Hoe het digitale team van Asana werkbeheer gebruikte om ons merk op te frissen

Als Head of Digital bij Asana ben ik geen onbekende in complexe projecten die meerdere teams en tools omvatten. Toen we besloten om een grote digitale merkvernieuwing op Asana.com te lanceren, wist ik dat we meer nodig hadden dan geweldige ideeën om succesvol te zijn - we hadden duidelijke communicatie, nauwkeurige planning en een solide uitvoeringsstrategie nodig om het voor elkaar te krijgen. 

Gelukkig hadden we de mogelijkheden van Asana om ons bij elke stap te ondersteunen. Ik ben verheugd om te delen hoe we ons eigen platform hebben gebruikt om het cross-functional initiatief van begin tot eind te beheren - en hoe je het kunt gebruiken om ook jouw grote projecten tot leven te brengen.

De uitdagingen van merkvernieuwing aanpakken

Voordat mijn team in de merkvernieuwing duikte, moest het duidelijkheid krijgen over de uitdagingen die voor ons lagen en alle risico's signaleren die van invloed konden zijn op ons succes. We hebben drie belangrijke gebieden geïdentificeerd:

• De structuur van de website: Asana.com maakt gebruik van een systeem van sjablonen en componenten, wat betekent dat alles op de site met elkaar verbonden is. Als je één component wijzigt, zoals een CTA-banner, verandert deze op elke pagina waar de component wordt gebruikt, niet alleen op de pagina waar je aan werkt. Hierdoor konden we de site niet één pagina per keer bijwerken. We hadden een manier nodig om te begrijpen hoe elk onderdeel op verschillende pagina's werd gebruikt om updates efficiënt te plannen zonder onbedoelde wijzigingen te veroorzaken.

• De projecttijdlijn: ons marketingteam had een harde deadline voor het lanceren van een out-of-home campagne, wat betekende dat onze updates moesten aansluiten bij die tijdlijn om een samenhangende ervaring voor onze klanten te creëren.

• Het altijd actieve karakter van de website: ons digitale team - en onze partners in andere teams - vertrouwden erop dat de site te allen tijde volledig operationeel was. We konden het ons dus niet veroorloven om de site te 'bevriezen' tijdens het maken van updates. Elke verandering moest worden uitgevoerd op een manier die verstoringen minimaliseerde en alles soepel liet verlopen.

"Het was een interessante uitdaging om de lichten aan te houden - live updates door te voeren terwijl prioritaire projecten nog steeds werden geactiveerd", zegt Rachel Rosin, Asana's Head of Digital Experience. "Zichtbaarheid was zo belangrijk, omdat we nog steeds pagina's aan het maken waren terwijl we het merk aan het vernieuwen waren."

Met deze uitdagingen gemarkeerd, wendden we ons tot Asana om een duidelijk plan uit te stippelen. 

Veel projecten die we in ons dagelijks leven doen, zijn voorspelbaar. Maar dit was niet zo. We moesten processen bouwen die ons konden helpen onze doelen sneller en efficiënter te bereiken. We hebben Asana gebruikt om een aangepaste oplossing te bouwen om al dit werk bij te houden. ”

Risico's beperken door zichtbaarheid en kruiskoppelingen

Voordat we met het werk konden beginnen, moesten we een duidelijk beeld krijgen van alle projectafhankelijkheden, potentiële knelpunten en overlappende taken om ervoor te zorgen dat we onze middelen verstandig gebruikten en risico's minimaliseerden. 

Eerst hebben we een Asana-project opgezet om te dienen als de master hub voor alle taken met betrekking tot de vernieuwing. Vervolgens hebben we individuele Asana-taken gemaakt voor twee hoofdcategorieën:

• Specifieke paginacomponenten die updates nodig hadden (zoals een CTA-banner)

• Individuele pagina's die updates nodig hadden (zoals de startpagina)

Voor elke pagina hebben we een lijst gemaakt van alle componenten, zoals banners of knoppen, die deel uitmaakten van die pagina. Vervolgens hebben we de componenttaken gekoppeld aan de bijbehorende paginataken. Dit maakte het gemakkelijk om te zien welke componenten op meerdere pagina's werden gebruikt, wat ons hielp om potentiële problemen vroegtijdig te herkennen en te beslissen welke pagina's we moesten prioriteren.

Zoals Rachel uitlegt: "Door componenten te koppelen aan overeenkomstige pagina's, konden we zien welke het meest werden gebruikt. Dat hielp ons de updates te zien die de grootste impact zouden hebben."

"Asana hielp ons te visualiseren hoe die eerste batches eruit zouden zien en het werk en de afhankelijkheden te beheren", voegt ze eraan toe. "Dat hielp ons echt gefocust te blijven op waar we ons bevonden binnen dit echt grote project."

Plannen en prioriteren met aangepaste velden 

Hoewel onze eerste projectopstelling ons een beter idee gaf van welke pagina's het meest logisch waren om bij te werken vanuit een componentperspectief, wilden we ons ook concentreren op de pagina's die de meeste impact zouden hebben zodra ze waren bijgewerkt. Voor ons betekende dat pagina's met het meeste verkeer. 

Om dit te doen, hebben we de aangepaste velden van Asana gebruikt om taken te taggen met twee belangrijke punten: 

• Paginaverkeer: we hebben elke pagina gelabeld met het verkeersniveau - zeer hoog, hoog, gemiddeld of laag.

• Componentvoetafdruk: we hebben gemarkeerd op hoeveel pagina's elke component verscheen, met behulp van labels zoals hoog, gemiddeld of laag.

Hierdoor konden we taken sorteren op welke updates de grootste impact zouden hebben, zodat we eerst de belangrijkste pagina's konden prioriteren.

Van daaruit besloten we tot een gefaseerde aanpak, waarbij we updates uitrollen in reeksen die vergelijkbare pagina's samen groepeerden. Door pagina's met vergelijkbare componenten te groeperen, konden we onze inspanningen vooraf laden, waardoor de latere fasen gemakkelijker werden omdat het grootste deel van onze componentbibliotheek al was bijgewerkt.

Cross-functional teams afstemmen voor effectieve samenwerking

Zodra we het plan en de tijdlijn hadden vastgelegd, was het tijd om aan de slag te gaan. Zoals bij zoveel digitale transformatieprojecten vereiste dit een naadloze samenwerking tussen meerdere teams, waaronder marketing, ontwerp, engineering, productmarketing en lokalisatie. 

Asana hielp ons op twee belangrijke manieren te coördineren tussen deze teams: door een central source of truth te bieden via ons vernieuwingsproject en door cross-functional samenwerking gemakkelijker te maken met multihoming.

"Asana gaf ons een single source of truth waar alles werd bijgehouden en bijgewerkt naarmate de dingen veranderden", zegt Rachel. "Het hielp ons ook om te zien hoe alle kleinere taken in elkaar passen om het grotere project te laten gebeuren."

Door alle taken met betrekking tot de vernieuwing in één hoofdproject te houden, werd een centrale ruimte gecreëerd voor updates, statusregistratie en duidelijke communicatie. Om elk team gefocust te houden op hun specifieke taken terwijl ze verbonden bleven met het grotere project, wendden we ons tot de multihoming-functie van Asana, waarmee elk team taken in hun eigen teamprojecten kon organiseren en bijhouden zonder ze te hoeven dupliceren.

De projectmanager van de rebranding had bijvoorbeeld volledig inzicht nodig in elk deel van het project. Onze partners in het engineeringteam hadden echter alleen inzicht nodig in de specifieke taken die verband hielden met hun werk. Met multihoming kon het engineeringteam deze taken toevoegen aan hun eigen projecten, waardoor hun werk georganiseerd bleef, terwijl diezelfde taken ook zichtbaar bleven in het hoofdproject. Dit hield iedereen op één lijn en gaf individuele teams de flexibiliteit om te werken zoals ze wilden zonder dubbele inzet.

"Als het erop aankwam om het werk daadwerkelijk gedaan te krijgen, was multihoming een game-changer," zegt Rachel. "Het liet ons verbonden blijven en de voortgang bijhouden zonder werk te herhalen." 

Op schema blijven met tijdlijnweergave

Toen we eenmaal begonnen met werken, vertrouwden we op de tijdlijnweergave van Asana om onze voortgang bij te houden. Dit gaf ons een overzicht van alles wat er in het hele project gebeurt, van sprintschema's tot batchreleases. Het gaf ook een duidelijk beeld van wanneer het werk begon, stopte en overlapte, waardoor het voor ons gemakkelijk was om mogelijke knelpunten of overcapaciteitsproblemen te herkennen. 

Door de projecttijdlijn te bekijken, kon Rachel snel zien of iemand te veel op zijn bord had of dat er te veel werk in een enkele sprint zat. Deze zichtbaarheid maakte het gemakkelijker om belangrijke afwegingen te maken en het werk naar behoefte te verplaatsen. Bovendien hielp het ons om het hele jaar door een gestaag tempo van updates te behouden, waarbij we kortetermijndeliverables in evenwicht brachten met langetermijndoelen.

"Als het ging om het voeren van die afwegingen, hielp de tijdlijnfunctie echt," zegt Rachel. "Het maakte het gemakkelijk om te zien wanneer de werkbelasting te veel werd." 

Stimuleer impact in je organisatie

Het beheren van complexe projecten zoals een merkvernieuwing kan een uitdaging zijn, en het hebben van het juiste projectbeheerplatform kan het verschil maken. Door de functies van Asana te gebruiken, waren we in staat om precies te leveren wat het bedrijf nodig had - het uitrollen van ons nieuwe merk op belangrijke pagina's op een strakke tijdlijn. We lanceerden de vernieuwde website naast onze merkcampagne, terwijl we onderweg nog steeds belangrijke verbeteringen aanbrachten aan onze technische platforms.

Voor ons bood Asana de zichtbaarheid, flexibiliteit en controle die we nodig hadden om iedereen op één lijn te houden, het project vooruit te helpen en zinvolle resultaten te behalen.

Als je een bedrijf bent dat innovatief is, doe je dingen die mensen nog nooit eerder hebben gedaan. Asana kan zich aanpassen om dat te ondersteunen. ”

Of je nu routinetaken uitvoert of projecten aanpakt die innovatief denken vereisen, Asana biedt een flexibel raamwerk dat zich kan aanpassen aan je behoeften.