이 국제 기업에서 일하는 Onfido 운영 팀의 사명은 프로세스를 개선하여 부서가 더 효율적이고 효과적으로 일할 수 있도록 하는 것입니다. 이는 사람들이 불필요한 작업량을 늘리지 않고 더 많은 것을 달성할 수 있도록 돕는 것을 의미합니다.

2019년 9월 운영 디렉터인 Tom Booth가 운영 팀의 두 번째 구성원으로 합류한 이후, 운영 팀은 운영 매니저인 Naomi Shammas를 포함하여 28명으로 빠르게 성장했습니다.

운영 팀의 급속한 성장은 Onfido 전체의 궤적을 반영합니다. 계속 확장하고, 매출 목표를 달성하고, 부서 간 교차 기능을 촉진하기 위해 조직은 성장하는 과정에서 업무를 보다 효과적으로 정리하고 관리하는 데 도움이 되는 시스템이 필요했습니다.

스프레드시트로 인한 속도 저하

Tom과 Naomi가 합류하기 전, 업무를 관리하는 데 사용되는 스프레드시트와 이메일 시스템은 이미 병목 현상으로 파악된 상태였습니다. 이 시스템들은 진정한 교차 기능 구조에 적합하지 않았고, 정보가 사일로화되고 있었으며, 책임감 결여가 있었습니다.

중요한 것은 스프레드시트에는 민감한 정보를 처리할 때 필요한 보안도 부족하다는 점입니다.

Onfido는 조율을 강화하고 안전하게 확장할 수 있는 구조를 구축하기 위해 도구를 통합하고 조직 전체의 프로세스를 재고하기로 결정했습니다.

정말 협조적이고 가시적인 방식으로 여러 부서가 함께 일할 수 있고 모든 이들이 보조를 맞출 수 있도록 해 주는 툴을 갖추는 것은 저희의 비즈니스를 확장하는 데 대단히 중요한 부분입니다.

Tom Booth, 운영 디렉터

니즈 파악

교차 기능 협업과 성장이 Onfido 비즈니스의 핵심인 만큼, 팀은 다음과 같은 기능을 갖춘 툴이 필요했습니다.

• 수익 운영에서 신규 입사자 온보딩에 이르기까지 조직 전체의 다양한 기능 부서에 빠르게 확장하고 적응할 수 있는 도구

• 사람들이 고가치 업무에 집중할 수 있도록 사용하기 쉽고 직관적인 툴

• 기술 스택(Slack 및 Google Suite 포함)과 원활하게 연동할 수 있는 도구

• 실시간으로 업데이트되어 원활한 협업 가능

리더십 팀은 업무 관리 솔루션이 향후 초고속 성장의 핵심이 될 것이라는 점을 인식하고 신속하게 행동하여 업무 관리 솔루션에 투자하기로 하는 신속한 전략적 결정을 내렸습니다. 초기 도입 후, 그들은 Asana가 성장 중심의 목표에 완벽하게 부합한다는 것을 알게 되었습니다.

모든 사용자를 위한 도구

Tom, Naomi 및 그들의 팀이 챔피언이 되어 Asana는 이제 Onfido에서 전반적으로 사용됩니다.

비즈니스 전반의 부서가 Asana를 사용하여 프로젝트 타임라인을 작성하고, 종속성을 파악하고, 모두가 동일한 정보를 공유할 수 있도록 합니다. 마찬가지로, 미팅, 안건, 조치 모두 Asana를 통해 추적되므로 핵심 정보를 절대 놓치지 않습니다.

우리는 운영 팀뿐만 아니라 Onfido 전체에서 매우 교차 기능적으로 일합니다. 비즈니스 전반의 업무 중 최소 3분의 1은 '스쿼드'라고 하는 팀에서 수행됩니다. 스쿼드는 여러 부서의 대표가 공동의 목표를 향해 협력하는 부서 간 팀입니다.

Tom Booth, 운영 디렉터

이러한 교차 기능 업무 관리가 핵심이며, 비즈니스 전반에 걸쳐 업무를 멀티홈할 수 있는 기능으로 조율이 가능해졌지만, Onfido의 부서들은 또한 Asana가 각 부서의 니즈에 어떻게 적응할 수 있는지 발견했습니다.

• 인사 운영 은 Asana를 사용하여 면접부터 휴가 후 직원의 복귀까지 모든 프로세스를 추적하는 동시에 정보 보안을 엄격하게 관리하고 명확한 감사 추적을 생성합니다. Asana를 사용한 이후 전반적으로 감사 성과가 적극적으로 향상되었습니다.

• 수익 운영 은 고객 피드백을 Asana 보드에 자동으로 입력하여 고객의 니즈를 더 빠르게 파악하고 이러한 니즈에 대응하기 위한 명확한 워크플로를 제공합니다. 규칙 및 자동화 를 사용하면 이러한 신속하고 일관된 접근 방식을 더욱 지원할 수 있습니다.

• Tech Operations 는 DealHub 및 Salesforce를 비롯한 조직의 상용 플랫폼 사용을 포괄하는 대규모의 진행 중인 프로젝트인 Commercial Ecosystem을 Asana를 통해 추적합니다. 팀은 작업이 진행됨에 따라 업데이트할 수 있는 하위 작업과 태그를 통해 시스템에 신제품을 추가하는 것과 같은 대규모 작업을 세분화하고 정리할 수 있습니다.

Asana는 꿈과도 같은 도구입니다. Asana를 통해 진행 중인 모든 업무를 파악하고, 팀과 원활하게 소통하고, 이해관계자를 관리할 수 있습니다.

Corey Hume, Onfido 디자인 프로그램 매니저

신속한 온보딩 및 고객과의 더 긴밀한 연결

Asana를 사용하면 구식 도구로 인한 병목 현상을 제거할 수 있습니다. 따라서 팀은 구성 및 개별 작업에 할애하는 시간을 줄이고 새로운 목표를 달성하고 계속 확장할 수 있는 작업 수용량을 확보할 수 있습니다.

프로세스에 명확성을 부여함으로써 수익 운영팀은 그 어느 때보다 고객과 더 가까워졌습니다. 순수 고객 추천 지수(NPS) 피드백을 Asana에 직접 통합하면, 드물게 고객이 문제를 제기하는 경우에 팀이 문제를 파악하고 신속하게 조치를 취할 수 있습니다. 이를 통해 고객 불만족의 원인이 불분명한 사례가 0으로 줄어들었습니다.

한편, 인사 팀은 온보딩 주당 준비 시간을 16시간에서 10시간 조금 넘게, 한 명의 직원 온보딩 시간을 2시간에서 단 1시간 30분으로 단축했다고 추정합니다.

회사의 지속적인 성장을 목표로 하는 상황에서 이러한 간소화는 인사 팀이 새로운 목표를 달성하면서 신규 구성원을 온보딩하는 데 매우 중요합니다.

Asana가 없었다면 직원 수가 200명에서 400명으로 늘어나는 과정에서 어떻게 대처했을지 모르겠습니다. 정말 어려웠을 거예요.

소니아 크라코비아크, 인사 운영 리더

운영 팀의 Tom과 Naomi에게 비즈니스 전반에 걸쳐 Asana를 업무 관리 레이어로 도입하는 것은 혁신적인 일이었습니다. 리드 타임, 프로젝트 진행 상태, 업무에 소요되는 시간을 정확하게 추적할 수 있으므로 전반적으로 리소스 조달이 더 효과적이고 효율적입니다.

함께 초고속 성장의 다음 단계로 진입

앞으로 Tom과 Naomi는 조직이 행동, 프로세스, 툴에서 최대한의 목적성과 효율성을 유지할 수 있도록 계속 노력할 것입니다.

한편, 그들은 Project Dovetail를 시작하면서 Asana를 사용할 것입니다. Project Dovetail는 회사 전략, OKR, 지표를 한데 모아 모든 개인의 작업에 명확하게 연결하는 임무입니다.

하지만 그렇다고 해서 다른 곳에서 발을 떼는 것은 아닙니다. Asana가 확장 가능한 백본 역할을 함에 따라 Onfido는 모든 부서에서 향후 초고속 성장을 위한 준비가 되었습니다.