Zo gebruikt Asana werkbeheer voor organisatorische planning
Samenvatting
Rita Khayat is een expert in het beheren van complexe, bedrijfsbrede programma's. Als Asana's Head of PMO for Strategy and Operations is Khayat verantwoordelijk voor het op schema houden van bedrijfskritische doelen. Ze doet dit met duidelijke processen, meer dan 20 jaar ervaring en een talent voor het gebruik van Asana om het volledige potentieel ervan te benutten.
Het team van Khayat is verantwoordelijk voor vier belangrijke bedrijfsgebieden binnen de CIO-organisatie:
Strategische planning en uitvoering
Programma- en projectbeheer
Operationeel en wijzigingsbeheer
Leiderschap en organisatieontwikkeling
Samen omvatten deze verantwoordelijkheden veel verschillende teams en vereisen ze een hoog niveau van cross-functional coördinatie. Het team van Khayat orkestreerde bijvoorbeeld onlangs een update van de productstrategie van Asana - een initiatief dat input vereiste van engineering, onderzoek en ontwikkeling, marketing, ontwerp en meer.
Wil je weten hoe haar Team het deed? Hier zijn Khayats geheimen om bedrijfsdoelen te bereiken en belangrijk werk op schema te houden.
Zichtbaarheid bieden op elk niveau
Khayats rol vereist dat ze coördineert met zowel individuele teams als C-suite-leidinggevenden. Dat betekent dat ze het werk op twee verschillende manieren moet zien: (1) een gedetailleerde weergave om teamleiders te helpen hun routekaarten en middelen te beheren, en (2) een overzicht in vogelperspectief om leidinggevenden te helpen de voortgang in één oogopslag te begrijpen. "Governance is cruciaal, wat inhoudt dat je de juiste mensen op het juiste moment zicht geeft," merkt Khayat op. "Belanghebbenden hebben afhankelijk van hun rol verschillende niveaus van detail nodig."
Haar geheim? Asana-portfolio's, waarmee ze gerelateerde projecten (en andere portfolio's) in één centrale commandohub kan groeperen. Dit helpt belanghebbenden om de voortgang richting doelen bij te houden en de gezondheid van belangrijke initiatieven op één plek te bewaken. Khayat creëerde bijvoorbeeld een 'leiderschapshub'-portfolio om Saket Srivastava, de CIO van Asana, op de hoogte te houden van activiteiten binnen de CIO-organisatie. Vanuit deze overkoepelende hub kan Srivastava snel de voortgang en impact van elk programma op de bedrijfsdoelstellingen volgen. "In mijn gesprekken met Saket is het mijn taak om de zichtbaarheid te bieden die hij nodig heeft om ervoor te zorgen dat onze uitvoering aansluit bij onze plannen", legt Khayat uit. "Mochten er problemen ontstaan, dan heeft hij onmiddellijk zicht nodig om weloverwogen beslissingen te nemen."
Belanghebbenden die een meer gedetailleerde analyse nodig hebben, kunnen in de leiderschapshub in individuele teamportfolio's duiken. Daar kunnen ze specifieke teaminitiatieven zien en begrijpen hoe deze aansluiten bij bredere bedrijfsdoelen. Ze kunnen ook mijlpalen, deliverables, verantwoordelijkheden, tijdlijnen en bedrijfsimpact bijhouden voor elk project waaraan hun team werkt. Als gevolg hiervan kan iedereen het volledige beeld van de lopende programma-activiteiten en hun relevantie voor de algemene strategische doelen begrijpen.
Beste praktijken standaardiseren
Volgens Khayat zijn structuur en organisatie essentieel om het bedrijf soepel te laten draaien. Teams hebben duidelijke, gestandaardiseerde processen nodig, zodat ze elke keer op de juiste manier aan de slag kunnen. Haar favoriete tool voor standaardisatie zijn Asana-sjablonen - kant-en-klare handleidingen die alle stappen beschrijven die nodig zijn om een nieuw project op te zetten.
"Wanneer we met de uitvoering beginnen, vertrouwen we op een gestructureerde aanpak op basis van deze sjablonen," legt Khayat uit. "Dit zorgt ervoor dat beste praktijken vanaf het begin worden geïntegreerd, waardoor we het proces vervolgens kunnen aanpassen aan de unieke eisen van elk project." Het team van Khayat gebruikt sjablonen die alle deliverables opsommen die nodig zijn om een project te voltooien, inclusief afhankelijkheden en taakeigenaren. Dit systeem helpt hen om direct aan de slag te gaan en automatisch taken toe te wijzen aan de juiste mensen, op het juiste moment.
Het team van Khayat maakt ook gebruik van de workflowstandaardisatiefuncties van Asana om consistente processen en uniforme rapportage in de hele organisatie te creëren, zonder veel hands-on werk. Met Asana kunnen leiders workflows op één plek maken, bekijken en bewerken en die workflows vervolgens toepassen op veel verschillende projecten. Ze kunnen bijvoorbeeld projectsecties, aangepaste velden om toe te voegen, regels om toe te passen en taaksjablonen om te gebruiken specificeren, waardoor consistentie en efficiëntie in projectbeheerpraktijken worden gewaarborgd.
Aanpassen aan verandering
Khayat weet dat verandering in het bedrijfsleven een gegeven is. Daarom bouwt haar team in elk project een duidelijk besluitvormingsproces in. Wanneer er verandering nodig is, zoals een aanpassing van de scope, tijdlijn of kosten van een project, zijn er vooraf bepaalde besluitvormers die kunnen helpen bij het uitstippelen van een pad vooruit.
"We hebben een stuurgroep voor elk project of programma," legt Khayat uit. "Zij zijn verantwoordelijk voor het nemen van de uiteindelijke beslissing wanneer een wijziging wordt voorgesteld." Een recent Asana-productinitiatief bevatte bijvoorbeeld een formulier om wijzigingsvoorstellen te verzamelen. Als er een beslissing nodig was, zou het formulier automatisch een taak toewijzen aan de juiste persoon in de stuurgroep om die keuze te maken.
Projecten en programma's in de organisatie van Khayat omvatten ook een systematische aanpak om beslissingen te documenteren en risico's te identificeren. En dankzij het gebruik van sjablonen door het team kunnen ze deze structuur in de hele organisatie standaardiseren, waardoor consistentie en helderheid worden gewaarborgd in de manier waarop teams met projectwijzigingen en risico's omgaan.
Bijhouden van prestaties
Voor de afdeling Enterprise Technology en IT van Asana is robuuste rapportage essentieel om ervoor te zorgen dat teams hun doelen halen. Door voortdurend toezicht te houden op de prestaties van belangrijke bedrijfsinitiatieven, kan Khayat teams helpen de koers te corrigeren en middelen aan te passen om het werk op tijd af te krijgen.
Het team van Khayat gebruikt bijvoorbeeld een Asana-dashboard om toezicht te houden op de oplossing van ondersteuningstickets. Met deze tool kunnen ze een uitsplitsing van incidentrapporten binnen een bepaalde periode zien, zodat leiders snel kunnen controleren of projecten volgens plan verlopen. En voor een meer gedetailleerde analyse gebruikt het team van Khayat een Tableau-integratie. "Met deze integratie kunnen we geavanceerde dashboards in Tableau maken die gegevens rechtstreeks uit Asana halen", zegt Khayat, waarbij hij de mogelijkheid benadrukt om diepgaande evaluaties uit te voeren om besluitvorming en strategieverfijning te stimuleren.
Middelen toewijzen aan verschillende teams
Het bereiken van doelen komt neer op één belangrijk ingrediënt: mankracht. Daarom geeft het team van Khayat prioriteit aan het plannen van middelen om overwerk te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen zijn tijd besteedt aan wat belangrijk is. Om dit te doen hebben ze inzicht nodig in de werkbelasting van elk Team, nu en in de toekomst.
De capaciteitsplanningsfunctie van Asana is de sleutel van Khayat om dit inzicht te krijgen. Met capaciteitsplanning kunnen leiders in de toekomst kijken en zien wat er op het bord van hun team ligt - en vervolgens werk toewijzen voor de komende maand op basis van de totale capaciteit van elk individu. Je kunt zelfs zien aan welke projecten mensen werken, het percentage tijd dat die projecten in beslag nemen en wie overbelast is. En als er een verandering nodig is, kunnen leiders gemakkelijk taken van de ene persoon naar de andere slepen en neerzetten.
Het team van Khayat heeft verschillende weergaven om capaciteit op verschillende niveaus te zien. Ze hebben bijvoorbeeld één overkoepelende weergave over de hele afdeling. "Voor iemand zoals ik is er een overkoepelende weergave die de hele afdeling bestrijkt en zichtbaarheid biedt in de hele CIO-organisatie," legt Khayat uit. "Bovendien hebben we meer specifieke weergaven voor elk team, waardoor leads toegang hebben tot een gedetailleerde uitsplitsing van de capaciteit van hun team en lopende projecten." Wanneer een lead een wijziging aanbrengt op Team-niveau, wordt dit ook weerspiegeld in de algemene weergave, dus het is niet nodig om werk te dupliceren.
Plan voor succes met Asana
Door al het werk in Asana vast te leggen, heeft het team van Khayat volledig inzicht in de hele CIO-organisatie, inclusief routekaarten, werkbelastingen, doelvoortgang en meer. Met die inzichten kunnen ze het bedrijf op schema houden om kritieke doelstellingen sneller te bereiken.
Ontdek hoe Asana je bedrijf kan helpen teams en processen in je hele organisatie te coördineren.
Bekijk Asana in actie
Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.
