Zo gebruikt Asana werkbeheer om digitale roadmapplanning aan te sturen

Digitale roadmapping gaat niet alleen over het maken van een takenlijst van projecten - het gaat over het maken van slimme keuzes die echte resultaten opleveren. Een duidelijke en goed geprioriteerde roadmap vereist afstemming met belanghebbenden, het stellen van duidelijke prioriteiten en het maken van moeilijke afwegingen. Dani Spires, Head of Digital bij Asana, kent deze uitdaging van binnen en van buiten. 

"Als digitaal team moeten we de veranderende behoeften van het bedrijf ondersteunen en tegelijkertijd technische initiatieven stimuleren. Routekaartplanning helpt ons de juiste balans te vinden", zegt ze.

Om dit te bereiken, beoordeelt Dani's team regelmatig hun prioriteiten opnieuw en integreert ze feedback uit de hele organisatie om hun routekaart af te stemmen op strategische doelen. Het is niet eenvoudig, vooral niet als je met meerdere belanghebbenden werkt. Dat is waar Asana van pas komt.

Vier manieren waarop Asana routekaartplanning vereenvoudigt

Wanneer het goed wordt gedaan, helpt digitale roadmapping teams om de meest impactvolle projecten te prioriteren, de weg te bereiden voor groei en iedereen gefocust te houden op wat belangrijk is. Zoals Dani zegt, is het belangrijkste doel om "de prioriteiten van het team te achterhalen en te bepalen hoe we bandbreedte kunnen toewijzen om impact te stimuleren terwijl we gefocust blijven op andere initiatieven."

Om dit te laten gebeuren, hebben teams een centrale ruimte nodig om potentiële projecten te bekijken, strategie af te stemmen, beslissingen te nemen en voortgang bij te houden - en dat alles terwijl ze naadloos samenwerken.

Zo helpt Asana het team van Dani om het voor elkaar te krijgen.

Werk in de roadmap centraliseren voor zichtbaarheid

Een van de grootste uitdagingen bij het bouwen van een digitale roadmap is het op de hoogte houden van cross-functional partners tijdens het hele proces. Volgens Dani is de lijst met belanghebbenden van het digitale team "lang en breed" - met veel mensen met verschillende prioriteiten en verantwoordelijkheden die moeten meedenken voor nauwkeurige besluitvorming. En dat betekent dat het een uitdaging is om iedereen op de hoogte te houden.

Om dit op te lossen, vertrouwt Dani's team op de projectfunctie van Asana om een masterroutekaartproject te maken dat alle digitale initiatieven voor het boekjaar bevat. Aan het begin van het roadmapping-proces voegen belanghebbenden en teams hun voorgestelde projecten toe aan de master roadmap als Asana-taken, waardoor iedereen zichtbaarheid en een kans krijgt om mee te wegen. 

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het SEO-team van plan is om vier pijlerpagina's op Asana.com in het eerste kwartaal te vernieuwen. Om hun doel te bereiken, hebben ze digitale ondersteuning nodig om pagina-indelingen opnieuw te ontwerpen, nieuwe inhoud te uploaden en updates live te zetten. Tijdens het eerste roadmapping-proces voegt de SEO-projectmanager een taak toe aan de digitale roadmap die overeenkomt met het SEO-project, zoals 'Q1 Pillar Page Updates'. Vervolgens beoordeelt het digitale team de taak rechtstreeks in de roadmap en gebruikt het de verstrekte informatie om te beslissen of het al dan niet verder gaat met het project.

"Door een gecentraliseerd plan op één plek te maken, kunnen we al onze partners zichtbaarheid en een stem geven in het proces", zegt Dani.

Datagestuurde beslissingen nemen over middelen

Zodra Dani's team hun digitale roadmap-project heeft gemaakt, is de volgende stap om te beslissen welke projecten de uiteindelijke selectie moeten maken.

Maar het gaat niet alleen om het kiezen van het werk dat moet worden gedaan. Met zoveel betrokken belanghebbenden kunnen aanvragen de roadmap snel over de capaciteit heen duwen. Zoals Dani opmerkt, is er een delicate balans tussen het prioriteren van bedrijfskritische initiatieven - zoals projecten die verkoopleads of pijplijn stimuleren - en het strategische technische werk dat nodig is om groei op lange termijn te ondersteunen.

Om deze beslissingen te nemen, vertrouwt Dani's team op de aangepaste velden van Asana. Elke keer dat een aanvrager een voorgesteld project aan de roadmap toevoegt, taggen ze de taak met aangepaste velden die zijn ontworpen om het team te helpen zien waar het project in het grotere geheel past - en beslissen of ze het moeten aannemen of niet. Deze aangepaste velden omvatten:

• Leveringskwartaal: het geplande leveringskwartaal waarin het werk voltooid moet zijn.

• Commit: of het project is vastgelegd en het niveau van toewijding.

• Prioriteit: het prioriteitsniveau van de taak of het project. 

• Direct verantwoordelijk team: welk digitaal team zal verantwoordelijk zijn voor het project.

• Inzet: een numerieke schatting van 1–5 die de complexiteit van het project aangeeft.

Zodra projecten zijn toegevoegd en getagd, beoordeelt het digitale team hun werklast en beslist het hoe bandbreedte kan worden toegewezen aan verschillende soorten projecten, zoals strategische initiatieven, technisch onderhoud en ondersteuning van belanghebbenden. Met een snelle blik op de aangepaste velden kunnen digitale pijlerleads gemakkelijk afstemmen op de prioriteit, vereiste inzet en potentiële impact van elk project, waardoor het gemakkelijker is om de routekaart af te ronden.

"Met onze aangepaste velden kunnen we harde capaciteitsgesprekken voeren", zegt Dani. "We kunnen belanghebbenden laten zien wat er is aangevraagd, wat er is toegezegd en hoeveel inzet er nodig is - en die informatie vervolgens gebruiken als basis voor afwegingen."

Deze aangepaste velden helpen Dani's team ook om te zien hoe elk project aansluit bij de kerndoelen van Asana. Door taken te taggen met het bedrijfsdoel op hoog niveau waar ze naar streven, kan het team erop vertrouwen dat het werk dat ze vooruit helpen strategische doelen ondersteunt.

“Met Asana is alles met elkaar verbonden”, zegt Dani. "We kunnen duidelijk zien hoe onze prioriteiten aansluiten bij marketingdoelen en uiteindelijk bij de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen."

Werk verbinden tussen teams

Hoewel de digitale routekaart de belangrijkste bron van waarheid is voor de projecten van het digitale team, is het niet het enige project dat in het spel is. Verschillende teams werken vanuit meerdere, overlappende roadmaps, zoals marketing, productontwikkeling of klantervaring. Deze overlapping kan gemakkelijk leiden tot dubbele inzet en verspilde middelen.

Om dit te voorkomen, gebruikt Dani's team de multihoming-functie van Asana, waarmee één taak in meerdere projecten kan leven. Het Q1-pijlerpagina-project van het SEO-team kan bijvoorbeeld worden gekruist naar de SEO-routekaart, de routekaart voor contentmarketing en het sprintbord voor webontwikkeling, zodat iedereen op één lijn blijft en dubbele taken worden voorkomen.

"De digitale roadmap is zo massief en omvat zoveel functies, dat het gemakkelijk is voor taken om te verdwalen", zegt Dani. “Met multihoming kunnen onze kernpartners een digitaal project nemen en op hun routekaart zetten. Op die manier kunnen we alles met elkaar verbinden zonder werk te dupliceren."

Het werk op schema houden met realtime rapporten

Zodra de roadmap is vergrendeld en het werk begint, gebruikt het team van Dani het rapportagedashboard van Asana om de voortgang bij te houden. Het dashboard geeft een overzicht op hoog niveau van de projectstatus, waardoor het team snel problemen kan oplossen en knelpunten kan voorkomen.

 "We gebruiken de dashboardfunctie om onze voortgang bij te houden - waar we ons bevinden in termen van het behalen van de bedrijfsdoelen", zegt Dani. "Iedereen kan gemakkelijk zien wat de topprioriteit is, wat er geblokkeerd is en wat er over capaciteit is."

Aan het einde van elk kwartaal herziet het digitale team hun routekaart en past deze aan voor nieuwe bedrijfsprioriteiten. Als er wijzigingen zijn die een verschuiving in focus vereisen, worden deze besproken tijdens driemaandelijkse onderhandelingen, waarbij het Team beslist welke projecten verder moeten gaan. De bijgewerkte roadmap wordt vervolgens gedeeld met belanghebbenden om iedereen op de hoogte te houden van wijzigingen.

Zelfs na het einde van een kwartaal gaat het werk van het team door. Ze gebruiken dashboardstatistieken om successen en uitdagingen te identificeren en passen deze lessen toe op toekomstige planning.

"Door de begin- en einddatums van onze routekaart bij te houden, kunnen we zien hoeveel projecten er binnen het vastgestelde tijdsbestek zijn gepland en voltooid", zegt Dani. "Dan kunnen we die gegevens gebruiken om een duidelijk beeld te krijgen van hoe we jaar na jaar vorderen." 

Houd je digitale routekaart op schema

Een goed beheerde digitale roadmap hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Asana kan je team prioriteiten afstemmen, cross-functional samenwerking stroomlijnen en gegevensgestuurde beslissingen nemen die de strategische doelen van je organisatie ondersteunen, waardoor de weg wordt geëffend voor zinvolle resultaten.