Olo 는 Chipotle, Jamba Juice, Five Guys를 비롯한 250개 이상의 레스토랑 브랜드를 위한 빠르게 성장하는 디지털 주문 및 배달 서비스입니다. 130명으로 구성된 팀의 50%가 미국 전역에서 원격으로 근무하기 때문에 신규 입사자가 탄탄한 토대에서 시작하는 것이 중요합니다. 이로 인해 핵심 목표인 직원 유지가 더욱 어려워집니다.

분산된 인력을 일관되고 참여도 높게 유지하기 위해 Olo의 HR 팀(People + Culture 팀)은 완전한 온보딩 경험을 설계하고, 급여 및 성과 검토에서 주식 및 컨퍼런스에 이르기까지 직원의 첫 출근일 이후의 모든 HR 니즈를 관리합니다. 인사 및 문화 팀 부사장인 Deanne Rhynard는 아주 사소한 HR 상호 작용조차도 뛰어난 회사 문화를 조성하는 데 도움이 된다고 생각합니다.

“우리 모두가 업무 목적으로 여기 있지만, 저는 모든 사람이 행복하기를 바랍니다. 직원들이 행복하면 회사를 계속 이끌어 줄 것입니다.”

이 팀은 Asana를 사용하여 아무리 세부적인 HR 프로세스라도 모든 프로세스가 원활하게 진행되도록 합니다. Deanne은 “당사에서는 항상 Asana를 사용합니다”라고 말합니다. “Asana는 전체적인 전략과 일상 업무에 꼭 필요한 툴이며, 원격 팀으로서 협업하고 각 구성원이 담당 작업을 명확하게 파악할 수 있습니다. Asana 덕분에 직원들의 책임 의식과 신뢰가 강화되어 업무를 효율적으로 처리할 수 있습니다.”

HR 성공의 비결: 상세하고 반복 가능한 프로세스

Olo의 인사 및 문화 프로세스 대부분은 매우 상세하며, 격주 및 월별 급여, 연간 성과 평가, 주식 배분과 같이 자주 반복됩니다. 또한 모든 신규 입사자에 대한 온보딩이 있습니다. 최대 130개의 단계가 있을 수 있으며, 이 모든 단계가 직원 유지에 중요합니다. Deanne은 “온보딩에서 한 단계를 놓치면 신규 직원의 입장에서는 실패이며, 회사를 대표하는 저에게도 실패입니다.”라고 말합니다. “직원이 퇴사할 위험이 있습니다. 그러면 직원 유지율이 낮아지고 모두가 만족도가 떨어지게 되죠.”

People + Culture 팀은 소규모이며 분산되어 있어 어려움이 더 커집니다. “3명으로 구성된 팀이지만, 30명으로 구성된 팀이어야 합니다.”라고 Deanne은 말합니다. “우리가 하는 일은 매우 중요합니다.” Deanne 본인은 시애틀에, 팀원들은 뉴욕에 있기 때문에 Asana를 사용하여 거리를 좁힙니다. “Asana는 뉴욕에 있는 직원들과 소통하는 데 도움이 됩니다. 팀원들이 어떤 업무를 수행하고 있는지 알 수 있으므로 진행 상황을 지속적으로 물어볼 필요가 없습니다.”

일반적인 할 일 목록으로는 충분하지 않은 경우

Deanne은 이전 회사에서 Asana를 처음 사용했으며, Olo에 입사했을 때는 다시 일반적인 할 일 목록을 사용하려고 했습니다. “정말 노력해봤지만 Asana 없이는 일할 수 없다는 것을 깨달았습니다.”라고 그녀는 말합니다.

Olo의 HR 프로세스 는 매우 상세하기 때문에 특히 어려우며, People + Culture 부서 외부의 많은 사람들이 관여한다는 사실도 문제입니다. “종이나 일반적인 작업 목록에 모든 것을 기록할 수 있는 방법은 없습니다.”라고 Deanne은 말합니다. “Asana를 사용하면 끌어다 놓을 수 있습니다. 마감일, 첨부 파일, 댓글로 업무를 정리하고, People + Culture 부서 내외부의 사람들에게 작업을 배정할 수 있습니다.”

온보딩에서 단계를 놓치면 신입 직원에게는 물론이고 회사를 대표하는 저에게도 실패입니다. 이제 완벽한 시스템을 갖추었기 때문에 업무가 누락되는 일이 없습니다. Asana는 절대적으로 필수적입니다. 이 도구 없이는 업무를 수행할 수 없었습니다.

그녀는 다시 Asana를 개인적으로 사용하기 시작했고, 점차 Asana 사용이 확대되기 시작했습니다. 이제 People + Culture 팀의 동료들뿐만 아니라 Olo의 고객 성공팀과 마케팅팀도 Asana를 사용하고 있습니다. Deanne은 “실수 방지 시스템이 있기 때문에 업무가 누락되는 일이 없습니다”라고 말합니다. “작업이나 정보를 놓치기 훨씬 더 어렵습니다.”

Olo의 철저한 온보딩 및 퇴사

Olo의 People + Culture 팀은 Asana에서 온보딩 프로세스를 프로젝트 템플릿으로 저장하며, 정규직, 계약 업체, 전근 직원별로 각각 하나의 템플릿을 만듭니다. 신규 입사자마다 템플릿을 복사하여 목록에 따라 작업을 진행합니다.

온보딩 템플릿은 온보딩 프로세스의 여러 단계를 나타내는 섹션으로 나뉩니다. 다음은 관련된 몇 가지 작업입니다.

• 관련 직원 정보: 이름, 개인 이메일, Olo 이메일 주소, 이력서용 ATS 링크, 팀 배정, 직함, 입사일, 근무지, 관리자 이름 등.

• 채용 마무리 작업: 신규 입사자 정보 기록, 채용 제안서 저장, 폴더 정리, 채용 계획 업데이트, ATS에서 채워진 직책 표시.

• 채용 서한 서명 후: CEO 환영 이메일 전송, 컴퓨터 주문 옵션, 규정 준수 문서, 버디 배정, 신원 조회 제출, 마스터 계획 문서에 추가.

• 온보딩 경험: 이메일 계정 생성, 초기 교육 미팅 설정, 소프트웨어 권한 할당, FitBit 주문, 증정품 가방 발송, 뉴욕 사무실 출장 계획, HRIS 시스템에 신규 입사자 추가, 첫날 준비 이메일 발송.

Asana 프로젝트를 사용하면 적절한 사람들이 계속 참여할 수도 있습니다. 채용 담당자와 People + Culture 팀 구성원은 Asana에서 프로젝트를 팔로우하며, 소프트웨어 권한을 할당해야 하는 회사 내 모든 직원도 마찬가지입니다.

오프보딩도 마찬가지로 원활하게 진행됩니다. 직원이 퇴사할 때 퇴사 프로세스를 통해 회사의 보안 및 보호를 보장하는 동시에 People + Culture 팀이 남은 업무를 모두 마무리할 수 있습니다. 직원은 Olo에서의 마지막 순간까지 전문적인 경험을 누릴 수 있습니다.

오프보딩 프로젝트 템플릿에는 퇴사 면담과 퇴사 계약 기록, 마지막 급여 마무리, 계정 해지, 소프트웨어 액세스 권한 제거에 필요한 프로세스가 포함되어 있습니다. 퇴사 사실을 기밀로 유지하기 위해, 다른 직원들에게 동료의 퇴사에 대한 통지가 있을 때까지는 적절한 People + Culture 담당자만 Asana에서 프로젝트를 팔로우할 수 있습니다.

Asana에서 다른 HR 프로세스 실행

Olo는 Asana에서 지원되는 수백 가지의 다른 HR 프로세스를 사용합니다. “Asana에서 프로세스를 설정하면 더 이상 신경 쓸 필요가 없습니다.”라고 Deanne은 말합니다. “덕분에 제정신을 유지할 수 있어요.” 다음은 몇 가지 예시입니다.

• 급여: 월 중 및 월말 급여용 템플릿을 통해 Deanne은 커미션, 보너스, 퇴직금, 주 세금, 시간제 근무, 휴가 등 예상치 못한 상황에 대처할 수 있습니다. COO, 재무 부문 수석 부사장, 회계팀 모두 급여 요약에 액세스할 수 있습니다.

• 성과 평가: 실제로 평가를 수행하는 사람은 관리자, 직원, 부서 리더이지만, Deanne의 프로세스는 적절한 시기에 그들을 참여시키고, Deanne에게 미리 알림을 보낼 시점, 후속 조치를 취할 시점, 메모를 기록할 시점을 알려줍니다.

• 미팅 안건: Deanne은 내부 미팅의 생산성을 유지하기 위해 1:1로 소통하는 모든 매니저와 부하 직원에게 안건을 사용합니다. 그녀는 일부 안건을 팀원들과 공유하고, 다른 안건은 비공개 메모로 사용합니다.

• 기타: People + Culture 팀은 컨퍼런스 계획, 소프트웨어 구현, 지분 관리에 Asana를 사용합니다.

고객 성공팀은 또한 Asana를 광범위하게 사용하여 고객 배포부터 관리 및 유지 보수에 이르기까지 모든 것을 관리합니다. 심지어 고객의 계정 궤적을 확인할 수 있도록 Asana 프로젝트에 고객을 추가하기 시작했습니다. Deanne은 “투명성과 가시성이 매우 중요합니다.”라고 말합니다. “이메일에서는 업무가 분산되어 고객 성공팀이 고객의 진행 상황을 놓칠 수 있습니다. Asana를 사용하지 않았다면 추진력이 떨어지고, 실망을 안겨주며, 실패했을 것입니다. Asana 덕분에 팀은 작업에 집중할 수 있고 커뮤니케이션이 원활하게 이루어집니다.”

참여도가 높은 분산된 팀

모든 직원의 HR 니즈가 충족되면 건강한 회사 문화를 위한 튼튼한 토대가 마련됩니다. “온보딩 프로세스와 그것이 직원 유지에 어떻게 기여하는지에 대해 훌륭한 피드백을 받았습니다.”라고 Deanne은 말합니다. 훌륭한 프로세스를 통해 Olo의 팀은 미국 어디에서 근무하든 참여도를 유지할 수 있습니다.

• 신입 직원 100%가 첫날부터 환영받는다고 느꼈습니다

• 신규 입사자 100%가 매니저의 지원을 받는다고 느낍니다.

• 98%가 채용 프로세스 중 HR 담당자와의 커뮤니케이션 수준에 만족했습니다.

• 한 직원은 “모든 사람의 환영을 받았고 온보딩 프로세스가 순조로웠습니다”라고 말했고, 다른 직원은 “People + Culture 팀이 매우 친절해서 매우 편안하게 지낼 수 있었습니다. 이것은 Olo의 문화에 훌륭한 분위기를 조성했습니다.”

Asana는 이러한 시스템이 매번 효과를 발휘할 수 있도록 보장합니다. “모든 미세한 단계를 기억할 수 있을지 모르겠어요.”라고 Deanne은 말합니다. “저는 매우 꼼꼼한 사람이지만, 이 일은 저보다 훨씬 더 방대합니다. 저에게 Asana는 성공과 같습니다.”