Leads.io vindt een betere manier om te 'kopen en bouwen' met Asana

Leads.io is een one-stop shop met een visie om de grootste leadgenerator ter wereld te worden. Het bereiken van deze ambitie via een gerichte 'koop en bouw'-strategie was echter een complexe onderneming, zoals Sjoerd Knol, Chief Process Officer bij Leads.io, uitlegt: "Bedrijfsgroei kan succes betekenen, maar als het team groeit, groeit ook de werkdruk en wordt het allemaal moeilijker te beheren." 

De anatomie van werk-index geeft aan dat managers 62% van hun werkdagen verliezen aan 'werk over werk'. Als verantwoordelijke voor de operationele efficiëntie maakte Sjoerd gebruik van de technologische kennis van het bedrijf om een managementhoofdpijn te voorkomen naarmate het bedrijf groeide. Het bedrijf had vooral behoefte aan de mogelijkheid om werkwijzen te standaardiseren naarmate er nieuwe aanwinsten bijkwamen, en om te weten hoe ze voortdurend konden verbeteren om de operationele efficiëntie in de loop van de tijd te vergroten. 

"We kozen voor Asana omdat het gebruikers in staat stelde workflows op te zetten en hun werklast te beheren zonder dat ze technische expertise nodig hadden," legt Sjoerd uit. "En met de mogelijkheid om taken toe te voegen aan meerdere projecten kunnen we taken van verschillende afdelingen combineren tot een algemeen projectoverzicht, zodat we altijd overzicht hebben over alle informatie die we nodig hebben." 

Aan de slag gaan met Asana is zo eenvoudig

Door gebruik te maken van de API's van Asana automatiseerde Sjoerd de migratie. En door empowerment zorgde hij voor de culturele acceptatie om de verandering te laten beklijven. "We brachten twee weken door met het campagnemanagementteam om actieve projecten te identificeren, maar Migrator.xyz voorkwam dat we handmatig werk naar Asana moesten overbrengen," zei Sjoerd. "We stelden een helpdesk in voor technische ondersteuning, maar lieten het aan de managers over om te beslissen hoe ze hun teams het beste konden betrekken en uitrollen. Het hielp dat Asana zo'n gebruiksvriendelijke interface heeft, dat maakte de overgang echt eenvoudig."

Vereenvoudigd werkbeheer brengt duidelijkheid

Grotere teams en grotere werkbelastingen zorgen voor Leads.io voor het gevaar van operationele silo's, die het bedrijf nadelig kunnen beïnvloeden - volgens de anatomie van werk-index mist 22% van de werknemers deadlines door onzekerheid over prioriteiten, terwijl jaarlijks 129 uur wordt verspild aan dubbel werk.

Door meer duidelijkheid en transparantie te bieden over waar iedereen aan werkte, bood Asana een centrale bron die Leads.io in staat stelde de controle over het bedrijf te behouden terwijl het zich uitbreidde. Sjoerd legde uit: "Om leads te genereren voor een klant moeten we soms meerdere landingspagina's opzetten - en elke pagina wordt behandeld als een individueel project. De Portfolio-opties in Asana helpen ons om deze afzonderlijke projecten te structureren en de huidige campagnestatus per klant bij te houden."

"We koppelen taken over meerdere projecten heen, zodat wanneer we een actie afvinken - bijvoorbeeld werken aan nieuwe creatives - de status wordt bijgewerkt, waar het project zich ook bevindt. En dan is Mijn taken een heel praktische manier om ervoor te zorgen dat onze mensen hun prioriteiten kennen, hun dagelijkse workflow kunnen structureren en taken aan anderen kunnen toewijzen."

De veranderingen hebben ook de noodzaak weggenomen van vergaderingen over 'werk over werk' - een activiteit die volgens De anatomie van werk-index 129 uur per jaar verspilt. Zoals Sjoerd uitlegde: "Met Asana hebben we bepaalde vergaderingen gewoon niet meer. Onze managers hoeven niet elke ochtend een uur te besteden aan het stellen van prioriteiten, en we hebben geen grote campagnestatusupdate - iedereen kan Asana op elk moment bekijken. Het is een veel efficiëntere manier van werken."

Door het elimineren van lange groepsmails heeft Asana ons werkbeheer vereenvoudigd.”

Intelligente inzichten ontsluiten voortdurende verbeteringen

Handmatig gegevens ophalen om te leren van eerdere projecten zou Leads.io meer kosten dan het project opleverde. Het liet het bedrijf blind draaien, niet in staat om te zien waar of hoe de prestaties te optimaliseren. Asana brengt echter ook duidelijkheid in processen, wat volgens De anatomie van werk-index 257 uur per jaar kan besparen.

In staat om gegevens over operationele prestaties te extraheren, had Leads.io eindelijk toegang tot duurzame intelligentie die bepaalt waar voortdurende verbeteringen het grootste effect zouden hebben. "De grootste winst die Asana ons heeft opgeleverd is een betere bezettingsgraad," legt Sjoerd uit. "Door Asana te integreren met onze Business Intelligence tool, Tableau, kunnen we zien hoeveel werk er wordt gedaan, hoe lang het duurt om het op te zetten en te voltooien, en hoe lang elke fase in het proces duurt en waarom. Het geeft ons veel meer grip op elke afdeling omdat we kunnen zien hoe hun werklast zich ontwikkelt - week na week, maand na maand, jaar najaar - om piekmomenten te identificeren en te weten wanneer we extra ondersteuning moeten inhuren."

Asana verminderde onze productopstellingstijd met 35% - inclusief goedkeuring van de klant.”

Gestandaardiseerde workflows stellen vooraf verwachtingen

Hoewel een effectieve manier om te schalen is, zou een kopen en bouwen-strategie onnodige operationele complexiteit kunnen toevoegen, tenzij Leads.io een consistente manier van werken implementeerde voor alle overnames. Asana bood een eenvoudige manier om iedereen snel op één lijn te krijgen, wat volgens De anatomie van werk-index 5,4 uur per week kan besparen.

"Asana heeft onze processen gestandaardiseerd en gemakkelijk te volgen gemaakt," aldus Sjoerd. "Mensen kopiëren gewoon het sjabloon in hun klantcampagne, waarin alle taken staan die moeten worden uitgevoerd en waarmee werk aan anderen kan worden toegewezen. Het hele project is overzichtelijk en iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

"En omdat we onze sjablonen opzetten als een grote checklist van te voltooien acties, hoeven we geen standaard werkprocedures meer te schrijven: alles is geïntegreerd in de workflow."

Productplannen kostten een campagnemanager vroeger minstens twee uur om te voltooien - Asana doet het in één seconde.”

Versnelling van het groeitraject

Leads.io is al een grote speler en genereert jaarlijks meer dan 5 miljoen leads voor 2600 klanten wereldwijd. Maar het bedrijf is nog volop bezig met zijn visie om de wereldleider in leadgeneratie te worden - door veel verder te schalen dan de huidige 250 specialisten en 11 wereldwijde kantoren om meer bedrijven te helpen hun publiek te bereiken en de best mogelijke ROI uit hun leads te halen.

Het benutten van de mogelijkheden van Asana is de sleutel tot deze toekomstige groei. "Als we tussen verschillende afdelingen aan campagnestrategie werken, kost het tijd om handmatig de juiste informatie op de juiste plaats te krijgen om tot de juiste conclusies te komen," legt Sjoerd uit. "Maar als we de API's van Asana laten inhaken op onze bestaande systemen ,zoals onze zelfontwikkelende marketing performance tool BERT, Client Portal en Google Workspace, voorkomen we dubbel werk en verbeteren we de kwaliteit van onze gegevens, omdat de aangepaste velden automatisch worden ingevuld."

"Er is ook meer mogelijk bij het koppelen van taken over meerdere projecten. Bijvoorbeeld als we geautomatiseerde regels toepassen om ervoor te zorgen dat nieuwe taken die aan een sjabloon worden toegevoegd er aan de achterkant worden uitgehaald. Dit bespaart niet alleen meer handmatige inspanning, het voorkomt ook dat een nieuw deel van het proces verloren gaat of vergeten wordt als we opschalen."

"Uiteindelijk geeft Asana ons een betere manier om onze visie op succes te bereiken."