Samenwerking en coördinatie zijn verschillend - hier leest u wanneer je ze moet gebruiken

Meer samenwerking is niet altijd beter. Uit onderzoek van The Work Innovation Lab, een denktank van Asana, blijkt zelfs dat te veel samenwerking werknemers juist kan tegenhouden. In een enquête onder meer dan 1.500 werknemers zei 29% van de leiders dat de verwachtingen die aan werknemers werden gesteld om samen te werken hen ervan weerhielden hun werk te voltooien. 

Maar hoewel te veel samenwerking slecht is, moeten teams nog steeds samenwerken om bedrijfsdoelen te bereiken. De sleutel is om meer tijdbesparende coördinatie op te nemen in plaats van te focussen op samenwerking.

Coördinatie: de efficiëntere broer van samenwerking

Coördinatie stelt teams in staat om onafhankelijk te werken door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde raamwerken en manieren van werken. Het indienen van een ontwerpaanvraag is bijvoorbeeld een coördinatiehandeling. Er is al een proces, waardoor teams gemakkelijk kunnen samenwerken. 

Samenwerking daarentegen is veel tijdrovender. Het gaat om het ontwikkelen van iets geheel nieuws en vereist vaak dat belanghebbenden brainstormen, mogelijke oplossingen bespreken en beslissen over een weg vooruit. Om het bovenstaande voorbeeld te vervolgen, is het bepalen van het optimale proces voor het afhandelen van ontwerpaanvragen in je bedrijf een daad van samenwerking.

Samenwerking kost simpelweg veel tijd en energie - en het is niet altijd nodig. Door in plaats daarvan op coördinatie te vertrouwen, kun je broodnodige tijd vrijmaken voor werknemers om zich op hun werk te concentreren. 

Wanneer gebruik je samenwerking versus coördinatie: lessen van goed presterende bedrijven

Volgens onderzoek van The Work Innovation Lab gebruiken beter presterende bedrijven strategisch coördinatie voor bepaalde activiteiten en samenwerking voor andere. Dit helpt om de gevreesde samenwerkings-overbelasting te voorkomen, wanneer teams vastlopen in heen-en-weer-communicatie, zoals statusupdates, het bijwonen van vergaderingen en het beantwoorden van e-mails en berichten. 

Hier lees je hoe topbedrijven het opsplitsen. 

Wanneer coördinatie gebruiken 

Het Work Innovation Lab ontdekte dat beter presterende bedrijven de neiging hebben om te vertrouwen op coördinatie voor activiteiten die grotendeels van tevoren kunnen worden gespecificeerd en onafhankelijk kunnen worden uitgevoerd met behulp van bestaande processen. Dit omvat: 

• Informatieoverdracht

• Handoffs 

• Projectplanning

• Besluitvorming

Hoewel het misschien vreemd lijkt om coördinatie te gebruiken voor besluitvorming, veronderstelt The Work Innovation Lab dat goed presterende bedrijven vertrouwen op besluitvormingsraamwerken zoals RACI en RAPID, die besluitvormingsrollen coördineren en van tevoren specificeren. 

Wanneer gebruik je samenwerking?

Wanneer komt samenwerking in het spel? Volgens het onderzoek gebruiken goed presterende bedrijven samenwerking voor twee zeer belangrijke activiteiten: brainstormen en problemen oplossen. 

• Brainstormen: het doel van brainstormen is om iets nieuws te produceren. Als het goed wordt gedaan, levert het brainstormproces ideeën op die een persoon niet alleen had kunnen bedenken. Om brainstormen te laten werken, heb je een hoog niveau van communicatie en samenwerking tussen de deelnemers nodig. 

• Probleemoplossing: Onderzoek toont aan dat teams problemen sneller en effectiever oplossen wanneer ze cognitief divers zijn. En om cognitieve diversiteit te benutten, moeten werknemers zich psychologisch veilig voelen - in staat om ideeën te uiten zonder angst voor straf of vernedering. Net als bij brainstormen vereist het bevorderen van dit soort omgeving ook een hoog niveau van communicatie en samenwerking. 

Tips om de juiste aanpak te kiezen

Het Work Innovation Lab bestempelt samenwerking als 'duur', wat betekent dat het veel communicatie en heen en weer beweging tussen werknemers vereist. Dat betekent dat het loont om zorgvuldig te kiezen tussen wanneer je samenwerking gebruikt en wanneer je middelen moet besparen en in plaats daarvan coördinatie moet gebruiken. 

Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen bij het nemen van die beslissing. 

1. Wat voor werkactiviteiten zijn erbij betrokken? Als je met nieuwe ideeën of processen moet komen, is samenwerking waarschijnlijk vereist. Maar voor eenvoudigere taken zoals handoffs en goedkeuringen is coördinatie een betere gok. 

2. Sluiten de belangrijkste onderdelen van het werk netjes aan bij bestaande teams of functies? Als er afstemming is, streef dan naar coördinatie. Als er een gebrek aan afstemming is, is samenwerking waarschijnlijk nodig om ervoor te zorgen dat teams op één lijn zitten over verwachtingen, processen en verantwoordelijkheden voordat je begint.

3. Heb je een nieuwe reeks gedeelde doelen of prestatiestatistieken nodig om resultaten te bereiken? Als nieuwe doelen en prestatiestatistieken nodig zijn, moet je zwaar leunen op samenwerking. Maar als je resultaten kunt bereiken met bestaande teams, doelen en statistieken, dan moet je je in plaats daarvan concentreren op coördinatie. 

Download het volledige rapport

Voor meer informatie over hoe je onderscheid kunt maken tussen samenwerking en coördinatie in je eigen bedrijf, kun je het volledige rapport downloaden.

Een handleiding voor managers voor waardevolle samenwerking

In dit door onderzoek ondersteunde draaiboek krijg je inzichten over wanneer je samenwerking versus coördinatie moet gebruiken (en waarom dat onderscheid belangrijk is)

Ontvang het volledige rapport