Asana-tips: alles wat je moet weten over werkbelasting

Hoeveel helderheid heb je over de werkbelasting van je team? Als je 'niet veel' hebt geantwoord, dan ben je niet de enige. In feite zegt 1 op de 4 bedrijven dat ze geen proces hebben of vertrouwen op 'buikgevoel' om werk te verdelen. Als gevolg hiervan geeft maar liefst 80% van de werknemers aan zich overwerkt en bijna opgebrand te voelen. Werkbelastingbeheer geeft je een venster op de projecten van je team, zodat je ervoor kunt zorgen dat je team niet in die 80% zit en hen kunt helpen balans te bereiken - in plaats van burn-out.

Dus hoe ga je aan de slag met werkbelastingbeheer? Als je Asana gebruikt, heb je dat al -Werkbelasting is beschikbaar voor alle Bedrijf- en Enterprise Asana-klanten. Met Werkbelasting kun je visualiseren hoeveel je Team op zijn bord heeft en het werk indien nodig eenvoudig opnieuw in balans brengen.

Aan de slag met werkbelasting

Je kunt Werkbelasting gebruiken zonder enige instellingen. Het enige wat je hoeft te doen is een project of groep projecten toe te voegen aan een portfolio en vervolgens naar het tabblad Werkbelasting te navigeren. Daar zie je het werk van elk teamlid - over alle projecten in je portfolio - op één plek.

Je kunt ook inzet en capaciteit toevoegen in Werkbelasting, om beter te begrijpen hoeveel werk je team heeft. Klik op het tabblad Werkbelasting op Inzet toevoegen om een aangepast veld in te stellen voor inzet op basis van uren of punten.

Stel vervolgens een maximale capaciteit in voor elk teamlid. Als teamleden die capaciteit overschrijden, zie je een rode lijn in werkbelasting die betekent dat ze te veel te doen hebben.

Breng de werkbelasting van het team in evenwicht met slechts een paar klikken

Als je merkt dat een teamlid te veel op zijn bord heeft, kun je snel actie ondernemen en taken opnieuw toewijzen vanuit het tabblad Werkbelasting. Klik op de vervolgkeuzelijst om de drill-downweergave te openen en sleep en plaats taken om ze opnieuw in te plannen of taken opnieuw toe te wijzen aan andere teamleden. Je kunt ook vervaldatums opnieuw in evenwicht brengen en prioriteiten verschuiven om ervoor te zorgen dat niemand opgebrand raakt.

💡Tip: zorg ervoor dat je start- en einddatums gebruikt, zodat je een nauwkeurig beeld hebt van hoeveel inzet een bepaalde taak zal kosten.

Volg het werk van je team in een centraal project

Om ervoor te zorgen dat je inzicht hebt in elke opdracht waaraan je team werkt - en dat die taken nauwkeurig worden weergegeven in Werkbelasting - maak je een gecentraliseerd project om al het werk van je team vast te leggen. Je kunt zelfs een regel instellen om een taak toe te voegen aan het centrale project van je team, zodat er geen werk achterblijft.

💡Tip: onthoud dat subtaken niet worden weergegeven in werkbelasting - net zoals ze niet worden weergegeven in tijdlijn of agendaweergave. Als jij of een teamlid een taak heeft met verschillende subtaken die grote delen van het werk vastleggen, overweeg dan om die taak om te zetten in een project.

Voorkom Burnout met Werkbelasting

Werkbelastingbeheer is een cruciaal onderdeel van het bevorderen van balans voor je Team. Als je een duidelijk inzicht hebt in het werk van je team in al je verschillende projecten en initiatieven, kun je het werk het beste opnieuw in evenwicht brengen en prioriteiten verleggen om je team te ondersteunen. Gebruik Werkbelasting als een springplank om tijdens je volgende 1:1-vergadering met je team te praten over hun capaciteit.

Als je een Asana Business-klant bent, log dan in bij Asana om vandaag nog Workload te proberen. Of meld je aan voor een gratis Bedrijf-proefperiode voor meer informatie.