La direttrice della produzione Whitney Gantt supervisiona il processo che porta i prodotti dall'artigiano al cliente. I team di sviluppo prodotto, design e produzione di Citizenry gestiscono fino a 10 lanci di marketing contemporaneamente, e ciascuno di essi è estremamente complesso e urgente. Un lancio della stagione primaverile, ad esempio, può includere fino a 50 articoli, come cuscini dal Messico, tappeti dall'India e decorazioni da parete dal Malawi, e circa 100 attività per portare ogni prodotto sul mercato.

In precedenza, il team gestiva lo stato del progetto e le date di scadenza in fogli di calcolo, che hanno iniziato a non funzionare più con la crescita dell'azienda:

• Dedicavano troppo tempo all'immissione manuale dei dati per le tempistiche di lancio.

• Non potevano analizzare nel dettaglio le informazioni per i resoconti destinati agli stakeholder, quindi dovevano aggiornare gli stessi dati in più posti, come le presentazioni.

• Le fasi chiave di un lancio venivano spesso dimenticate fino alla fine perché non esisteva un processo standard da seguire.

Poiché The Citizenry ha assunto più dipendenti per collaborare ai lanci, aveva bisogno di una piattaforma di gestione del lavoro per aumentare la visibilità su tutti i progetti.

L'inserimento dei dati richiedeva tantissimo tempo, ma abbiamo pensato: “Se spostiamo tutto su Asana, avremo la flessibilità necessaria per esportare i dati come ci serve”.

Whitney Gantt, Direttrice di produzione

Una Home centralizzata per centinaia di scadenze

The Citizenry cercava uno strumento che facilitasse il passaggio di consegne tra i reparti, poiché quasi tutti i 25 dipendenti dell'azienda sono coinvolti in un lancio, dal Marketing all'e-Commerce, al Fulfillment e allo Sviluppo del prodotto.

Asana aveva la funzionalità di cui avevano bisogno: centralizzava tutte le attività e le scadenze e consentiva di passare da una vista all'altra, come calendario ed elenco. Asana era anche facile da usare e visivamente accattivante, il che era importante per un'azienda incentrata sul design.

Creare i processi come team

Whitney e il suo team hanno creato flussi di lavoro su Asana per imitare la visualizzazione del foglio di calcolo a cui erano abituati. Un membro del team ha formato ogni dipendente e lo ha aiutato a creare la propria lista personale di cose da fare, un semplice progetto per prendere confidenza con Asana. Man mano che le persone hanno iniziato a sperimentare il valore di Asana, hanno aggiunto altri flussi di lavoro e raccolto feedback per assicurarsi che l'architettura soddisfacesse le loro esigenze. La co-creazione di questi processi ha fatto sì che i colleghi del team accettassero la piattaforma.

Ora i colleghi del team aggiornano le attività su Asana prima delle riunioni settimanali sullo sviluppo del prodotto, rafforzando l'adozione e risparmiando tempo nel trasferimento delle informazioni.

Abbiamo risparmiato molto tempo sull'inserimento dei dati e Asana ci offre un rapido ciclo di feedback che riduce al minimo la necessità di andare alla scrivania di qualcuno o di fissare una riunione.

Whitney Gantt, Direttrice di produzione

Lanci puntuali, consegna puntuale dei prodotti

Ora che The Citizenry utilizza Asana, è più facile passare il testimone tra i team. Le dipendenze e le cronologie sono chiare e le persone sanno esattamente cosa sta succedendo e quando. Hanno risparmiato da due a tre ore a settimana per persona sull’inserimento dei dati: poiché Asana è l’unica fonte di riferimento, non devono aggiornare le stesse informazioni in tre o quattro posti.

Con un processo chiaro e uno stato del progetto visibile, Whitney e il suo team possono chiedere in modo proattivo cosa manca a un lancio, invece di reagire a sorprese e passaggi dimenticati. I nuovi lanci utilizzano come punto di partenza un modello di progetto Asana, che viene migliorato nel tempo.

Il recente lancio di prodotti provenienti dal Giappone da parte di The Citizenry dimostra quanto i lanci siano diventati più fluidi, grazie al facile passaggio di informazioni. Ci sono meno ritardi nei lanci e un controllo più rigoroso dell'inventario: ora monitorano i problemi di magazzino in un progetto di Asana e hanno migliorato la velocità di risposta ai problemi di inventario di almeno il 60% grazie a responsabilità chiare e al consolidamento delle informazioni.

Semplificare la gestione dell'inventario significa ridurre il numero di date di spedizione non rispettate e di articoli venduti in eccesso, e consente di pre-vendere più articoli che altrimenti sarebbero considerati “esauriti”. Dopotutto, un migliore flusso di informazioni porta a migliori risultati aziendali: l’Indice dell'anatomia del lavoro rileva che il 64% delle organizzazioni che utilizzano un software di gestione del lavoro afferma che la propria azienda è predisposta per l’efficienza, rispetto al 27% delle aziende che non dispongono di un tale sistema.

Siamo riusciti a ridurre il numero di prodotti venduti in più rispetto a quelli disponibili a magazzino e il numero di volte in cui dobbiamo contattare il cliente per posticipare una data di spedizione

Andrea Georgi, Direttore E-Commerce

Commercio equo e solidale e un negozio fisico

Cosa c’è in serbo per The Citizenry? A quanto pare, un vero e proprio negozio nel quartiere SoHo di New York. Nel 2020 sta anche lanciando prodotti provenienti da tre nuovi paesi e sta lavorando per ottenere la certificazione Fair Trade. Utilizza pratiche di commercio equo e solidale da anni, ma è giunto il momento di formalizzare il riconoscimento e documentare i processi. Mentre continuano a crescere, vogliono rimanere perfettamente in linea con i loro valori. Perché c'è molta crescita in vista.

Asana ha aiutato a identificare gli ostacoli ai lanci, cose a cui spesso non pensiamo fino alla fine di un ciclo di lancio.

Anita Akella, direttrice dello sviluppo del prodotto