Asana로 매년 2,000개 이상의 깨끗하고 지속 가능한 바닥을 시공하는 EarthEnable

2007년 세계 은행 연구에서 연구자들은 흙바닥을 시멘트 바닥으로 교체함으로써 기생충이 78% 감소하고 설사가 49% 감소했으며 어린이의 인지 발달이 크게 향상된 것으로 나타났습니다. 흙바닥은 말 그대로 더럽지만, 질병과 모기가 번식하는 곳이기도 하며, 전 세계 10억 명이 넘는 사람들의 건강에 다른 위험을 초래합니다.

Gayatri Datar는 2013년 스탠퍼드 경영대학원에서 진행한 극도로 저렴한 비용으로 설계하는 방법에 대한 강좌의 일환으로 르완다를 처음 방문했을 때, 곳곳에서 흙바닥을 보았습니다. 방문 후 Gaya는 저렴하고 위생적인 대안을 설계하기 시작했고, EarthEnable 이 탄생했습니다. Gaya와 스탠퍼드 대학의 동료 학생은 지속 가능하고 환경 친화적이며 건강하고 저렴한 흙바닥을 만들기 위해 현지 자재와 식물 기반 실란트를 사용하여 솔루션을 개발했습니다. EarthEnable은 마을에 이미 존재하는 지식을 활용하여 풀뿌리 연구개발을 통해 새로운 바닥재 제품을 개발하고, 석공과 건축업자가 자신의 사업을 구축할 수 있는 기회를 지역 경제에 제공합니다.

현재 EarthEnable의 팀은 거의 600명의 직원으로 구성되어 있으며, 그중 99%가 르완다와 우간다 출신이고 100%가 르완다와 우간다에 기반을 두고 있습니다. EarthEnable의 수석 보좌관인 Ryan Conlin은 조직의 CEO인 Gaya와 긴밀히 협력하여 다양한 리더십 기능을 수행하고, 전사적 커뮤니케이션을 관리하며, 외부 파트너와 협업합니다.

부서 간 협업과 국경을 넘는 협업의 어려움

Ryan이 팀에 합류했을 때, 이메일, 스프레드시트, 문서를 비롯한 여러 가지 방법을 사용하여 프로젝트 진행 상황을 추적하고 있었습니다. 그는 "모든 것이 곳곳에 흩어져 있어 매우 혼란스러웠다"고 설명합니다. 또한, 조직의 직원은 르완다와 우간다 전역에 분산되어 있어 지리적 경계를 넘나들며 커뮤니케이션하고 협업하기가 어려웠습니다. 서로 다른 위치에 있는 사람들은 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 항상 가지고 있는 것은 아니었습니다.

결과적으로, EarthEnable 팀은 다음과 같은 몇 가지 문제에 직면했습니다.

• 사람들이 타임라인이나 문서가 저장된 위치, 담당 업무, 최신 상태 업데이트를 찾을 수 있는 위치를 잊어버리기 때문에 비효율적이었습니다.

• 사람들이 다양한 방식으로 업무를 추적했기 때문에 팀에 책임감이 부족했습니다. 매니저가 목표, 마감일, 프로젝트에 대한 직접 보고서를 작성하는 것이 어려웠습니다.

• 그들은 체계가 잡혀 있지 않다고 느꼈고, 자신들이 속한 조직과 그들이 봉사하는 사람들을 위해 더 나은 일을 할 수 있을 거라는 느낌을 받았습니다.

그래서 경영진은 조직이 업무를 더 잘 관리할 수 있도록 도와줄 솔루션을 찾기 시작했습니다. EarthEnable은 조직 전반에 걸쳐 역할이 크게 다르기 때문에 부서별로 업무를 정리하고, 책임감을 높일 수 있도록 개인에게 작업과 마감일을 배정할 수 있는 툴이 필요했습니다. 무엇보다도, EarthEnable은 많은 직원들에게 첫 번째 사무실 직업이기 때문에 모든 팀원이 사용할 수 있을 만큼 직관적이어야 했습니다.

기능적이고 직관적인 솔루션 찾기

Gaya와 EarthEnable의 리더들은 일반적인 프로젝트 관리와 타임라인 추적 요구 사항을 지원하는 Asana를 선택했습니다. Asana는 필요한 기능을 갖추고 있었고 팀 전체가 바로 사용할 수 있을 만큼 직관적이었습니다. 팀이 Asana를 도입하는 데 도움이 되는 방대한 리소스 라이브러리 와 지원 으로 인해 Asana는 스프레드시트, 워드 문서, 이메일을 대체할 수 있었습니다.

성공적인 도입을 위해 경영진의 지지를 얻는 것이 중요하다는 점을 알고 있었던 경영진은 Asana를 사용하여 진행 중인 우선순위와 팀 미팅을 추적하는 데 가장 먼저 전념했습니다. 그런 다음 조직의 나머지 구성원에게는 모든 작업이 Asana에서 추적되며 관리자는 툴에서 프로젝트 상태가 업데이트되는 것을 확인할 수 있을 것이라고 알렸습니다. 매니저와 보고서 모두 Asana를 사용하면 모든 구성원에게 책임을 묻기가 쉬워졌습니다.

작업 목록에 쉽게 액세스할 수 있고 관리자 보고서 커뮤니케이션이 개선되었기 때문에 사람들은 Asana가 제공하는 가치를 빠르게 확인할 수 있었습니다. 이는 선순환을 시작하고 사람들이 도구를 사용하도록 더욱 장려했습니다. 실제로 많은 직원들이 개인 할 일 목록에 Asana를 사용하기 시작했습니다.

우선순위를 간소화하고 더 효율적으로 일하기

조직 전체에서 Asana를 채택한 이래로 EarthEnable은 업무 방식에 많은 개선이 이루어졌습니다. 관리자도 보고서 작성자도 일대일 프로젝트 를 사용하여 개별 책임을 추적함으로써 서로에게 책임을 물을 수 있습니다. 댓글 을 사용하면 이해관계자가 어떤 사무실, 역할 또는 위치에 있든 작업 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다.

또한, 팀은 Asana를 사용하여 보조금을 신청하고 보고하는 효율성이 높아졌습니다. 각 보조금에 대한 작업을 사용하면 마감일, 보조금 담당자, 보고서 작성 시기를 쉽게 확인할 수 있습니다. Asana에서 보조금을 추적하면 EarthEnable이 더 많은 자금을 확보하고 조직에 멘토링과 아이디어를 제공하는 훌륭한 기부자와 관계를 유지할 수 있습니다. Asana 보고서를 통해 팀은 조직을 지원하는 사람들에게 기부금이 미친 영향을 쉽고 빠르게 보여줄 수 있으며, EarthEnable이 목표를 구체화하고 개선하는 데 더욱 도움이 됩니다. 그 결과, 마감일을 준수하는 수가 증가하고 전반적으로 보조금 프로세스가 원활해졌습니다.

Asana는 외부 후원자에게 투명성을 제공할 뿐만 아니라 EarthEnable 직원에게 조직 전체의 내부 가시성을 제공합니다. 이제 EarhEnable은 보드 보기를 사용하여 회사 전체의 수신 요청 을 하나의 프로젝트에서 추적합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 요청 상태를 파악할 수 있으며 여러 부서의 이해관계자가 쉽게 참여할 수 있습니다. 장비 수리 요청이든 조직 전체 시스템 개선 제안이든, 상태를 나타내는 명확한 레이블이 붙은 열을 제출하고 따르기 쉽기 때문에 모든 사람이 요청이 어디에 있는지 확인할 수 있습니다.

조직 전체에서 업무가 더 원활하게 운영될 뿐만 아니라 경영진의 우선순위도 간소화됩니다. Gaya, Ryan 및 기타 리더는 최상위 우려 사항 저장소를 유지하고 'Executive'라는 프로젝트에서 일합니다.

Asana를 조직 전체에 도입하고 워크플로를 사용하면서 Ryan과 조직 전체는 프로세스가 더 원활하고 빠르게 실행되며 모든 사람이 더 쉽게 협업할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 이는 EarthEnable이 서비스를 제공하는 지역사회에 더 빠르게 서비스를 제공할 수 있음을 의미합니다. 이는 조직과 더 나은 바닥재가 필요한 사람들에게 도움이 됩니다.

또한, EarthEnable의 모든 구성원은 프로젝트 관리 사고방식을 채택하여 조직의 효율성과 개인의 효율성을 높였습니다. EarthEnable은 많은 직원들이 처음으로 사무실에서 일하는 경험이기 때문에 Asana는 시작하기에 좋은 곳입니다. 이 도구를 사용하면 모든 직원이 프로젝트를 철저히 생각하고, 작업 목록의 우선순위를 지정하고, 어디서부터 시작해야 하는지에 얽매이지 않고 업무에 집중할 수 있습니다.

처음부터 끝까지 혁신을 계속하다

EarthEnable은 항상 바닥을 더 위생적이고 저렴하게 만드는 데 전념해 왔습니다. 2019년에는 현지 채석장이 아닌 고객의 뒷마당에서 자재를 얻는 방법을 개발했습니다. 이 새로운 방법을 통해 그들은 계속해서 가격을 낮추고 르완다인들에게 더 나은 바닥재를 제공할 수 있습니다. 토양 바닥은 호흡기 질환을 악화시킬 수 있기 때문에 코로나19 팬데믹 이후 이 문제는 더욱 중요해졌습니다.

새로운 생산 방식에는 많은 재교육이 필요하며, EarthEnable은 지역 석공들과 협력하여 이러한 새로운 재료와 관련된 기술을 가르쳤습니다. EarthEnable은 Asana를 사용하여 연구개발부터 석공 교육, 새로운 건물 절차에 이르기까지 전체 프로세스를 추적하고 관리했습니다. 그 결과, 2020년 3월부터 새로운 방법을 사용하여 1,200층 이상의 바닥을 설치할 수 있었습니다.

Ryan, Gaya 및 팀은 효율적인 비즈니스에서 시작하여 더 나은 바닥을 구축할 수 있는 더 혁신적이고 지역 특성에 맞는 방법을 찾는 데 전념하고 있으며, 올해와 그 이후에 공급망과 전체 설치 프로세스를 더욱 단축하기 위한 야심찬 목표를 가지고 있습니다.