Air France KLM keeps operations running smoothly worldwide with Asana

2004년에 Air France와 KLM이 합병하며 유럽 최대의 항공사가 되었습니다. 두 항공사가 각각 프랑스와 네덜란드를 대표하는 뚜렷한 브랜드 정체성을 지니고 있었지만, 이제는 일부 사업부를 함께 운영하고 있습니다.

Air France KLM FSSC의 비즈니스 개발 매니저인 Tamas Kadar는 이렇게 설명합니다. "두 항공사의 합병으로 얻게 된 장점 중 하나는 공동 금융 서비스 센터를 설립하는 것이었습니다. 이 센터는 양사의 회계 센터 역할을 합니다." 공동 금융 서비스 센터는 부다페스트에 있으며 직원 200명이 근무하고 있습니다. Tamas는 이렇게 말합니다. "Air France KLM 조직 전체가 효율성과 생산성을 높이기 위해 노력하고 있습니다. 서비스 센터를 부다페스트에 설립하여 입지, 인프라, 채용, 경제 등 여러 분야에서 경쟁 우위를 활용할 수 있습니다." 부다페스트는 지리적으로 암스테르담과 가깝고 동일한 시간대에 있어 공동 금융 서비스 센터를 설립하기 위한 최적의 위치로 선정되었습니다. 고등 교육을 받고 다국어를 구사하는 인재를 채용하기에 알맞은 곳이기도 합니다. 즉, 규모의 경제를 활용하고 여러 도시에 별도의 금융 센터를 두는 것보다 효율성과 비용 면에서 더 유리합니다.

두 회사의 사업부 중 Air France 회계 사업부를 이전할 때 가장 많은 인력과 업무량이 투입되었습니다. 영업 관리와 새로운 매출 및 회계 시스템을 변경하는 것부터 시작하여 약 150개국의 회계 업무를 이전하는 것으로 이어졌습니다. 부다페스트 지사는 금융 사업부 운영 외에도 약 250,000건의 환불 요청 계산과 사기 감지도 수행하고 있습니다.

Tamas는 비즈니스 개발 팀을 관리합니다. 비즈니스 개발 팀은 회계 프로세스 및 기타 비즈니스 업무의 효율성을 개선하는 애플리케이션을 개발할 뿐만 아니라 다른 글로벌 팀의 업무를 담당합니다. 예를 들어, KLM의 환불 처리 시스템의 지속적인 개선을 관장하고 있습니다.

작은 팀이 미치는 큰 영향

동일한 플랫폼에서 두 항공사를 운영하면서 모든 업무를 원활하게 진행하기란 결코 쉽지 않습니다. 더욱 놀라운 것은 비즈니스 개발 팀에 Tamas를 포함하여 6명만 근무한다는 점입니다. 팀은 부다페스트에서 일하지만, 팀이 수행하는 업무는 84,000명이 넘는 항공사 전 직원뿐만 아니라 세계 각지에서 재무와 회계 업무를 담당하는 500여 명의 직원에게도 영향을 미칠 수 있습니다.

대규모 회사의 전 직원을 지원하려면 많은 협업이 필요합니다. 비즈니스 개발 팀은 부다페스트에 있는 혁신 팀 및 파리/암스테르담에 있는 애플리케이션 지원팀과 긴밀히 협력하고 있습니다. 따라서 업무 특성상 다양한 장소와 전문 분야에 종사하는 여러 팀과 협업이 필요합니다. 이를 위해 모든 프로젝트를 효과적으로 관리 및 조율하고, 세계 각지에 있는 모든 직원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고, 진행 상태를 신속하게 보고할 수 있는 신뢰성 높은 시스템을 찾고 있었습니다. 또한, 손쉽게 간트 차트를 만들고 다른 애플리케이션과 연동되어야 했습니다. 따라서 Air France KLM의 Tamas와 비즈니스 개발 팀은 Asana를 선택했습니다.

효과적인 앱 개발을 통한 효율성 개선

비즈니스 개발 팀의 업무 중 상당 부분은 기술을 통해 직원들의 니즈를 충족하는 것입니다. 예를 들어, Tamas의 팀은 사내 직원용 앱을 도입하여 e-러닝, 온라인 시뮬레이션, 중앙 집중식 교육 자료를 통해 신입 직원의 온보딩과 교육을 제공합니다. 이전에는 현장에서 개별적으로 관리되고 방법이 표준화되지 않아 자료들이 FSSC 서버 곳곳에 흩어져 있었습니다. 이제는 직원들이 앱을 사용하여 표준화된 학습 절차에 따라 더 쉽게 업무에 필요한 지식을 습득할 수 있게 되었습니다.

이를 실행하는 소프트웨어가 상업용이었지만, Tamas는 "매우 특수한 니즈를 충족하기 위해 애플리케이션을 맞춤화해야 한다"라고 설명합니다. 팀은 영국에 있는 개발자들과 협력하여 앱을 맞춤화하고 있습니다.

특성과 기능에 대한 아이디어는 앱을 가장 많이 사용하는 사람, 즉 직원들에게서 나오는 경우가 많습니다. 직원들은 앱 변경에 대한 아이디어가 떠오르면 양식을 통해 요청을 전송할 수 있습니다. Tamas는 이렇게 설명합니다. "이러한 요청이 Asana에서 바로 작업이 되어 새로운 기능을 정의하고, 문서화하고, 지정한 후 개발하는 모든 단계를 추적할 수 있습니다."

팀은 Asana를 사용하여 이메일과 대면 논의 등 여러 채널을 통해 접수한 요청을 분류하기도 합니다. Tamas의 팀은 Jotform 연동을 사용하여 수신하는 모든 요청을 Asana 프로젝트로 전송하고 우선순위를 지정할 수 있습니다.

Asana는 Air France KLM FSSC가 개선을 위한 아이디어를 수집하고 기능을 개발하는 일부터 이를 테스트하고 버그를 수정하는 일까지 모든 단계에 걸쳐 앱과 전반적인 경험을 지속적으로 향상할 수 있도록 지원합니다. Tamas는 이렇게 말합니다. "Asana 덕분에 직원들의 삶이 더욱 편리해지고 효율성이 개선되며, 비용이 절감되고 스트레스가 줄어들고 있습니다. 또한, 앱을 더 효율적으로 개선하고 있습니다."

대규모 프로젝트 간소화

Tamas의 팀은 혁신 프로젝트라 불리는 프로젝트 관리도 수행하고 있으며, 중앙 운영에 영향을 미치는 대규모 프로젝트에서 FSSC를 대표하고 있습니다. 이러한 프로젝트의 아이디어는 주로 파리와 암스테르담에 있는 운영 팀이나 본사에서 나옵니다. 비즈니스 개발 팀은 일반적으로 최대 10개의 혁신 프로젝트를 동시에 추진합니다.

그 대표적인 사례는 Air France KLM이 전 세계에 지급 청구서용 OCR 솔루션을 새로 도입하여 청구서 인식과 전송을 자동화한 것입니다.

시스테 업그레이드 중 템플릿이 소실되었기 때문에 Tamas의 팀은 방대한 양의 데이터 마이그레이션과 엄격한 사용자 테스트를 책임져야 했습니다.

Tamas는 이렇게 설명합니다. "처음에는 마이그레이션을 스프레드시트로 관리하려 했지만, 문서가 너무 복잡해져 실시간으로 협업할 수 없다고 판단했습니다. 그래서 작업을 Asana로 가져왔습니다." 이렇게 하는 것은 결코 쉽지 않았습니다. 프로젝트 완료하려면 11,000개 이상의 작업을 담당자 40명에게 배정해야 했습니다.

이렇게 광범위한 프로젝트를 Asana로 관리하며 모든 일을 체계적으로 정리하고, 팀 멤버들에게 작업을 명확하게 배분하여 담당자를 지정하고, 진행 상태를 쉽게 추적할 수 있었습니다. 팀은 Asana 대시보드에서 프로젝트 진행 현황과 문제가 발생하여 프로젝트가 지연되는지를 한눈에 빠르게 확인할 수 있었습니다.

명확성을 제공하고 실시간으로 협업하는 것 외에도 많은 이점이 있었습니다. Tamas는 이렇게 말합니다. "팀이 Asana를 좋아하는 이유는 진행 상태를 추적하고 프로젝트를 지연시키는 원인이나 문제점을 손쉽게 파악할 수 있기 때문입니다." 팀은 대시보드를 확인하여 목표에 도달하기까지 얼마나 남았는지 즉시 확인할 수 있었으며, "팀원들이 매우 좋아하는 축하 동물도 동기를 부여하는 요소 중 하나였습니다."

직원들이 자신의 진행 상태를 추적할 수 있을 뿐만 아니라, Tamas는 Asana에서 데이터를 빠르게 내보내서 매니저들에게 팀의 진행 상태를 보여줄 수도 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 진행 상황을 상사에게 보고해야 할 때 Asana에서 데이터를 CSV 파일로 내보낸 후 이를 바탕으로 피벗 테이블을 만들기만 하면 됩니다. Tamas는 이렇게 말합니다. "프로젝트 진행 현황과 연말까지의 예상 진척도를 상사에게 쉽게 전달할 수 있습니다."

복잡한 보고, 세심한 계획

Air France KLM FSSC에 있어 데이터는 의사 결정과 비즈니스 운영에 가장 중요한 요소입니다. 데이터 수집과 보고서 요청 관리는 비즈니스 개발 팀의 업무에서 중요한 부분입니다. Tamas는 이렇게 말합니다. "이 정도 규모의 조직에서 실시간 데이터와 벤치마킹 보고서는 리소스를 가장 필요한 곳에 배치하거나 프로세스를 개선할 부분을 정확히 파악하는 데 매우 중요한 요소입니다." 경영진은 운영 보고서를 활용하여 백로그를 더 정확히 이해하는 등 더 정확한 정보를 바탕으로 결정을 내릴 수 있습니다. 경영진은 보고서를 통해 여름 휴가로 인한 인원 부족으로 인해 일시적으로 백로그가 발생하는지 또는 늘어난 업무량으로 인해 영구적으로 문제가 발생하는지를 평가할 수 있습니다.

Tamas의 업무 중 하나는 이렇게 복잡한 보고서를 경영진에게 제공하는 것입니다. 하지만 필요한 수준으로 보고서를 작성하려면 월별 및 연간 보고서를 작성하기 위해 임원들과 최고 경영진들이 참고하고 이용할 수 있는 많은 데이터 소스가 필요합니다. 또한, 생성되는 보고서는 복잡하며 각 보고서를 준비하는 데 2~3개월이 필요합니다. Asana를 사용하면 팀이 보고서를 요청한 팀, 각 보고서의 데이터 소스, 데이터를 필터링하는 변수, 관련된 인원수 등을 추적할 수 있습니다.

Tamas는 이렇게 말합니다. "저희는 Asana의 사용자 지정 필드를 사용하여 보고 요청의 우선순위를 지정하고 보고서를 생성하기 위해 누가 무엇을 하는지 명확하게 할 수 있습니다." 작업을 팀 멤버들에게 명확하게 배정하여 업무량과 보고서 제출일을 효과적으로 계획할 수 있습니다. 또한, 경영진은 정확한 보고서를 적시에 받아볼 수 있어 데이터에 기반하여 조직 전체를 위한 의사결정을 내릴 수 있습니다.

업무 효율 향상

Tamas의 팀은 Asana를 사용하여 수행 중인 모든 업무를 추적하고, 진행 상태를 확인하고, 목표 달성을 위해 무엇을 해야 하는지 알고 있기 때문에 더 적은 시간에 더 많은 업무를 수행할 수 있습니다.

Tamas는 11,000개 작업으로 구성된 회계 마이그레이션 프로젝트를 수행하는 데 Asana를 사용하지 않았다면 "프로젝트 완료에 최소 두 달 이상이 더 소요되었을 것"이라고 예상합니다. Asana 덕분에 3개월만에 OCR 최적화 프로젝트를 완료할 수 있었습니다.

Tamas는 이렇게 말합니다. "속도 측면에서 Asana 덕분에 프로젝트 관리 효율성이 큰 폭으로 증가했습니다." Asana는 사용이 간편하여 팀이 업무를 수행하는 데 없어서는 안 될 필수 툴이 되었습니다. "매우 직관적으로 사용할 수 있고 배우기도 쉬워서 팀이 교육을 받지 않고도 사용법을 익힐 수 있었습니다." 팀이 매우 유용하게 사용하는 것은 또 있습니다. 바로 Asana 스마트폰 앱입니다. 팀은 앱을 사용하여 라운지에서 커피를 마시면서도 작업과 프로젝트를 손쉽게 논의할 수 있습니다.