Wat staat er op de agenda? Hoe houd je effectieve vergaderingen

Vergaderingen, vergaderingen en nog meer vergaderingen. Tussen terugkerende teamsynchronisaties, planningsvergaderingen, brainstorms en projectcheck-ins voelt het waarschijnlijk alsof je agenda vol zit met vergaderingen. Wat waarschijnlijk ook zo is.

Als vergaderingen zoveel van je tijd in beslag nemen, dan moet je er veel uit halen - of je ze nu leidt of eraan deelneemt, toch? Helaas zijn de meeste vergaderingen voorbestemd om te mislukken. Het einddoel is niet duidelijk (of zelfs niet geïdentificeerd), er is geen agenda om de vergadering te leiden en mensen lopen weg met meer vragen dan antwoorden. Werknemers willen productief zijn en het gevoel hebben dat ze hun tijd besteden aan dingen die ertoe doen, maar wanneer vergaderingen geen structuur hebben, voelen ze zich ineffectief en als tijdverspilling.

Aangezien er maar zoveel uren in de (werk)dagen zitten, is hier een eenvoudig te volgen proces voor het houden van effectieve vergaderingen, zodat iedereen weet wat er besproken moet worden en weet wat de volgende stappen zijn.

Het is voorbereidingstijd: maak en deel je vergaderagenda

1. Identificeer de doelstelling en het doel van de vergadering

Voordat je zelfs maar begint met het controleren van de agenda's van mensen, vraag jezelf af: "wat moeten we bereiken in deze vergadering?" Als het een terugkerende vergadering is, helpt dit je ook om te bepalen hoe vaak je moet vergaderen. Als je bijvoorbeeld een planningssessie plant, kan het doel zijn om de belangrijkste mijlpalen voor de jaarlijkse doelstellingen van je team te identificeren, en het doel kan zijn om deadlines te bepalen en wie verantwoordelijk is voor elke mijlpaal. Zodra je het doel en de doelstelling hebt vastgelegd, kun je beginnen met het werken aan je planningsmagie.

2. Wat op te nemen in je vergaderagenda

Nu je weet waarom je de vergadering houdt, is het tijd om een agenda te maken die de discussie op het goede spoor houdt. Hoewel het verleidelijk is om het snel op een post-it te krabbelen vlak voor de vergadering, zal het voorbereiden van je agenda van tevoren ervoor zorgen dat je de juiste dingen prioriteert en niets belangrijks vergeet.

Begin met het schetsen van de thema's waarop je je in de vergadering wilt concentreren. Voor je jaarlijkse planningsvergadering kan dit gaan om het bespreken van resultaten, brainstormen en actiepunten om de planning vooruit te helpen. Om alles (en iedereen) op schema te houden, wijs je tijdblokken toe aan elk onderwerp, zodat je alles kunt bespreken wat je nodig hebt.

3. Voeg gespreksonderwerpen toe

Nu is het tijd om het vlees toe te voegen... eh, onderwerpen die je wilt bespreken. Voeg deze toe aan de juiste agendasectie, zodat je ze op het juiste moment tijdens de vergadering bespreekt. Hoe gedetailleerder je bent over wat je specifiek wilt bespreken, hoe beter.

Als je je agenda maakt in de tool waar je je werk bijhoudt, is het eenvoudig om bestaand werk toe te voegen of te linken aan relevante taken, zodat iedereen de context heeft die ze nodig hebben - en je hoeft geen extra werk te doen.

We hebben bewuste stappen gezet om vergaderingen effectiever te laten verlopen en productiever te worden, en Asana blijkt een belangrijk ingrediënt te zijn om dat initiatief vooruit te helpen.”

4. Deel de agenda met de deelnemers vóór de vergadering

Om meteen aan de slag te gaan, deel je de agenda van tevoren met de deelnemers. Als het klaar is en je kunt het opnemen in de uitnodiging voor de vergadering, nog beter. Op deze manier hebben deelnemers de tijd om zich vertrouwd te maken met gespreksonderwerpen, alle benodigde informatie voor te bereiden of verduidelijkende vragen te stellen vóór de vergadering. Dit geeft anderen ook de kans om onderwerpen toe te voegen of voor te stellen als er iets ontbreekt.

Laten we beginnen: houd je aan de agenda en leg onderweg actiepunten vast

5. Wijs een notulist aan

Je notities dienen als de schriftelijke vastlegging van je discussie, beslissingen en volgende stappen. Ze zijn ook handig voor mensen die niet in staat waren om een vergadering bij te wonen (agendaconflicten zijn reëel), maar moeten weten wat er is gebeurd. Wijs dus voordat de vergadering van start gaat een notulist aan die idealiter in dezelfde tool als je agenda en werk notities maakt. Op deze manier weten mensen precies waar ze moeten zoeken wanneer ze beslissingen moeten nemen over mijlpalen en projecten die uit je planningsvergadering zijn voortgekomen.

6. Doorloop vaste agenda-items en gespreksonderwerpen

Nu is het tijd om deelname aan te moedigen terwijl je elk onderwerp doorloopt. Hopelijk komen mensen voorbereid met informatie, gedachten en vragen omdat ze bekend zijn met de agenda (omdat je deze van tevoren hebt gedeeld 😉). Je wilt dat je teamgenoten het gevoel hebben dat hun stem ertoe doet, en er ontstaan geweldige ideeën wanneer mensen vrijuit ideeën met elkaar kunnen uitwisselen. En omdat er structuur is, blijft je discussie gefocust terwijl je van het ene onderwerp naar het andere gaat.

7. Wijs tijdens de vergadering actiepunten toe

Houd vervolg- en actiepunten bij en wijs ze toe zodra ze zich voordoen in plaats van te wachten tot het einde. Vergeet niet om ook vervaldatums voor actiepunten op te nemen - dit houdt teamgenoten verantwoordelijk en maakt de verwachtingen duidelijk. En het is het beste om deze bij te houden in je agenda (zoals in het agendasjabloon hierboven), zodat teamgenoten de vergadernotities kunnen raadplegen voor context.

Vergadering gesloten

Zodra je je vergadering hebt afgerond, hoef je geen tijd te verspillen aan het verzenden van de notities of het toewijzen van actiepunten - ze zijn al klaar. En hoewel het vooraf wat tijd kost om je voor te bereiden op je vergadering, is het voordeel van het organiseren van een productieve en effectieve vergadering (bijna) onbetaalbaar. Met een duidelijk doel, een Agenda en een actiegerichte discussie zal iedereen binnenlopen wetende wat er besproken moet worden en naar buiten lopen wetende wat de volgende stap is. En jij wordt een vergaderingssuperster.

Ontdek hoe Asana je kan helpen een geweldige werknemerservaring te bieden door al je cross-functional programma's en activiteiten beter uit te voeren.