Carmeuse bereikt slimmer HR-beheer met Asana

PersoonCarmeuse is een organisatie met 4.700 medewerkers dat de tand des tijds heeft doorstaan. Het bedrijf opereert wereldwijd met kerncompetenties in mijnbouw, apparatuur en technische oplossingen. De fundamenten van de 160-jarige geschiedenis bestaan uit vertrouwen, integriteit en samenwerking. En toch was het, zoals Koen Trappeniers, Human Resources (HR) Project Manager, uitlegt, "Een van onze zakelijke uitdagingen om volwassen te worden wat betreft het uitvoeren van projecten en gezamenlijk werk."

Wereldwijd werken er ongeveer 70 mensen in HR, voornamelijk gevestigd in Noord-Amerika en 10 landen in Europe. Zowel Koen als Laurent Peeters, Group HR Director - Organizational Development, zagen in dat er operationele efficiëntie te winnen viel wanneer silo's zouden worden doorbroken en gebruik zou worden gemaakt van gemeenschappelijke tools. Bovendien zorgde het gebruik van traditionele spreadsheets voor een enorme hoeveelheid ‘werk over werk’. Onderzoek van de Anatomie van werk-index toont aan dat 60% van ons werk wordt besteed aan het coördineren van werk en niet aan het specialistische strategische werk waarvoor we aangenomen zijn.

Ik was soms tot 40% van mijn tijd kwijt aan communicatie, her-communicatie, communicatie van de communicatie, voorbereiding van de rapportage en de status van het project. Ik wist dat er iets moest veranderen”

Eén tool voor een beter werkbeheer

Om het werkbeheer in HR te moderniseren, wilden Laurent en Koen een betere samenwerking mogelijk maken en dubbel werk vermijden - iets wat volgens de Anatomie van werk-index 236 uur per jaar in beslag nam. Koen stelde op basis van zijn eerdere ervaring vier tools voor, met een sterke aanbeveling voor Asana.

Asana is veel meer dan een projectbeheertool of een samenwerkingstool, ze neemt het werkbeheer voor haar rekening”

Blijf beter verbonden met Asana

Laurent en Koen wisten dat het belangrijk was om hun collega's van het HRIS-team (IT) er vanaf het begin bij te betrekken, om te voorkomen dat er in silo's gewerkt zou worden. Op deze manier werd wederzijds begrip opgewekt voor de zakelijke eisen, en overeenstemming bereikt op één enkele tool voor veilige voltooiing.

Er werd voor gekozen om Asana eerst snel te implementeren bij een eerste kerngroep van 10 mensen. Zo konden ze zien hoe goed het ontvangen werd en peilen hoe ze de adoptie konden stimuleren. Zoals Koen uitlegde: "We zijn heel klein begonnen, heel natuurlijk, en hebben het laten groeien terwijl we bezig waren."

Koen en Laurent zijn toen overgegaan tot het inbedden van Asana in de huidige werkpraktijken, zodat het meer algemeen aanvaard werd. "In het begin richtten we ons op gezamenlijke initiatieven, dus alles voor de project review board werd bijgehouden en gerapporteerd in Asana," aldus Laurent.

Carmeuse gelooft dat het Asana precies op het juiste moment gelanceerd heeft. Toen COVID-19 toesloeg, was Asana beschikbaar, waardoor iedereen betrokken en verbonden bleef tijdens het thuiswerken.

Een recept voor succes

Een intuïtieve tool

"Ik hou van een lijstweergave, maar sommige andere mensen geven de voorkeur aan een bord- of agendaweergave," zei Koen. "In één klik geeft Asana verschillende visualisaties van dezelfde gegevens weer, en toont ook de tijdlijn met afhankelijkheden."

Je kunt Asana gelijk wanneer je inlogt gaan gebruiken. Iedereen merkte op dat het een prachtige tool is en makkelijk te gebruiken, wat de invoering heel gemakkelijk maakte.”

De bloeiende gemeenschap

Carmeuse gebruikte trainingsvideo's van de Asana Academie om het meeste te halen uit de tool. Koen vertelde ook: "Ik heb me tot de Asana-gemeenschap gewend om ideeën op te doen, rechtstreeks van andere mensen die op het platform werken."

Een toegewijde leider

"Koen heeft de teamleden geholpen hun werk in Asana te verbinden, te gebruiken en te organiseren, zodat het niet 'zomaar een of andere tool' werd," zegt Laurent. "Wat betreft de ingebruikname was het geweldig om een voorstander te hebben die de rollout hielp leiden."

Uitvoeren van het werk dat de zaak doet groeien

De flexibiliteit van Asana betekent dat het HR-team het gebruikt voor het beheer van alle projecten in zijn wereldwijde activiteiten voor talentbeheer, ongeacht of het om lopende initiatieven gaat of om een eenmalig project:

Het HR-team gebruikt Asana om zijn bedrijfsdoelstellingen en OKR's bij te houden. "Het geeft ons zicht op wanneer iets moet gebeuren, wat er nog moet gebeuren, en waar het staat," zegt Koen. "De betrokken mensen, en ook ons HR-leiderschapsteam, krijgen meldingen wanneer mijlpalen of belangrijke taken voltooid zijn, zodat ze automatisch het overzicht krijgen dat ze nodig hebben."

Zonder Asana hadden we niet zo gefocust kunnen zijn en zo goed kunnen presteren als we vorig jaar hebben gedaan.”

"We hebben Asana ook gebruikt om een groot return on experience-project te beheren," vertelt Laurent. "Het beheerde de verschillende projectfasen: van de analyse via het behoud van bepaalde verbeteringen, via de installatie en het testen, tot aan de productie. We konden acties toewijzen aan teams in verschillende functies en regio's om zo te waarborgen dat we de input van iedereen hadden."

Elk kwartaal gebruikt Carmeuse Asana om de volgende release voor Oracle Enterprise Resource Planning Cloud te beheren. Als ERP van het bedrijf, dat backofficeprocessen en dagelijkse activiteiten automatiseert, kon Carmeuse het zich niet veroorloven dat er ook maar één stap mis zou gaan. Het strikte proces omvat activiteiten die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd, gevalideerd en goedgekeurd. Zo moet bijvoorbeeld elke nieuwe functie, na controle van de release notes, geanalyseerd en getest worden voordat deze in productie wordt genomen. Bovendien wordt het proces complexer, omdat het opeenvolgende stappen, middelen, en cross-functional samenwerking vereist. "We hadden een systematische aanpak nodig en Asana-sjablonen gaven ons de structuur die we nodig hadden om alles goed en op tijd te doen," vertelde Koen.

Vanaf de eerste dag heeft Asana zijn waarde bewezen

"Asana verbetert de manier waarop wij projecten aanpakken. Het gaat niet alleen om het voltooien van taken, maar om een mindset van hoe we efficiënter worden in het opslaan van informatie en het zichtbaar maken ervan," aldus Koen.

Laurent voegt eraan toe: "Asana vermindert de tijd die u besteedt aan interactie, het valideren, het opnieuw valideren en verzenden van documenten." Volgens de Anatomie van werk-index blijkt dat 87% van de ondervraagden elke dag bijna twee uur later werkt. Laurent kan er echter prat op gaan dat hij zijn week eerder afsluit met Asana!

Asana brengt het bedrijf samen

Laurent en Koen willen graag profiteren van de bestaande  integratiesvan Asana, vooral die met Microsoft Teams, om gesprekken te verbinden met uitvoerbaar werk in Asana.

Bovendien wil het duo het gebruik van Asana binnen HR uitbreiden. Ze bespreken nu al hoe terugkerende taken binnen Asana nauwere werkrelaties in het hele bedrijf kunnen bevorderen.

Asana helpt ons om aan de mensen die het project uitvoeren uit te leggen waar we ons bevinden, maar ook om belanghebbenden te overtuigen als we buy-in nodig hebben. Alles is voor iedereen zichtbaar.”