loanDepot navigeert door verschuivingen in de hypotheeksector met Asana

loanDepot heeft een revolutie teweeggebracht in de hypotheeksector met zijn digitale leenplatform, dat sinds de lancering in 2010 meer dan $ 500 miljard aan nieuwe woningen en geherfinancierde hypotheken heeft gefinancierd en miljoenen klanten heeft geholpen hun financiële en huiseigendomsdoelen te bereiken.

Het HR Technology & Payroll-team van loanDepot bedient de ongeveer 5000 werknemers van loanDepot in meer dan 200 lokale vestigingen in de Verenigde Staten. Het team stroomlijnt HR-workflows, ondersteunt HR-businesspartners en helpt het bedrijf bij het navigeren door complexe bedrijfsovergangen, zoals openbaar worden in 2021 en het opnieuw ontwerpen van de organisatie als gevolg van marktveranderingen in 2022.

Het team gebruikt Asana om HR-processen te stroomlijnen en personeel op een veilige en conforme manier snel toegang te bieden tot informatie. Met soepelere operaties kan HR-personeel zich concentreren op het ondersteunen van werknemers in plaats van achter gegevens aan te gaan of handmatig werk te doen. loanDepot-teams gebruiken Asana als een centrale werkruimte om cross-functional samen te werken bij werving, voordelen, salarisadministratie, IT, naleving en leiderschap, en door deze efficiëntieverbeteringen kan HR een groeiend aantal projecten en audits uitvoeren, evenals complexe personeelsveranderingen met duidelijkheid en vertrouwen implementeren.

SOX-conforme documentatie en informatieopslag

Het HR Technology & Payroll-team had het werk verspreid over veel verschillende projectbeheertools. Ze besloten het werk op één platform te centraliseren en kozen voor Asana omdat het eenvoudig te gebruiken en toch zeer aanpasbaar was om meerdere teams en hun workflows te bedienen.

Mike Wartenberg, VP van HR Technology & Payroll, waardeerde ook het vermogen van Asana om leiderschap en cross-functional partners een overzicht op hoog niveau te geven van tijdlijnen en afhankelijkheden, en om zichtbaarheid te bieden voor audits en beveiliging voor SOX-naleving. Mike zegt: "Als een beursgenoteerd bedrijf moeten we onze goedkeuringsketens laten zien voor naleving. Asana helpt ons dat vast te leggen." KPMG heeft het gebruik van Asana door loanDepot met single sign-on via Azure goedgekeurd voor extra lagen van authenticatie en beveiliging.

Transformatie van leningDepot via gecoördineerde HR-teams

Tegenwoordig zijn de HR-programma's van loanDepot gecentraliseerd in Asana, met automatiseringen, gemakkelijk toegankelijke informatie en gedefinieerde stappen om ervoor te zorgen dat processen correct worden uitgevoerd — allemaal helpen ze HR-medewerkers tijd te besparen, zodat ze hun energie kunnen herverdelen van handmatig naar strategisch werk. 

HR Technology-team: Self-service HR-verzoekbeheer

Het HR Technology-team, dat toezicht houdt op een aantal platforms en systemen, waaronder Asana en Workday (het kern HR-systeem van loanDepot), heeft Asana gebruikt om de projectimplementatie te beheren voor self-service workflows voor HR-aanvragen en goedkeuringen. Vóór Asana vertrouwde het team op e-mails en mondelinge goedkeuringen. Tegenwoordig hebben ze zelfbedieningsstromen voor managers om functiewijzigingen voor hun team in te dienen en personeelsbezetting aan te vragen, en voor werknemers om informatie in HR-systemen bij te werken, zoals informatie over voordelen.

Een Asana-project fungeert als een werkruimte waar cross-functional teams zoals beveiliging, werving en salarisadministratie de inkomende verzoeken kunnen ontvangen en vervullen. Elke aanvraag heeft een bijbehorende Asana-taak, gemaakt op basis van verschillende sjablonen die zijn aangepast aan de workflows van de verschillende teams. Verzoeken reizen langs het projectbord van nieuw naar in uitvoering om te voltooien.

Leiderschap heeft een hoog niveau van zichtbaarheid van alle HR-verzoeken in beweging. Dysiree Villalvazo, HR Technology Manager, zegt: "We hebben projecten aanzienlijk sneller kunnen doorlopen in Asana zonder dat iemand ze fulltime heeft beheerd."

Asana voor audits

Toen loanDepot eenmaal naar de beurs ging, nam de frequentie van haar audits toe en werd deze uitgebreider. Asana helpt het team te reageren op audits door historische gegevens op te slaan van wie de taken heeft voltooid, wanneer en hoe.

Wanneer Dysiree bijvoorbeeld een nieuwe beveiligingsgroep in Workday configureert, gaat ze naar de Asana-taak van het verzoek om notities in de taak vast te leggen, screenshots te uploaden en subtaken toe te wijzen. De taak toont een track record van welke teamgenoot de goedkeuring, configuratie, productie, enz. heeft voltooid. Later, als een audit om informatie over die beveiligingsgroep vraagt, kan Dysiree de geavanceerde zoekopdracht van Asana gebruiken om de taak te vinden en snel vragen te beantwoorden.

HR Operations-team: Projecten met hoge prioriteit implementeren

Het HR Operations-team gebruikt Asana om operaties met hoge prioriteit te beheren, zoals personeelswijzigingen, evenals alledaagse processen zoals de onboarding van werknemers, het testen van de naleving en het organiseren van groenblijvende werknemersbronnen.

Het HR Operations-team gebruikt een Asana-project om groepen te plannen en intern op elkaar af te stemmen, waaronder zakelijk leiderschap, zakelijke PR, HR-businesspartners en een extern adviesbureau. Het team ontwierp een end-to-end proces in Asana, dat stappen bevatte om met werknemers te communiceren en wijzigingen bij te houden met betrekking tot salarisadministratie, systeemtoegang met IT en gegevensupdates in Workday.

David Magana, directeur HR Operations, zegt: "We hadden een traceerbaar, goed gedocumenteerd proces nodig voor HR-projecten met veel afhankelijkheden en stappen voor verschillende managers en werknemers, en we hadden bevestiging nodig dat werknemers de juiste berichten hadden ontvangen en dat we onze plannen volgens schema doorliepen. We hebben besloten dat Asana de juiste tool voor het werk was."

Sequencing en automatisering in Asana voor tijdige werknemerscommunicatie

Om HR-wijzigingen te communiceren, heeft elke geassocieerde werknemer een bijbehorende Asana-taak die alle unieke informatie documenteert die nodig is om te communiceren over aankomende wijzigingen. Deze wijzigingen worden bijgehouden via een reeks stappen, weergegeven door subtaken, en toegewezen aan HR-medewerkers. Wanneer stap 1 in de reeks als voltooid wordt gemarkeerd, bijvoorbeeld een gesprek met de huidige manager van de werknemer, dan wijst Asana Rules stap 2 automatisch toe aan het volgende verantwoordelijke HR-teamlid, enzovoort. De stappen activeerden acties van de salarisadministratie en de IT-afdeling, terwijl de communicatie via het bedrijf strategisch trapsgewijs verliep.

Het organiseren van alle wijzigingsinformatie in Asana helpt om de reactie te verzachten, omdat HR-teamleden de taak van een werknemer kunnen bekijken, de fijne kneepjes van de situatie van de werknemer kunnen begrijpen en direct 1: 1-ondersteuning kunnen bieden zonder naar informatie te hoeven zoeken. David zegt: "Het operationeel maken van dit proces in Asana hielp ons tijd terug te winnen voor menselijke communicatie en ervoor te zorgen dat we veranderingen zo goed mogelijk afhandelden vanuit het perspectief van werknemersrelaties en naleving."

Het bieden van toezicht op verandermanagement aan leidinggevenden en het synchroniseren van HR-teams

Verschillende stadia van initiatieven worden vertegenwoordigd door verschillende Asana-projecten, die allemaal verbonden zijn met een masterportfolio en dashboard. Het leiderschap kan de voortgang van de uitrol tussen divisies zien en belangrijke gegevens worden vastgelegd in aangepaste velden voor de taak van elke werknemer, evenals informatie, communicatie en voortgang.

Het hebben van een duidelijke opeenvolging van stappen met geautomatiseerde meldingen hielp om HR-teams om veranderingen op een gecoördineerde manier door te voeren. "Wat in ons vorige proces een paar uur had kunnen duren — het communiceren van de status, het op de hoogte stellen van HR-teams wanneer ze een taak moesten uitvoeren — is nu onmiddellijk," zegt David. "Omdat voltooiingsstatussen in Asana stonden, hoefden we ze niet handmatig na te jagen en hadden we een duidelijk idee van wat we aan verschillende teams moesten melden en voldeden we tijdig aan de operationele stukken."

HR-personeel in staat stellen werknemers te bedienen

loanDepot is van plan om meer HR-workflows met Asana te automatiseren, extra zelfbedieningsprocessen uit te bouwen en Asana te integreren met de kern HR-systemen van loanDepot. Het HR Technology Payroll-team zal HR-businesspartners blijven ondersteunen door nieuwe efficiëntieverbeteringen en optimalisaties in Asana te verkennen, en te streven naar een naadloze infrastructuur om HR-personeel te helpen de werknemers van loanDepot beter van dienst te zijn — en op zijn beurt meer consumenten te dienen die hun dromen van huiseigenaarschap nastreven.