Zo gebruikt Asana werkbeheer om de planning van middelen te optimaliseren
Initiatieven kunnen niet slagen zonder de juiste middelen. Niemand weet dit beter dan Rita Khayat, Asana's Head of PMO for Strategy and Operations. Khayat is verantwoordelijk voor het op schema houden van bedrijfskritische doelen - wat ze doet door de juiste middelen, op het juiste moment, toe te wijzen aan het belangrijkste werk.
Het team van Khayat is verantwoordelijk voor vier belangrijke bedrijfsgebieden binnen de CIO-organisatie:
Strategische planning en uitvoering
Programma- en projectbeheer
Operationeel en wijzigingsbeheer
Leiderschap en organisatieontwikkeling
Middelenbeheer is essentieel voor elk van deze gebieden. "Het is absoluut noodzakelijk dat we onze toezeggingen nakomen", zegt Khayat. Door het budget en de teamcapaciteit zorgvuldig te plannen, kan haar team consequent doelen bereiken en bedrijfsinitiatieven uitvoeren.
Hier zie je hoe ze het doen.
Inzicht krijgen in de capaciteit van het team
Volgens Khayat is capaciteitsplanning een van de grootste voordelen van Asana. Deze functie geeft haar inzicht in de bandbreedte van het team over projecten, zodat ze ervoor kan zorgen dat haar team genoeg budget en personeel heeft om vol vertrouwen hun roadmap te realiseren. "Prioriteiten en timing kunnen verschuiven, waardoor herallocatie van middelen nodig is", merkt Khayat op. "Dit onderstreept het belang van het behouden van zichtbaarheid in kritieke projecten."
Met capaciteitsplanning kunnen leiders in de toekomst kijken en zien wat er op het bord van hun team ligt - en vervolgens werk toewijzen voor de komende maanden op basis van de capaciteit van de rollen. Je kunt zien aan welke projecten mensen werken, het percentage tijd dat die projecten in beslag nemen en wie er mogelijk te veel toegewezen is. Wanneer een verandering nodig is, kunnen leiders gemakkelijk werk verplaatsen, tijdlijnen verlengen en middelen aanpassen.
Capaciteitsplanning geeft leiders zoals Khayat een totaalbeeld. En tegelijkertijd kunnen meer gespecialiseerde teamleiders nog steeds een gedetailleerd beeld zien van de capaciteit van hun team en waar iedereen aan werkt. Het team van Khayat heeft bijvoorbeeld één overkoepelend overzicht over de hele afdeling en meer specifieke overzichten voor elk team.
"Elke rol vereist verschillende functionaliteiten," legt Khayat uit. "Asana faciliteert beide behoeften effectief."
Ervoor zorgen dat projecten met hoge prioriteit goed bemand zijn
Prioritering is essentieel voor het Team van Khayat. "Er is veel vraag naar tal van projecten," merkt ze op. "We behandelen aanvragen van verschillende bedrijfsfuncties in de hele organisatie, op alle niveaus." Met zo'n groot aantal aanvragen heeft haar team een door gegevens ondersteund systeem nodig om te begrijpen wat belangrijk is, waar het bedrijf in moet investeren en wat kan worden gedeprioriteerd.
Haar team gebruikt drie belangrijke functies om effectief prioriteiten te stellen:
Formulieren om informatie over aanvragen te verzamelen en ze correct te dimensioneren
Portfolio's om teamroutekaarten bij te houden en ervoor te zorgen dat belangrijke initiatieven de juiste middelen hebben
Projecten om kleinere taken binnen elk initiatief te prioriteren
Laten we ze allemaal eens bekijken.
Bekijk Asana in actie
Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.
1. Aanvragen met Formulieren dimensioneren
Het team van Khayat gebruikt intakeformulieren om het aanvraagproces te standaardiseren. "Met een formulier kun je ongestructureerde gegevens omzetten in gestructureerde gegevens", zegt Jana Beiswenger, Head of Business Program Management bij Asana en lid van het team van Khayat. Dit geeft hen de informatie die ze vooraf nodig hebben, zodat haar Team nieuwe projecten kan evalueren en inschatten op basis van objectieve criteria.
"We eisen van aanvragers dat ze een reden voor hun aanvraag geven, de verwachte impact op de organisatie beschrijven en beschrijven hoe het zal bijdragen aan het bereiken van de bedrijfsdoelen", zegt Khayat. Zodra haar team die informatie heeft, kunnen ze een beoordelingsproces starten om elke aanvraag correct te dimensioneren. Dit helpt hen te bepalen 1) welke middelen de aanvraag vereist, en 2) welke impact het zal hebben op het bedrijf, bijvoorbeeld het genereren van een specifiek bedrag aan jaarlijkse terugkerende inkomsten. Van daaruit kan het team elk verzoek prioriteren binnen hun grotere roadmap.
2. Het bijhouden van routekaarten met portfolio's
Khayat heeft een roadmap-portfolio voor elk team om elk belangrijk initiatief waar ze aan werken bij te houden. Dit geeft haar een totaalbeeld van projecten, zodat ze de informatie heeft die ze nodig heeft om de juiste middelen op het juiste moment te prioriteren. Haar team gebruikt aangepaste velden om informatie in één oogopslag vast te leggen, zoals projectprioriteit, inzetniveau en of een initiatief een 'grote rots' is - oftewel een essentieel, resource-intensief item op de roadmap.
"Wanneer ik mijn roadmap-portfolio bekijk, kan ik onmiddellijk identificeren welke initiatieven grote stenen zijn, welke langetermijnprojecten zijn en welke snelle overwinningen zijn, onder andere," legt Khayat uit. Deze informatie is essentieel om mensen en middelen effectief toe te wijzen. Het stelt het team van Khayat bijvoorbeeld in staat om eerst met de grote taken te beginnen en vervolgens snelle overwinningen aan te pakken. "Deze categorisering verduidelijkt aanzienlijk hoe we onze capaciteit moeten beheren", zegt Khayat.
3. Taken binnen projecten prioriteren
Binnen elk project moeten leads ook prioriteit geven aan individuele taken om ervoor te zorgen dat teammiddelen effectief worden besteed. Jorge Zuniga, Asana's Head of Data Systems and Integrations, gebruikt een vergelijkbaar tagging-systeem in zijn team om middelen op projectniveau toe te wijzen. Met aangepaste velden kunnen ze in één oogopslag belangrijke details zien, zoals:
Taakprioriteit
Inzetniveau
Geschatte uren
Type aanvraag
Taakstatus (in de wacht, in behandeling, nog te doen, backlog, enz.)
En meer
Dit helpt het team van Zuniga om de belangrijkste taken te prioriteren. Het laat hen ook tickets met een lagere prioriteit inplannen wanneer ze extra tijd hebben. "Tijdens de sprintplanning taggen we elk item met een prioriteit", zegt Zuniga. "Taken met een lagere prioriteit gaan in een 'to do'-sectie en mensen kunnen ze oppakken als ze extra capaciteit hebben."
Tijd bijhouden die besteed wordt aan verschillende initiatieven
Nauwkeurige tijdregistratiegegevens zijn essentieel om projecten op schema te houden. Het team van Zuniga houdt precies bij hoeveel uur ze aan elke taak besteden, zodat ze kunnen vergelijken met de oorspronkelijke tijdlijnschattingen en begrijpen of ze over of onder het budget zitten. "Tijdens de sprintplanning berekenen we de geschatte uren en dan voegt iedereen zijn werkelijke uren toe", zegt Zuniga. Die cijfers worden dan automatisch in een capaciteitsplanningsrapport getrokken, waar Zuniga in realtime kan zien hoeveel uur teamleden aan projecten besteden. Als gevolg hiervan kan hij teams helpen taken opnieuw toe te wijzen om ervoor te zorgen dat niemand onderbenut of overwerkt is.
"Als ik merk dat iemand overbelast is, moet ik begrijpen waarom," zegt Zuniga. “Met Asana-rapportage kan ik precies zien hoe ze hun tijd besteden. Ik kan bijvoorbeeld alle ondersteuningstickets bekijken die een aannemer in een maand heeft voltooid en zien welke er langer duurde dan verwacht."
Het hebben van deze nauwkeurige tijdregistratiegegevens heeft de efficiëntie van het team van Zuniga verhoogd, van het beheren van de uren van aannemers tot het helpen van werknemers om verspilde tijd door context-switching te voorkomen - het verschuiven van aandacht tussen verschillende taken, wat volgens onderzoek tot 40% van iemands productieve tijd kan kosten.
“Met Asana is het team erg efficiënt geworden,” zegt Zuniga. “Met vijf fulltime werknemers kunnen we gemakkelijk het werk van 12 doen.”
Laat je middelen het verschil maken
Zorg ervoor dat bedrijfskritisch werk goed wordt bemand op elk niveau van je organisatie.
Laat je middelen het verschil maken
Door alle werkgegevens in één platform vast te leggen, kunnen de operations- en PMO-teams van Asana volledig inzicht krijgen in de bedrijfsprioriteiten en hoe teams hun tijd besteden. Als gevolg hiervan kunnen leiders hun belangrijkste werk bemannen, elke keer weer.
Leer hoe je team ervoor kan zorgen dat bedrijfskritisch werk goed wordt bemand, op elk niveau van je organisatie.
Bekijk Asana in actie
Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.
