GoodRx verhoogt de zichtbaarheid over het hele bedrijf met Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• GoodRX had een werkbeheeroplossing nodig die in de hele organisatie zou werken, niet alleen in individuele teams.

• Teams hadden geen gedeelde ruimte om te communiceren over werk en informatie te delen op een manier die gemakkelijk te volgen was.

• Het werk voor verschillende teams was in silo's en gefragmenteerd, wat leidde tot inefficiënties.

Oplossing

• GoodRx gebruikt Asana in het hele bedrijf om werk aan te vragen, bij te houden en erover te rapporteren.

• Teams brachten aanvraagworkflows naar Asana, waardoor de samenwerking tussen teams werd gestroomlijnd.

• Gedeelde projecten en rapportage geven teams zichtbaarheid en breken silo's af. 

• Elke nieuwe werknemer wordt getraind in Asana, met aangepaste training voor elk team.

Resultaat

• 125 werkdagen per jaar bespaard over meer dan 400 werknemers. 

• Meer inzicht in het werk dat in het hele bedrijf gebeurt door alles op één platform te beheren.

• Verbeterde middelenplanning met betere rapportage over voltooid werk en voltooide projecten.

Vóór COVID-19 was Asana onze bijbel voor het team. Nu is het nog meer zo. In plaats van met mijn collega's aan de andere kant van de tafel te praten, communiceren we in Asana-reacties. We kunnen nog steeds alles bijhouden wat er gebeurt zonder er persoonlijk bij te zijn.”

Silo's afbreken met één bron van waarheid

GoodRx had een tool nodig die flexibel genoeg was voor elk team om te gebruiken, maar uitgebreid genoeg om het hele bedrijf te runnen.

Asana gaf GoodRx een raamwerk om samen te werken tussen teams en informatie te delen zonder tijd te verspillen aan heen en weer communicatie.

Gestroomlijnde aanvraagworkflows zorgen voor een soepelere samenwerking

• GoodRx gebruikt Asana in het hele bedrijf om werk aan te vragen, bij te houden en erover te rapporteren. 

• Gedeelde projecten, zoals het Bewerkersproject waar aanvragen om inhoud te bewerken worden beheerd, maken het voor elk team gemakkelijk om inzicht te hebben in het werk. 

• Formulieren en taaksjablonen stroomlijnen aanvragen en zorgen er tegelijkertijd voor dat teams alle informatie krijgen die ze vooraf nodig hebben, wat gemiddeld 39,75 werkdagen per jaar bespaart. 

• Elke externe aanvraag wordt ook in Asana geregistreerd, zodat ze één central source of truth kunnen onderhouden.

Verbeterde rapportage informeert besluitvorming

• Omdat alles in Asana wordt gedaan, hebben teams toegang tot al het voltooide werk en kunnen ze oud werk bekijken met Geavanceerde zoekrapporten.

• Op die manier kunnen teamleden zien hoeveel werk ze in een bepaalde tijd hebben voltooid om toekomstige planning en middelenbehoeften te informeren - of, gewoon voor de lol, het helemaal terug te gooien naar 2018 om te zien hoeveel hun werk sindsdien is geëvolueerd.

Taken in meerdere projecten is een game-changer. Het is echt handig dat ik een taak kan hebben die zowel in het onderzoeksproject als in het project van de bewerkers zit, zodat we er allebei toegang toe hebben.”

Naadloos samenwerken met interne en externe belanghebbenden

Het onderzoeksteam had een manier nodig om samen te werken met alle soorten teamleden, zowel intern als extern. Zonder een effectieve werkbeheertool was het moeilijk om over het werk te communiceren en documenten te delen op een manier die gemakkelijk te volgen was. In plaats daarvan zou het onderzoeksteam eindigen met lange e-mail- of berichtenreeksen en zou belangrijke informatie verloren gaan in de chaos.

Asana gaf het onderzoeksteam de zichtbaarheid die ze nodig hadden om informatie en aanvragen efficiënt bij te houden.

Gestroomlijnde onboarding helpt het team te schalen

• Het onderzoeksteam opereert voornamelijk vanuit één centraal project.

• De eerste sectie in dat project heet de Welkomstsectie, die teamdoelen, communicatie-informatie, onboarding-inhoud en meer bevat.

• Nieuwe medewerkers worden aangemoedigd om in die taken te duiken om meer te weten te komen over hoe het Team werkt.

Verbeterde zichtbaarheid bevordert verantwoordelijkheid

• Het onderzoeksteam voegt vaak taken toe aan meerdere projecten, wat de zichtbaarheid en verantwoordelijkheid verbetert, zodat ze hun deadlines halen.

• Door taken op meerdere plaatsen te bekijken, kunnen ze aanvragen in hun kernproject bijhouden, maar ook taken toevoegen aan relevante projecten voor bewerkers, mediajournalisten of externe gasten in Asana.

We hadden een manier nodig om al onze verhalen en onderzoeken bij te houden zonder over elkaar heen te lopen. We hadden geen manier om te weten wie waar tijdens het proces aan werkte.”

Sneller werken met gecentraliseerde communicatie

Het marketingteam had een manier nodig om hun werk te coördineren, dat is opgesplitst in twee teams: het online team, dat werkt aan digitale marketing, en het offline team, dat zich richt op traditionele marketing. De twee teams beheren volledig gescheiden werkstromen, maar ze hebben nog steeds inzicht nodig in waar de ander aan werkt om effectief te kunnen markeren. Zonder een Werkbeheertool was hun werk in silo's en gebroken.

Asana gaf marketing een bron van waarheid om te communiceren tussen de online (digitale marketing) en offline (traditionele marketing) teams, waardoor ze efficiënter konden werken.

Gestandaardiseerde processen versnellen onboarding

• Het marketingteam laat nieuwe werknemers beginnen met een gids in Asana over welk element van hun tech stack ze wanneer moeten gebruiken. Ze hebben specifieke richtlijnen om ervoor te zorgen dat aanvragen, communicatie en werk allemaal op de juiste plaats gebeuren. 

• Zodra nieuwe werknemers hun tech stack hebben geleerd, krijgen ze hun eigen gepersonaliseerde rondleiding door Asana om zich te concentreren op hoe ze de tool elke dag zullen gebruiken.

Gecentraliseerde communicatie helpt marketeers sneller te bewegen

• Teamleden kunnen eenvoudig relevante taken bekijken en zichzelf toevoegen aan taken die ze moeten bijhouden. Zelfs als ze een dag missen of vrij nemen, kunnen ze altijd op de hoogte blijven met reacties op taken. 

• Dit bespaart hen gemiddeld 79 werkdagen per jaar omdat ze geen tijd verspillen aan het vragen van teamgenoten om updates of context die heen en weer schakelt tussen e-mails. 

• Omdat Asana-taken slechts één verantwoordelijke hebben, weten marketeers altijd wie de contactpersoon is voor het werk.

Er zijn drie belangrijke voordelen van het gebruik van Asana voor ons Team. We werden efficiënter, konden onze communicatie op één plek houden en waren in staat beter cross-functioneel samen te werken dan ooit tevoren.”

Je navulling is klaar om opgehaald te worden

Het GoodRx-team is toegewijd aan het publiceren van onderzoek en het bereiken van meer mensen, zodat ze Amerikanen kunnen helpen toegang te krijgen tot de zorg die ze nodig hebben tegen een prijs die ze zich kunnen veroorloven. En zoals altijd gebruiken ze Asana om hun werk bij te houden en die verhalen te vertellen.