklanan internasional, lebih dari 211.000 mitra penerbitan, dan pelanggan di lebih dari 180 negara. Perusahaan ini memiliki lebih dari 1.100 pegawai dan sekitar 870 saat ini menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka. Berikut kisah tentang bagaimana hal itu terjadi.

Popularitas Awin terus meningkat sejak awal berdirinya 20 tahun lalu. Namun, meskipun dengan rekam jejak ini, tim belum siap untuk percepatan pesat yang dipicu oleh pandemi COVID-19. Proyek menjadi lebih besar, lebih kompleks, dan memiliki batas waktu yang lebih ketat. Bagian-bagian yang terisolasi yang mengandalkan spreadsheet dan email untuk kolaborasi tidak lagi efektif. Model ini juga tidak sesuai dengan visi masa depan Awin, dunia tempat empat hari kerja dalam seminggu dapat dijalankan. Dengan gol untuk mengoptimalkan proses dan mengadopsi metode kerja yang memungkinkan uji coba kerja 32 jam seminggu, Awin mulai mencari satu alat manajemen kerja untuk digunakan di seluruh perusahaan.

Mencari platform yang tepat untuk mengelola pekerjaan mereka

Awin tidak asing dengan alat manajemen kerja. Setiap bagian menggunakan alat yang berbeda untuk mengelola pekerjaannya. Namun, ini menciptakan sekat dan mempersulit kolaborasi antar-bagian. Yang dibutuhkan Awin adalah platform yang akan menyederhanakan organisasi dan berintegrasi dengan sistem yang sudah berfungsi untuk perusahaan seperti Microsoft Teams dan Jira. Pada saat itu, Asana sudah digunakan oleh 30 pegawai di tim pemasaran. Manajer Pemasaran Senior, Alexandra Bietz, adalah penggemar berat platform ini dan mengadvokasi platform ini ke seluruh perusahaan. Dukungan dari tim pemasaran membantu menempatkan Asana pada posisi yang baik, tetapi platform ini tidak dipilih sampai alat lain diuji dan dievaluasi.

Asana muncul sebagai pilihan yang lebih disukai karena antarmuka intuitif dan ramah pengguna serta transparansi penuh yang akan diberikan ke dalam pekerjaan di seluruh perusahaan.

Mencoba Asana dengan kampanye Black Friday

Awin memutuskan bahwa cara terbaik untuk memperkenalkan Asana ke seluruh perusahaan adalah dengan menunjukkan contoh konkret tentang efisiensinya. Perusahaan ini menguji coba platform ini dengan tim penjualan Jerman yang secara eksklusif menggunakan Asana untuk mengelola kampanye menjelang Black Friday. Sebagai hari yang sangat penting dalam ritel, persiapan Black Friday melibatkan banyak komunikasi, negosiasi, dan koordinasi. Tim penjualan secara efektif menangani semua ini di Asana dan memberikan umpan balik yang sangat positif tentang pengalaman mereka.

Selama periode Black Friday, 600 tugas biasanya diproses sekaligus. Kemampuan untuk berkomunikasi dalam tugas dan melihat progresnya secara bersamaan merupakan keuntungan besar bagi kami.”

Dengan pencapaian ini, Awin memperkenalkan Asana ke seluruh perusahaan. Kemudahan penggunaan Asana berarti platform ini mudah diadopsi oleh sebagian besar pegawai. Pegawai yang lebih paham teknologi segera mulai menggunakan fitur automasi Asana seperti Aturan dan fungsi pembaruan status. Mereka yang merasa menggunakan Asana lebih menantang memulai dengan daftar tugas dasar untuk membiasakan diri dengan cara kerja baru. Bantuan ekstra diberikan oleh tim kesuksesan pelanggan Asana yang menunjukkan kepada orang-orang apa yang dapat mereka lakukan di platform. Terlepas dari tingkat adopsi, ada peningkatan besar dalam hal transparansi di Awin yang segera dirasakan di seluruh perusahaan.

Sekarang Felix Witte, Kepala Pengembangan dan Strategi Perusahaan di Awin, adalah salah satu juara terbesar Asana. Menurut Felix, tidak ada platform lain yang telah diperkenalkan dan diadopsi secepat Asana. "Asana menawarkan banyak hal kecil yang memberikan nilai tambah besar saat disatukan," kata Felix. Salah satu hal favorit Felix tentang Asana adalah risalah rapat tidak perlu lagi dicatat karena pegawai langsung diberi tugas.

Sejauh ini, tidak ada platform lain yang diperkenalkan dan diadopsi secepat Asana. Awalnya saya harus membujuk, tetapi hari ini rekan-rekan saya telah menjadi juara Asana yang lebih hebat daripada saya.”

Peningkatan efisiensi dan empat hari kerja dalam seminggu

Peningkatan automasi dan efisiensi yang diberikan oleh Asana memungkinkan Awin untuk mengujicobakan empat hari kerja dalam seminggu. Perubahan menarik ini membuat pegawai lebih termotivasi untuk menyusun pekerjaan mereka dengan lebih baik di platform. Hasilnya, pekerjaan menjadi lebih efisien dan sumber daya digunakan secara lebih efektif.

Berikut beberapa proses yang telah ditingkatkan dengan Asana:

• Tim pemasaran global tidak lagi berdiri sendiri dan berkolaborasi dengan mudah satu sama lain. Tim dapat melaporkan lebih dari sekadar kepemimpinan lokal, sehingga lebih mudah untuk mengoordinasikan kampanye global dan berbagi pengetahuan.

• Proyek global dengan banyak pemangku kepentingan jauh lebih mudah dikelola. Contohnya, Awin Access adalah penawaran produk baru untuk toko online yang lebih kecil. Peluncuran proyek ini melibatkan berbagai tim internasional dengan ratusan subtugas di antara mereka. Asana membuat pengelolaan ini menjadi mudah.

• Penawaran baru oleh Awin dan mitranya mudah dikomunikasikan di Asana. Tidak perlu mengirim email ke seluruh dunia atau menggunakan spreadsheet yang rumit karena semua orang dapat melihat hal yang relevan bagi mereka di Asana.

• Pelaporan kini otomatis dan efisien. Tim seperti bagian pengembangan dan strategi Felix tidak lagi harus mengejar data yang sama untuk laporan setiap bulan. Permintaan otomatis dan data mengalir masuk tanpa perlu melakukan apa pun.

Secara keseluruhan, peningkatan transparansi yang ditawarkan oleh Asana telah menjadi kemenangan besar bagi Awin. Dengan dapat melihat rencana proyek dari awal hingga akhir dan memvisualisasikan tugas yang saling bergantung, pegawai dapat mengelola pekerjaan dan sumber daya mereka dengan lebih baik. Tim global kini dapat berkomunikasi dengan lebih mudah dan koordinasi lintas departemen telah meningkat secara signifikan.

Bola-bali email yang membingungkan tidak lagi diperlukan. Mereka yang terlibat dalam proyek dapat melacak berbagai hal dengan Asana dan pemetaan rumit dalam spreadsheet tidak lagi diperlukan.”

Melihat ke masa depan

Awin kini mulai menggunakan Asana untuk memetakan tujuan dan hasil kunci (OKR). Sebuah proyek yang dipelopori oleh Felix dan Timnya, seluruh perusahaan kini dapat melihat bagaimana pekerjaan mereka berkembang untuk mencapai gol yang lebih besar. OKR telah menjadi alat manajemen penting dan para pemimpin di Awin akan terus mengeksplorasi cara menggunakannya, dan Asana secara lebih umum, untuk terus memberdayakan tim untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.