Outreach, met het hoofdkantoor in Washington en internationale kantoren in Londen en Praag, was zo gegroeid dat de interne Workflow uit de hand liep. Iedereen gebruikte verschillende tools, van werkbeheerplatforms tot spreadsheets en apps voor het maken van notities. Teams hadden moeite om projecten te plannen, deadlines te halen en af te stemmen op gemeenschappelijke doelen. Bovendien probeerde de IT-afdeling een wildgroei aan tools te beheren en moest ze de beveiligingsrisico's ervan beheren, terwijl ze tegelijkertijd de manier van toestemmingen geven wilde vereenvoudigen.

IT-project- en programmamanager Carley McGee wist dat er iets moest gebeuren. Carley leidt de belangrijkste IT-implementaties van het bedrijf en runt het software-inkoopprogramma van Outreach. Haar team van zeven ondersteunt de meer dan 600 werknemers van het bedrijf, die haar allemaal dezelfde vraag stelden: "Wat is de beste tool om mijn werk te beheren?"

Naast mogelijke beveiligingsproblemen creëerden de gefragmenteerde workflows een omgeving waarin het volgende het geval was:

• Moeilijk was voor leidinggevenden om overzichten op hoog niveau te krijgen. Teams hadden moeite om gegevens over hun werk te presenteren en er was geen georganiseerd archief van werk en beslissingen.

• E-mails gemakkelijk over het hoofd werden gezien, omdat het werk niet op één plaats werd beheerd. Details project gingen soms verloren in de drukte.

• Het beheer van middelen was een giswerk. Niemand kon inzicht krijgen in het aankomende werk en de bandbreedte plannen.

Volgens de Anatomie van werk-index zegt 64% van de organisaties die werkbeheersoftware gebruiken dat hun bedrijf is ingesteld op efficiëntie, tegenover 27% van de bedrijven die geen systeem hebben om hun werk te beheren. Carley wilde ervoor zorgen dat Outreach aan de juiste kant van de scheidslijn bleef en besloot een oplossing te vinden die gemakkelijk te gebruiken, veilig en gebruiksvriendelijk zou zijn voor zelfstandige leerlingen. Het belangrijkste was dat het een tool moest zijn die mensen daadwerkelijk zouden gebruiken.

Op zoek naar eenvoud, beveiliging en flexibiliteit

Carley had een platform nodig met sterke beveiligingsmaatregelen, vooral gezien de huidige regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de California Consumer Privacy Act (CCPA). Wanneer mensen het bedrijf verlieten, moest Outreach de gegevens netjes kunnen overdragen aan een collega, en wanneer interne teams met derden werkten, moesten ze de toegangsniveaus van medewerkers gemakkelijk kunnen beheren.

Als eerste stap bekeken Carley en haar team de tools waarop andere teams bij Outreach waren geabonneerd. Engineering gebruikte een projectbeheerplatform dat goed voor hen werkte, en in eerste instantie overwoog het team van Carley om het uit te breiden voor breder, teamoverstijgend gebruik. Maar de interface was ingewikkeld en het onboarden van de rest van het bedrijf zou de middelen onder druk hebben gezet. Uiteindelijk liet Outreach Engineering hun bestaande tool gebruiken en koos het voor Asana voor de rest van het bedrijf, omdat het zowel eenvoudig is als aanpasbaar aan een breed scala aan use cases. Outreach integreerde eenvoudig Asana en Jira, de tool van Engineering, zodat teams elkaars voortgang konden volgen en informatie tussen platforms konden delen, waardoor silo's werden voorkomen.

Met Asana heeft het IT-team van Outreach nu de flexibiliteit om licenties toe te voegen naarmate het bedrijf groeit, en ze kunnen het ook verbinden met Okta, hun tool voor veilig identiteitsbeheer. Marketeers kunnen de toegang beperken tot aannemers die aan hun campagnes werken en de meerdere beveiligingscertificeringen van Asana helpen het team om vertrouwelijke informatie geheim te houden.

Elk bedrijf dat meerdere beveiligingscertificeringen heeft en laat zien dat ze beveiliging serieus nemen, betekent veel voor ons.

Carley McGee, manager IT-projecten en -programma's

Supergebruikers leiden de weg naar bedrijfsbrede adoptie

Outreach begon met iets meer dan 100 Asana-licenties, maar binnen een maand of twee was het gebruik enorm gestegen.

Wanneer nieuwe werknemers bij het bedrijf komen, voegt Carley ze toe aan Asana via de Okta-integratie en voor degenen die hulp nodig hebben om te beginnen, maakt ze een "Asana Basics"-onboardingproject van een sjabloon zodat ze actief kunnen leren hoe ze het platform kunnen gebruiken. Powergebruikers en Asana-voorstanders - meestal projectmanagers van verschillende teams binnen Outreach - hebben een Slack-kanaal om de beste praktijken te delen en nieuwkomers te begeleiden, die er terecht kunnen met vragen.

Het is vaak moeilijk om leidinggevenden ervan te overtuigen om Workflow-wijzigingen aan te nemen. Maar op het moment van implementatie stond een van de power users van Asana aan het hoofd van Sales Operations. In wekelijkse vergaderingen met de directie presenteerde hij het werk van zijn Team met behulp van portfolio's. Al hun projecten waren al vastgelegd en up-to-date in Asana, dus hij hoefde geen extra werk te doen om prestaties op te sporen of de laatste status bij te werken. Zijn gebruik van Asana toonde aan hoe makkelijk het voor directieleden was om meer inzicht te krijgen, en bracht anderen in de organisatie aan boord.

Een ding dat Carley geweldig vindt aan Asana, is de ingebouwde rapportage over gebruik en aanmeldingen. Het maakt het voor haar gemakkelijk om te zien of werknemers het platform daadwerkelijk gebruiken, en het stelt haar in staat om de kosteneffectiviteit bij te houden naarmate het aantal Asana-seats van Outreach groeit.

Het voelde bijna alsof de adoptie in verschillende teams van de ene op de andere dag gebeurde. Binnen een maand of twee was het gewoon, boem! Mensen die toegang tot Asana vragen. Het groeide vrij snel.

Van het plannen van werk op hoog niveau tot het bijhouden van doelen voor 1:1-vergaderingen

Asana is flexibel ontworpen en helpt teams binnen Outreach hun workflows te beheren:

• Marketing voert campagnes uit, werkt samen met aannemers en beheert externe evenementen.

• Sales Operations neemt aanvragen in behandeling, beheert systeemupdates en brengt aankomend werk in kaart.

• Het verkoopmanagement gebruikt Asana voor jaarlijkse planning en in één-op-één-gesprekken voor verantwoordelijkheid in loopbaangroei met rapporten.

• Verschillende teams beheren ook OKR's binnen de tool.

In plaats van alles handmatig bij te houden in spreadsheets, onboarde HR nu nieuwe medewerkers via automatiseringen die ze in Asana hebben gebouwd. Na een aanwerving brengt Recruiting HR via een project met een reeks taken op de hoogte, zoals het verzenden van een pakket voor nieuwe medewerkers, om de backend-onboarding te beheren. Door deze automatisering heeft HR twee dubbele invoerstappen geëlimineerd.

Naast de standaard werkbeheerfuncties van Asana, zoals projecten, taken en vervaldatums, hebben Outreach-teams een paar persoonlijke favorieten. Analytics gebruikt graag Formulieren voor inkomende aanvragen, waarbij ze vooraf de details vastleggen die ze nodig hebben voordat ze hun wachtrijen beheren. Teams zijn ook sterke voorstanders van Regels, die ze gebruiken om stappen te automatiseren en tijd te besparen, en Portfolio's, waar ze op hoog niveau de vinger aan de pols houden van projecten.

Het bedrijfsbrede gebruik van Asana heeft geleid tot een nieuw niveau van verantwoordelijkheid tussen managers en ondergeschikten. Er is minder heen-en-weer-communicatie en de zichtbaarheid van het werk is toegenomen. Dit is een groot voordeel geweest in 2020, toen alle Outreach-teams op afstand werkten. Aan de IT-kant besteden Carey en haar Team nu minder tijd aan het beheren van applicaties en kunnen ze gemakkelijker beveiligingsrisico's beheren.

Vlotte IT-beheer met Asana

Tegenwoordig wordt er bij Outreach geen werk meer over het hoofd gezien en zijn teams proactiever dankzij herinneringen voor projectkick-offs en deadlines in Asana. Met een naadloze workflow kan Outreach nu zijn klanten beter van dienst zijn en de verkoopcycli over de hele wereld met hernieuwde efficiëntie blijven optimaliseren.

Voordat we een goede projectbeheertool hadden voor de IT- en beveiligingsteams, moesten we veel handen vasthouden en mensen achterna zitten om updates over projecten te krijgen en te begrijpen wat er aan de hand was. Asana heeft daar enorm mee geholpen.