Zo gebruikt Asana werkbeheer voor de onboarding van werknemers

Het onboardingproces van een bedrijf kan de prestaties van een nieuwe werknemer maken of breken. Niemand weet dit beter dan Mike Jordan, Asana's Head of Growth and Impact. Met meer dan 20 jaar ervaring helpt Jordan Asana de juiste raamwerken te creëren om elke werknemer te helpen gedijen. 

Zijn team bestrijkt vier hoofdgebieden: 

• Wereldwijde mensenpartners

• Leren en ontwikkeling

• Talent- en prestatiebeheer

• Werknemersrelaties

Samen vormen deze gebieden de volledige werknemerservaring bij Asana, inclusief het beste onboardingprogramma van het bedrijf. En volgens Jordan is het Asana-platform de sleutel geweest voor het succes van onboarding. "Als Asana geen Asana had, zou het me verbazen als we dezelfde geweldige onboarding-ervaring hadden," zegt hij. 

Bekijk Asana in actie

Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.

Demo bekijken

Onboarding-uitdagingen overwinnen met Asana

"Bij elk bedrijf waar ik heb gewerkt, hebben managers het moeilijk met onboarding", zegt Jordan. "Ze proberen een doordachte ervaring voor werknemers te creëren, maar dat is een uitdaging zonder een centrale ruimte om informatie te delen en de voortgang bij te houden. Dit kan met name het geval zijn voor HR-teams, die technisch gezien niet de ervaring bezitten of de middelen hebben die ze nodig hebben om de hoogwaardige ervaring te creëren die ze willen." 

Managers worden gedwongen om op meerdere platforms te navigeren om nieuwe werknemers de middelen en training te geven die ze nodig hebben, terwijl ze context bieden en ze op het juiste moment aan de juiste mensen voorstellen. En door dat alles is er geen duidelijke manier om de voortgang bij te houden en te begrijpen hoe het met nieuwe werknemers gaat. "Het vergt veel werk om alles goed te krijgen", zegt Jordan. 

Maar met Asana is onboarding eenvoudiger. "Met Asana kunnen we informatie op één plek delen, gestandaardiseerde onboarding-sjablonen maken, zodat alle werknemers een consistente ervaring krijgen, en managers inzichten geven in wat er gebeurt - zonder veel werk te hoeven doen", legt Jordan uit. “Als gevolg hiervan zijn nieuwe werknemers succesvoller en kunnen ze sneller integreren in het bedrijf.”

Hier is een diepgaande blik op hoe het team van Jordan onboarding optimaliseert met Asana.

Onboardingprocessen standaardiseren

Bij onboarding is consistentie belangrijk. In de ervaring van Jordan is dit een uitdaging voor alle bedrijven - van kleine startups tot grote ondernemingen - waar er geen gestandaardiseerd proces is voor alle teams. "Werknemers hebben meestal een geweldige ervaring als ze lid worden van een team dat veel middelen in onboarding steekt, of een vreselijke ervaring in teams met minder middelen en meer tijdsdruk", zegt Jordan. 

Om dit op te lossen, creëerde het team van Jordan een gestandaardiseerde onboarding-workflow met sjabloonprojecten.  Meestal nemen deze de vorm aan van onboarding-checklists. Vervolgens kunnen ze deze sjablonen eenvoudig dupliceren voor elke nieuwe werknemer om ervoor te zorgen dat ze de juiste stappen voltooien, op het juiste moment. Elk team kan deze projecten aanpassen aan hun behoeften, terwijl ze nog steeds dezelfde kwaliteitservaring behouden. "Voor het team, de managers en de werknemers geeft een gestandaardiseerd proces ons meer vertrouwen dat nieuwe werknemers een goede ervaring zullen hebben", legt Jordan uit. Hoewel deze projecten geen vervanging zijn voor workshops of welkomstsessies voor nieuwe werknemers, vergroten ze de ervaring en verbinden ze de punten voor werknemers.

Jordan heeft bijvoorbeeld binnenkort een nieuwe leider en werkt zelf door dit proces. "Ik heb al mijn onboarding-taken toegewezen gekregen om ervoor te zorgen dat ik het onboarding-project opzet, een mentor aan de nieuwe werknemer toewijs en ze aan het project toevoeg, zodat ze aan hun taken kunnen beginnen," zegt hij. "Dan kan ik onboarding-taken toevoegen die specifieker zijn voor de functie en het werk, maar ik heb een startpunt van 90%."

Handoffs stroomlijnen

Bij Asana werken meerdere teams samen om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers klaar zijn voor succes - allemaal vanaf het moment dat ze hun aanbiedingsbrief ondertekenen. Recruiters geven informatie door aan het People Operations-team, dat stappen start zoals IT-instellingen, betaling, voordelen, taken voor wervingsmanagers, communicatie met nieuwe werknemers en meer. Er zijn veel bewegende delen en Asana helpt het team bij te houden, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. 

Hier is een overzicht op hoog niveau van hoe dit werkt: 

1. Wanneer een nieuwe werknemer zijn aanbodbrief ondertekent, meldt een automatisering People Operations onmiddellijk dat er een nieuwe werknemer komt. 

2. Integraties met Greenhouse en Workday halen automatisch de gegevens van de nieuwe werknemer op, zodat het team deze kan beoordelen en goedkeuren. 

3. Zodra de informatie is goedgekeurd, start een automatisering de voorbereidingstaken voor de wervingsmanager. 

4. Het People Operations-team gebruikt één primair project om alle preboarding-operaties bij te houden, met aangepaste labels voor details zoals vrijstellingsstatus, locatie en meer. 

5. Met een bibliotheek met sjabloonprojecten kunnen ze snel onboarding-checklists dupliceren voor elke nieuwe werknemer, wat zorgt voor een gestandaardiseerde ervaring. 

De sleutel tot het onboarding-succes van Asana? Integraties. "Vooral voor grote ondernemingen zijn integraties essentieel voor het opschalen van onboardingprocessen met Asana", zegt Zach Warner, People Development Program Manager van Asana. "Op die manier kun je gespecialiseerde tools zoals Greenhouse en Workday blijven gebruiken door ze naadloos te integreren in je Asana-workflow." 

Zet eerste dagen om in eerste overwinningen

Onboarding hoeft niet zo moeilijk te zijn. Asana geeft je bedrijf één bron van waarheid om processen te standaardiseren, informatie naadloos tussen teams door te geven en elk vakje aan te vinken voor en nadat nieuwe werknemers zich aansluiten. 

Laat nieuwe werknemers sneller aan de slag gaan

Houd de prioriteiten van je team op schema met gestroomlijnde onboarding van werknemers en kortere opstartperioden.

Meer informatie