마케팅 운영 매니저인 Victoria Sanches와 선임 마케팅 운영 매니저인 Liz Dean은 2019년에 CityFibre에 합류했으며, Victoria는 기업 마케팅 및 커뮤니케이션 팀에, Liz는 소비자 팀에 소속되었습니다. 이 두 팀의 대상은 주민, 부동산 개발업체, 주요 도시 이해관계자, 건축 파트너 등 내외부적으로 다양합니다.

CityFibre의 급속한 성장세를 유지하고 팀이 다양한 고객에게 최상의 서비스를 제공하는 데 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 하려면 두 마케팅 팀 모두 협업을 간소화하는 워크플로 관리 툴이 필요했습니다.

우리는 Asana를 사용하면서 프로젝트와 작업에 대한 최신 정보를 활용해 일하고 목표 달성을 위해 협력하고 있다는 명확성과 자신감을 얻었습니다.

Liz Dean, CityFibre 선임 마케팅 운영 매니저

성공을 위한 간소화

Liz와 Victoria의 역할의 핵심 요소는 프로세스와 플랫폼을 최적화하고, 새로운 학습을 추구하며, 접근 방식을 조정하여 마케팅 팀의 업무 방식을 간소화하는 것입니다.

Victoria는 과거에 프로젝트 관리 툴을 사용한 적이 있었습니다. 그녀는 CityFibre에 입사했을 때 사용하던 도구가 기본적인 기능만을 제공한다는 것을 알게 되었고, 팀의 요구 사항에 더 적합한 다른 도구가 있다는 것을 파악했습니다.

빅토리아와 팀은 모든 구성원이 최고의 역량을 발휘하고 최고의 성과를 낼 수 있도록 극복해야 할 몇 가지 업무 관리 문제를 함께 파악했습니다. 스프레드시트를 사용하여 업무를 추적하면 불필요한 단계가 추가되고 누가 무엇을 하는지 빠르게 파악하기가 어려웠으며, 일부 사람들은 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 없었습니다.

전반적으로 정보 검색, 상태 업데이트 요청, 업무 커뮤니케이션과 같은 '일을 위한 일'에 너무 많은 시간이 소요되고 있었습니다. 일을 위한 일이 하루의 대부분을 차지한다는 것을 알게 된 팀은 CityFibre의 마케팅 팀만이 아닙니다. 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 전 세계적으로 일을 위한 일은 직원들의 시간의 거의 3분의 2(60%)를 차지합니다.

조직의 급속한 성장과 함께 CityFibre의 마케팅 팀은 팀에 필요한 정보와 책임감을 손쉽게 제공하는 툴이 필요했습니다.

업무 관리에 더 많은 것을 요구

CityFibre의 마케팅 팀은 다음을 수행할 수 있는 업무 관리 툴이 필요했습니다.

• 누가 무엇을 언제까지 하는지 파악할 수 있도록 가시성을 확보

• 프로젝트, 작업, 긴급 요청을 우선순위에 따라 정리

• 진행 중인 모든 업무를 한곳에 모아 저장하는 중앙 집중식 저장소를 만들어 일관된 브랜딩을 보장

• 외부 에이전시 및 공급업체를 관리하는 데 사용

• 속도, 확장성 및 정확성을 위해 프로세스 재구성

여러 플랫폼을 선별하고 시험 사용한 결과, Asana가 마케팅 팀의 니즈에 매우 적합한 것으로 확인되었습니다. Office 365와 같은 연동으로 CityFibre의 기존 솔루션과의 호환이 간단해졌습니다.

협업 롤아웃 구축하기

Victoria와 Liz는 외부 디자인 대행사와 함께하는 크리에이티브 제작 관리 프로세스를 플랫폼으로 이전하는 것부터 시작하여 팀을 Asana로 전환하기 시작했습니다. Asana를 사용하여 이 프로세스를 가장 잘 구성하는 방법에 대해 심도 있게 논의한 후, Liz와 Victoria는 다른 팀 멤버를 플랫폼에 초대하는 데 주력했습니다.

Victoria와 Liz는 팀원들이 Asana의 이점을 실제로 확인하면 Asana를 받아들일 것이라고 생각했습니다. 그래서 다음과 같은 방법으로 Asana의 이점을 보여주기 시작했습니다.

• Asana의 잠재력을 보여주고 '입소문' 지원을 장려하기 위해 내부 추천의 말과 사용 사례 예시를 만들기

• Asana 도입을 협업 프로젝트로 만들고 새로운 프로세스가 어떻게 작동할지에 대해 팀 전체의 의견을 수렴

• 샌드박스 환경 만들기를 포함하여 팀이 Asana가 자신의 니즈에 어떻게 적응할 수 있는지 대략적으로 이해하는 데 도움이 되는 실험 및 테스트 기간을 장려

• 질문과 팁을 얻기 위해 가장 먼저 연락할 수 있는 Asana 챔피언을 각 팀에 지정

• 사용자에게 Asana 앰배서더 교육을 완료하도록 권장

Asana로 워크플로 계획, 추적, 자동화

현재 기업 마케팅 팀과 소비자 팀의 모든 구성원은 크리에이티브 제작, PR 프로세스, 소셜 미디어 계획 등에 Asana를 사용합니다. CityFibre의 마케팅 팀은 Asana를 사용하여 다음을 구축했습니다.

• Asana 보드를 사용하여 초기 보도 자료 요청부터 언론에 배포하기까지의 PR 프로세스를 자동화하는 도시 PR 캘린더. 이메일에서 Asana로 전환함으로써 각 단계가 원활하게 진행되고, 팀원들에게 필요한 시점에 정확한 작업이 자동으로 배정되며, 모든 정보가 한곳에 모여 모든 사람이 볼 수 있게 되었습니다.

• Asana를 사용하여 업무량을 관리하고 제3자 에이전시와 함께 리소스를 정확하게 할당하는 사내외 다양한 마케팅 캠페인. Asana는 단 2개월 만에 시작된 빠르게 진행되는 크리스마스 커넥션 캠페인뿐만 아니라 조직 문화를 정의하는 내부 이니셔티브인 The CityFibreWay 개발에 핵심적인 역할을 했습니다.

• 교차 기능 팀을 하나의 Asana 보드에 통합하여 계획, 승인, 관리를 처리하는 소셜 미디어 캘린더. Asana는 계획된 모든 캠페인, 게시물, 임시 요청, 보도 자료를 볼 수 있는 단일 공간 역할을 하며, 개발 및 자동화된 승인 프로세스를 통해 게시물이 게시되기 전에 적절한 승인이 이루어지도록 합니다.

• 신규 팀원 온보딩 프로세스 - 신규 입사자가 입사 시 완료해야 하는 단계별 체크리스트가 포함되어 있습니다. Asana를 통해 온보딩 프로세스를 중앙 집중화하고 표준화하면 원격으로 입사하는 신규 직원이 팀원과의 소개 설정부터 로그인 세부 정보, CityFibre의 학습 및 개발 포털과 같은 유용한 리소스에 대한 링크에 이르기까지 조직에 적응하는 데 필요한 모든 것을 한 곳에서 이용할 수 있습니다.

Asana로 워크플로 계획, 추적, 자동화

마케팅팀은 또한 Asana의 규칙 및 양식 기능을 통해 수많은 시간을 절약했습니다.

규칙과 사용자 지정 필드를 통해 Asana에서 적절한 프로젝트에 신규 작업을 할당하는 것을 자동화할 수 있으므로, 다양한 팀이 필요한 사항을 즉시 확인할 수 있습니다. 규칙을 사용하면 또한 팀마다 다른 보기를 설정할 수 있습니다. 따라서 PR 팀은 특정 작업에 대한 모든 문서를 볼 수 있지만, 지역 마케팅 팀은 해당 팀과 관련된 것만 볼 수 있습니다. 따라서 적절한 정보의 가시성이 높아지고 효율성이 향상됩니다.

한편, 팀은 사용자 지정 양식을 사용하여 새 활동에 대한 브리프를 표준화하고 간소화합니다. 양식 사용은 에이전시에 정보를 보낼 때 특히 유용한 것으로 입증되었습니다. 이를 통해 CityFibre는 새로운 브리프를 관리하고 업무를 시작하기 전에 모든 정보가 포함되어 있는지 확인할 수 있습니다.

전반적으로 Asana는 CityFibre의 마케팅팀 전반에 걸쳐 가시성과 효율성을 향상시켰습니다. 그들은 일을 위한 일에 소요되는 시간을 줄이고 프로젝트를 진행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 모든 업무에 모범 사례 프로세스를 원활하게 적용할 수 있습니다. 즉, 올바른 워크플로를 따르고 제안된 결과를 달성하기 위해 새로운 프로젝트의 모든 단계를 세부적으로 관리할 필요가 없습니다. 프로젝트가 이전 프로젝트와 유사한 경우 Asana에서 모든 단계, 규칙, 프레임워크를 복제할 수 있으며, 완전히 새로운 프로젝트인 경우 요구 사항에 맞게 쉽게 만들 수 있습니다.

CityFibre 마케팅 운영 매니저 Victoria Sanches

CityFibre와 영국을 위한 더 빠른 프로세스

CityFibre는 대규모 모빌라이제이션 여정의 한가운데에 있으며, 올해 수십 개의 새로운 기가비트 도시가 건설되고 있습니다. 이러한 야심찬 성장 계획이 가장 중요시되는 가운데, 비즈니스는 각 워크스트림의 프로세스를 간소화할 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다. 마케팅 부서는 Asana 사용의 이점을 공유하고 팀을 넘어 Asana 사용을 확대할 가능성을 모색하고 있습니다.

강력하고 간소화된 프로세스로 배후 업무가 가속화됨에 따라 CityFibre는 영국 전역의 지역사회에 초고속 인프라를 제공한다는 사명을 계속 수행할 수 있는 그 어느 때보다도 유리한 위치에 있게 될 것입니다.