6 tips voor operationele leiders om de tech stack van hun organisatie te optimaliseren
Samenvatting
Organisaties worstelen met een overweldigend aantal tools - gemiddeld 323 SaaS-applicaties - wat leidt tot gefragmenteerde werkdagen en verminderde productiviteit.
Het probleem begon de afgelopen jaren, toen bedrijven te veel investeerden in samenwerkingstools om het gebrek aan persoonlijke interacties te compenseren. Maar het deed meer kwaad dan goed. Volgens één onderzoek schakelen werknemers van Fortune 500-bedrijven ongeveer 1200 keer per dag tussen apps en tools.
Nu hebben organisaties leiders nodig, vooral in de operaties, om een sterk standpunt in te nemen over welke nieuwe tools nodig zijn. Anders brengt een tech stack vol met overtollige tools de efficiëntie van werknemers en de financiële gezondheid in gevaar. Door een proactieve aanpak te hanteren, kunnen operationele leiders organisaties helpen deze uitkomst te voorkomen.
Door de zes onderstaande stappen te volgen, kunnen operations-leiders zich bezighouden met applicatie-rationalisatie, een proces waarin je strategisch identificeert welke applicaties van je organisatie moeten worden bewaard, vervangen, uit gebruik genomen of geconsolideerd. Het resultaat is een geoptimaliseerde tech stack voor je bedrijf. Zo ga je aan de slag:
Maximaliseer impact met je tech stack in 2024
Bereid je organisatie voor op operationeel succes in 2024. Ontdek de verborgen kosten van een inefficiënte technologiestack en ontdek hoe je de efficiëntie van je eigen stack kunt evalueren.
1. Voer een tool-audit uit
Toolredundantie is een enorme belasting voor organisaties. Het centraliseren van werkgegevens op zo min mogelijk platforms moet de prioriteit van een operationeel leider zijn. Maar met mogelijk honderden tools in een tech stack, is het bijna onmogelijk om bij te houden wat elke tool doet.
Voer met je operationele teams een grondige 'tool-audit' uit om alle software en applicaties in je organisatie te catalogiseren. Definieer voor elke tool duidelijk het primaire doel en de specifieke use-case die het aanpakt. Als je het doel van een tool niet kunt verwoorden, is het een uitstekende kandidaat voor eliminatie.
Verzamel deze informatie in een gemakkelijk toegankelijk document of interne webpagina. Deel het vervolgens bedrijfsbreed, zodat alle teams en afdelingen op één lijn zitten over hoe ze deze tools kunnen gebruiken. Maak van deze audit een terugkerende jaarlijkse of halfjaarlijkse oefening om je toolinventaris Huidig en relevant te houden.
2. Identificeer tools die cross-functional werk bevorderen
In een wereld waarin cross-functional samenwerking vaak de katalysator is voor innovatie, is het essentieel om de juiste tools te kiezen om deze interacties te bevorderen. De beste tools dienen meer dan één persoon, project of doel - ze breken silo's binnen teams en tussen afdelingen af.
Vraag je operationele teams en andere afdelingen welke tools ze nodig hebben voor een effectievere cross-functionele samenwerking. Gebruik deze informatie om je te helpen investeren in tools die de activiteiten beter verbinden met de hele organisatie.
Streef ernaar een samenwerkingstool te selecteren die processen, informatie en tools kan consolideren in één centrale werkbron. Want hoe minder tijd je werknemers besteden aan het schakelen tussen apps, hoe meer ze zich moeten concentreren op het werk dat er toe doet.
3. Stroomlijn je tech stack door integraties te prioriteren
Een overvolle tech stack is een financiële en gebruikershoofdpijn. In plaats van werknemers te dwingen om tussen tools te schakelen om alles te krijgen wat ze nodig hebben, moeten operationele leiders pleiten voor tools die integraties gebruiken, die een hele tech stack op één platform kunnen verbinden.
Begin met het identificeren van je belangrijkste bedrijfstools en zoek vervolgens naar aanvullende apps die robuuste integraties bieden. Overleg met je operationele teams en afdelingen in het hele bedrijf die deze integraties zullen gebruiken, zodat ze aan de behoeften van het team voldoen.
Voordat je wijzigingen in je hele organisatie doorvoert, voer je een klein pilotprogramma uit om de efficiëntie van deze nieuwe integraties te testen en hun impact te meten ten opzichte van je doelen. Na succesvolle tests, documenteer je de nieuwe processen en train je je teams.
Een slimmere manier van werken
Met Asana kunnen operationele teams het stellen van doelen stroomlijnen, processen standaardiseren en de jaarplanning versnellen, allemaal op één plek.
4. Beoordeel de AI-gereedheid van je organisatie
Naarmate AI-technologieën blijven evolueren, bieden ze elke afdeling ongekende mogelijkheden om taken te automatiseren en inzichten te genereren. Maar onsamenhangende tools creëren onsamenhangende gegevens, waardoor een slechte basis voor AI wordt gelegd.
Voer een AI-gereedheidsbeoordeling uit om je organisatie te helpen strategischer te zijn over het integreren van AI in je tech stack. Identificeer hiaten in gegevenskwaliteit, integratie en vaardigheden van werknemers.
Zodra je hebt beoordeeld of je er klaar voor bent, kun je beginnen met het testen van AI-gestuurde tools die aansluiten bij de strategische doelen van je organisatie. Meet hun impact door middel van specifieke KPI's zoals tijdwinst, taakautomatiseringspercentage of verbeterde gegevensanalyse. Rol na een succesvolle pilot de AI-tools uit over de relevante afdelingen en zorg voor de juiste training en wijzigingsbeheerprotocollen.
5. Verminder toolvermoeidheid
Het beoordelen van de technologiestack van een organisatie moet een datagestuurde detox voor het bedrijf zijn, geleid door operationele teams. Met feedback van werknemers kunnen operations-leiders beter evalueren hoe tools teams beïnvloeden.
Doe dit door een enquête voor je organisatie te maken om afdelingen en teams te vragen naar de tools die ze gebruiken en of ze uitputting veroorzaken. Stel vragen over hoe werknemers zich voelen bij het gebruik van bepaalde tools. Probeer te identificeren welke tools het werk stimuleren en welke de mentale capaciteit uitputten. Met die informatie kun je duplicaten, onnodige tools en ruimtes identificeren waar tools silo's creëren die effectieve workflows blokkeren.
6. Laat werknemers meedenken
Hoewel het belangrijk is voor operationele leiders om te informeren welke tools je organisatie gebruikt, moet dit worden gedaan met de werknemers in gedachten. Creëer een feedbacklus, waar leiders input van werknemers kunnen krijgen over wat voor hen werkt en wat er moet veranderen. Dit stelt werknemers in staat om een actieve rol te spelen bij het definiëren van je tech stack.
Zet de eerste stap door een nieuw kanaal te implementeren in de berichtenfunctie van je bedrijf waar werknemers hun zorgen over technologische problemen kunnen uiten. Bekijk dit als onderdeel van je jaarlijkse planningscyclus en verzamel en analyseer feedback gedurende het jaar om terugkerende problemen en verbeterpunten te identificeren. Je zorgt ervoor dat werknemers zich meer gesterkt voelen en dat je zelf je beter geïnformeerd voelt in je besluitvorming over de tech stack.
Innoveer met een doelgerichte tech stack
Operations-leiders staan op een cruciaal kruispunt waar de keuzes die ze vandaag maken in technologie en samenwerking de toekomst van hun bedrijf zullen bepalen. Het maximaliseren van je tech stack gaat niet over het kiezen van meer tools, het gaat over het kiezen van de juiste tools - tools die cross-functional samenwerking kunnen verbeteren en kunnen dienen als een single source of truth, zoals een gezamenlijk werkbeheerplatform.
Door die route te volgen en je tech stack te consolideren, breek je silo's af, verbeter je de werknemerservaring en creëer je helderheid in je hele organisatie.
Maximaliseer impact met je tech stack in 2024
Bereid je organisatie voor op operationeel succes in 2024. Ontdek de verborgen kosten van een inefficiënte technologiestack en ontdek hoe je de efficiëntie van je eigen stack kunt evalueren.
