4 tips om e-mail en Asana samen te gebruiken

Er zijn zoveel verschillende communicatietools, maar als het om werk gaat, is e-mail meestal onvermijdelijk. Dat is prima - we kunnen je helpen slimmer te werken door je e-mailworkflow te integreren met je Asana-workflow. Hier zijn vier eenvoudige manieren om het te doen.

Asana-updates op jouw manier

Je hoeft niet in te loggen op Asana om op de hoogte te blijven van het werk. Gebruik in plaats daarvan e-mailmeldingen om het werk dat voor jou het belangrijkst is in de gaten te houden. Je kunt kiezen welke soorten e-mailupdates je van Asana ontvangt en hoe vaak je ze ontvangt, waaronder: 

• Activiteitsupdates: ontvang een e-mail over elke @vermelding, nieuwe taken die aan je zijn toegewezen en voltooiingsupdates voor taken waar je medewerker van bent. Als je regelmatig updates wilt over het werk dat in Asana wordt uitgevoerd, zijn deze voor jou. 

• Alleen vermeldingen: zoals de naam al aangeeft, ontvang je een e-mail elke keer dat je @vermeld wordt in een taak of reactie. Bovendien laten we het je weten wanneer je een direct bericht ontvangt of wanneer er een taak aan je wordt toegewezen.

• Dagelijkse samenvattingen: krijg een dagelijks overzicht van nieuwe taken die aan je zijn toegewezen en aankomende vervaldatums. Je ziet al deze updates gebundeld in één e-mail, zodat je niet door meerdere e-mails hoeft te zoeken.

• Wekelijkse rapporten: als je minder vaak updates wilt, ontvang je een wekelijkse e-mail met een statusrapport over projecten in je portfolio's.

Deze updates maken het je gemakkelijk om onderweg op de hoogte te blijven, vooral op dagen waarop je niet zoveel tijd in Asana kunt werken. En vergeet niet dat alle informatie die we naar je e-mailinbox sturen ook in je Asana-inbox te vinden is. Ontdek hoe de inbox van Asana je de updates kan geven waar je het meest om geeft.

Taken rechtstreeks naar mijn taken e-mailen

Het is gemakkelijk om belangrijke e-mails uit het oog te verliezen, of het nu gaat om bestanden, herinneringen, projectupdates of iets anders. Zonder een eenvoudige herinnering om terug te komen op een e-mail, kunnen belangrijke actiepunten over het hoofd worden gezien.

Taken zijn de beste manier om die actiepunten vast te leggen, zodat je altijd weet wat er moet gebeuren, wanneer en wie het moet doen. Asana maakt het gemakkelijk om nieuwe taken rechtstreeks vanuit je e-mail te maken, zo werkt het: 

• Stuur elke e-mail door naar x@mail.asana.com. Dit maakt een taak (aan jou toegewezen) in de Asana-werkruimte die aan je e-mailadres is gekoppeld.

• Je kunt ook een nieuwe e-mail schrijven en er een taak van maken. Je onderwerpregel wordt de taaknaam, terwijl de hoofdtekst van de e-mail de taakbeschrijving wordt. Stuur het naar x@mail.asana.com en het zal op magische wijze verschijnen in je mijn taken.

De volgende keer dat je manager een aanvraag naar je e-mail stuurt, onthoud dan dat het gemakkelijk is om er een herinneringstaak van te maken in Asana.

Krijg werk gedaan vanuit je e-mailinbox

Voortdurend schakelen tussen apps kan een aanslag zijn op je tijd en productiviteit. Als je al in je e-mail zit, kun je daar blijven om werk in Asana gedaan te krijgen. Wanneer je een Asana-update in je e-mailinbox ontvangt, zoals iemand die je een taak toewijst, kun je direct in de e-mail actie ondernemen:

• Op de taak reageren: beantwoord de e-mail en je bericht wordt een reactie op de taak.

• De taak aan een teamgenoot toewijzen: beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld Aan: De taak wordt opnieuw toegewezen aan de opgegeven teamgenoot.

• Een teamgenoot als medewerker aan de taak toe te voegen: beantwoord de e-mail en voeg het e-mailadres van je teamgenoot toe aan het veld CC: Je teamgenoot wordt toegevoegd als medewerker aan de taak.

Stel je voor dat je door de jaarplanning navigeert, met veel cross-functional partners en snel bewegende werkstukken. Als je je teamgenoot in CC kunt zetten voor zichtbaarheid als medewerker, kun je snel binnen je e-mail bewegen en het werk op schema houden. 

Integreer Asana met je e-mailplatform

Integraties verbinden de tools die je al gebruikt met Asana, waardoor de noodzaak voor het schakelen tussen apps wordt verminderd terwijl je werk nog steeds op schema blijft. Onze integraties met Gmail en Outlook helpen je om e-mails over werk om te zetten in actie, zodat je inbox een verlengstuk wordt van je Asana-werkruimte.

De Gmail- en Outlook-integraties geven je de flexibiliteit om Asana daadwerkelijk in je inbox te gebruiken, in plaats van e-mails door te sturen naar x@mail.asana.com. Je kunt e-mailthreads omzetten in taken, die aan jezelf of een teamgenoot kunnen worden toegewezen, en je kunt ook een vervaldatum kiezen.

Door regels en de Gmail-integratie te combineren kunnen teams automatisch e-mails sturen vanaf een account. Teams kunnen ofwel handmatig e-mails sturen of triggers kiezen die automatisch een e-mail sturen naar je gekozen ontvangers. Als je aan een project werkt met veel e-mailupdates, zijn deze integraties ideaal om ervoor te zorgen dat werk nog steeds wordt vastgelegd en gedeeld in Asana - zonder heen en weer te hoeven schakelen tussen platforms. Asana Academie biedt aparte cursussen om je te helpen de beste praktijken te leren voor het gebruik van Asana met Gmail en Asana met Outlook.

Werk slimmer met Asana en je e-mail

Deze functies maken niet alleen je e-mail overzichtelijker, ze tillen je inbox ook naar een hoger niveau, zodat elk actiepunt wordt vastgelegd en er niets over het hoofd wordt gezien. Het verbinden van de punten tussen Asana en je e-mail betekent een soepelere workflow, waardoor je slimmer kunt werken met betere helderheid en efficiëntie.