KENDO sta crescendo in modo efficace e lavora più velocemente con Asana

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Sfide

• I dipendenti gestivano il loro lavoro con strumenti diversi, il che rendeva quasi impossibile avere visibilità su ciò che stava accadendo. Ciò isolava i team e lasciava i leader all’oscuro.

• KENDO è in un periodo di rapida crescita, ma la gestione del lavoro tramite email e fogli di calcolo non riusciva a crescere con l’azienda.

• La mancanza di processi unificati comportava flussi di lavoro disconnessi con scadenze poco chiare che causavano una mancanza di senso di responsabilità e la perdita di lavoro importante.

Soluzione

• KENDO ha implementato Asana come fonte di riferimento centrale in cui i dipendenti, in tutti i reparti e livelli di ruolo, hanno visibilità su ciò che sta accadendo e quando. Con la rapida crescita arriva ancora più lavoro: questa visibilità centralizzata ha permesso di dare priorità alle iniziative più importanti per far crescere i brand.

• I team sono in grado di semplificare i processi, dalla creazione di calendari di marketing all’automazione delle richieste IT nei backlog, per svolgere più rapidamente il lavoro più importante. 

• I leader sono in grado di prendere rapidamente decisioni che sbloccano il lavoro e responsabilizzano i team, perché questi hanno visibilità sugli aggiornamenti e sulle richieste di approvazione.

Risultati

• 87 giorni lavorativi risparmiati: solo utilizzando Asana, KENDO ha risparmiato circa tre mesi di tempo precedentemente dedicato ogni anno al coordinamento del lavoro.

• 58% in più di tempo risparmiato: espandendo il numero di dipendenti che utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro, KENDO ha aumentato la quantità di tempo risparmiato del 58% in un solo anno.

• Costruzione di brand più forti: con i progetti Asana curati, i team di marketing hanno piena visibilità su ciò che sta accadendo e dove, in modo da poter garantire messaggi coerenti, identificare le opportunità per aumentare l’impatto delle campagne e connettersi meglio con i clienti.

Connessione diretta con i clienti attraverso attivazioni digitali coordinate

Allineare contenuti e messaggi tra team e canali è fondamentale, soprattutto per le attivazioni digitali su larga scala, come il lancio di nuovi prodotti e le campagne promozionali. 

Allineando tutte le attivazioni del sito web, del marketing delle prestazioni e del sistema di gestione delle relazioni con i clienti attraverso il lavoro asincrono su Asana, il team digitale può ora identificare maggiori opportunità di collaborazione e semplificare il lavoro tra i team, migliorandone l’impatto. 

Pianificazione migliorata (e avanzata) 

• In passato, i team utilizzavano fogli di calcolo statici individuali per pianificare e impostare le cronologie. Il lavoro si svolgeva in isolamento, cosa che li rallentava e rendeva più difficile assicurarsi che tutto venisse portato a termine. Con Asana, il team digitale ha progettato un processo di pianificazione collaborativo e connesso che utilizza con tutti i suoi partner interfunzionali.

• Ora può non solo monitorare le attività e i traguardi per ogni attivazione, ma anche modellare il proprio processo, in modo da non perdere nulla. 

Maggiore visibilità e responsabilizzazione nel progetto

• Il team digitale utilizza Asana come “calendario digitale” in cui può visualizzare, monitorare e supportare tutte le attivazioni digitali che avvengono tra i brand. Ciò gli offre un unico calendario completo che collega il calendario individuale di ogni team in uno spazio unificato, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo e quando.

• Questa visibilità sul lavoro degli altri consente di collaborare in modo più efficace, senza la necessità di riunioni aggiuntive. Di conseguenza, possono massimizzare la portata sui vari canali, promuovendo un’esperienza del consumatore più coerente e potente che alimenta le vendite digitali.

Maggiore responsabilizzazione per ottenere flussi di lavoro di marketing più semplici

In precedenza, il flusso di lavoro del team di marketing era frammentato, in quanto faceva molto affidamento su email e checklist per la gestione dei progetti. Era difficile promuovere il senso di responsabilità e ottenere una visione completa dei piani e dell’avanzamento, perché tutti si concentravano sulle proprie attività individuali.

Asana ha sostituito il sistema separato con una piattaforma unificata e orientata all’azione. Ora tutti possono lavorare in un unico posto per realizzare attivazioni sui social media, gifting agli influencer, campagne e marketing esperienziale.

Una fonte di riferimento centrale

• Asana ha centralizzato la comunicazione sui progetti, semplificando il processo di approvazione e facendo emergere il lavoro che in precedenza si perdeva nella confusione.

• Il team può visualizzare l’intero ambito del lavoro in tempo reale. Questa visibilità ha eliminato la confusione e l’inefficienza del vecchio sistema, e i modelli garantiscono che ogni volta venga seguito un processo coerente con obiettivi e date di scadenza chiari.

• Grazie alla possibilità di comunicare, lavorare e vedere tutti i dettagli in un unico luogo, il team può facilmente identificare e dare priorità alle attività essenziali, aumentando l’efficienza e la responsabilità generali.

I progetti IT correttamente definiti iniziano sempre con l’ottenere i dettagli giusti

In precedenza, il team IT era intrappolato in un ciclo di feedback continuo. L’azienda stava crescendo rapidamente e, senza i giusti processi, non riusciva a ottenere informazioni critiche per soddisfare le richieste, e i progetti rimanevano spesso bloccati in coda.

Con Asana, il team IT ha ora un approccio strutturato per raccogliere le richieste, stabilire le priorità, assegnare le scadenze e chiudere il ciclo. 

Richieste semplificate per flussi di lavoro più efficaci 

• Il team IT aveva difficoltà nell'organizzare e dare priorità al lavoro in modo efficace. Ora utilizzano un modulo di Asana per le richieste del reparto IT, che si trasforma automaticamente in un’attività con campi personalizzati per acquisire ed etichettare le informazioni. Un project manager esamina e definisce lo scopo di ogni progetto, che viene approvato dai leader prima di passare alla produzione, garantendo date di inizio e fine chiare per ogni progetto.

• Curando i loro campi personalizzati per assicurarsi di avere le informazioni esatte di cui hanno bisogno fin dall’inizio, hanno ridotto gli scambi non necessari con gli stakeholder per completare le richieste.

• Questo processo semplificato consente al team IT di gestire fino a 40 progetti alla volta.

Accessibilità completa

• I senior leader erano spesso all’oscuro del lavoro richiesto dai loro team, dei progressi e dei dettagli necessari per aiutare il team IT a stabilire le priorità. Ora, le attività di richiesta possono essere aggiunte a più progetti in modo che chiunque, inclusa la leadership, possa accedere agli aggiornamenti di stato o alle informazioni pertinenti in modo rapido e semplice.

• Grazie a questa migliore visibilità del processo, il team IT può vedere ogni richiesta, ottenere le informazioni di cui ha bisogno per esaminarla con precisione e ricevere un feedback da parte della leadership sulle priorità da assegnare in base alle esigenze aziendali e alle risorse disponibili. Ora le riunioni sono più brevi e orientate all’azione, per una definizione delle priorità più efficace, e si concludono con progetti completamente definiti.

Una soluzione che cresce con il team

KENDO sta crescendo, e l’azienda ha bisogno di una soluzione che cresca con lei. Ecco perché usa Asana per sistematizzare i processi, automatizzare i passaggi e semplificare il lavoro. Con alcuni dei marchi più noti ed entusiasmanti sotto il loro brand, i team di KENDO possono ora concentrarsi sulla promozione degli acquisti dei clienti e sull’aumento delle entrate aziendali con una chiarezza mirata e ben definita in tutta l’organizzazione.