John Spedan Lewis credeva in un nuovo modello di business che offrisse ai dipendenti una quota degli utili tramite un bonus annuale, buone condizioni di lavoro e il diritto di parola su tutte le decisioni prese. Oggi, gli oltre 83.000 dipendenti dell'azienda, chiamati Partner, godono ancora degli stessi benefit.

Il team di sviluppo delle soluzioni di John Lewis Partnership del reparto Risorse umane crea soluzioni interne per supportare i programmi per i dipendenti, come una piattaforma video per formare i partner addetti alle vendite, uno strumento di coaching e feedback e un programma di rimborso per la formazione professionale. Dopo una riorganizzazione a livello aziendale, è stato costituito un team UX all’interno del dipartimento del personale per contribuire alla progettazione e allo sviluppo di queste soluzioni. Secondo Philip Quarterman, UX Designer presso John Lewis Partnership, “Qualsiasi progetto passa prima dal nostro team per assicurarci che la soluzione soddisfi l’esigenza aziendale sottostante prima di essere progettata”.

Il team UX ha adottato Asana per semplificare la ricezione delle richieste e chiarire la collaborazione interfunzionale, il tutto per rendere il dipartimento Risorse umane più efficiente nel supportare i suoi partner. “Siamo tutti comproprietari dell’azienda”, afferma Philip. “All’interno di qualsiasi funzione della sede centrale, dobbiamo ricordare che se non aiutiamo l’azienda a guadagnare, rappresentiamo un costo netto. Tutto ciò che facciamo deve o migliorare la capacità dei partner di svolgere il proprio lavoro o far risparmiare denaro in qualche modo. È un concetto che ribadiamo costantemente.”

Alla ricerca di uno strumento che si adatti a diversi stili di lavoro

Poiché il team UX era così nuovo, Philip afferma: “C’era una mancanza di chiarezza su quando le persone dovessero essere coinvolte nei progetti, dove dovessero avvenire i passaggi di consegne o sulla visibilità tra i team”. Quindi, quando il precedente software di gestione delle attività del team UX è cambiato, hanno cercato un sostituto che rendesse più facile collaborare e integrarsi con il team del personale più ampio.

Uno dei motivi per cui abbiamo scelto Asana è che offre progetti sotto forma di bacheca o di elenco. Ciò consente ai membri del team di lavorare nella struttura di progetto che preferiscono.

Avevano anche bisogno di uno strumento in grado di adattarsi a diversi stili di lavoro. “Uno dei motivi per cui abbiamo scelto Asana è che offre progetti in formato bacheca ed elenco”, afferma Philip, riferendosi al fatto che le attività possono essere visualizzate come elenchi o bacheche Kanban. “Ciò consente ai membri del team di lavorare nella struttura di progetto che preferiscono.”

Unire i team su Asana

Quando il team UX ha iniziato a gestire le proprie richieste e i propri progetti su Asana, ha integrato i propri moduli web con Asana, in modo che gli altri team potessero inviare facilmente le richieste di lavoro. Come spiega Philip, “Dobbiamo gestire ciò che arriva, e questo è lo strumento che ci consente di farlo. Con Asana, è facilissimo configurare l’elenco delle attività. Questo è fondamentale.”

Alla fine, anche i team che collaboravano con UX hanno adottato questo modo di lavorare. Asana è stata presto utilizzata per gestire i progetti in tutti i reparti di Solutions Development, e la sua funzionalità Portfolio aiuta a collegare i punti tra le funzioni. Ogni team ha un portfolio dei propri progetti; un team guida ogni progetto e può attingere alle risorse di altri team assegnando attività. “Ha completamente cambiato il modo in cui gestiamo i progetti internamente. Stiamo portando questo approccio al più ampio Reparto del personale per dire: “Guardate, è così che lavoriamo. Ecco come i progetti procedono speditamente.’”

Visualizzare i flussi di lavoro dall’inizio alla fine

Philip afferma che prima di Asana “non c’era visibilità tra i team”. Ma oggi, qualsiasi team può vedere tutti i progetti a cui sta lavorando il team UX. Ogni progetto ha attività e sottoattività, che sono presenti anche in altri progetti, a seconda del team responsabile. Inoltre, la natura visiva di Asana porta chiarezza a un processo di collaborazione che prima era fonte di confusione. Come osserva Philip, “Le bacheche di Asana sono molto apprezzate perché offrono un modo molto più visivo per sapere a che punto del processo si trova ciascuna richiesta, e i passaggi di consegne sono più chiari. La possibilità di cambiare la responsabilità delle attività e di vedere chi sta facendo cosa è stata utile.”

Le bacheche di Asana sono molto apprezzate in quanto offrono a tutti un modo molto più visivo per sapere a che punto del processo si trova ciascuna richiesta, e i passaggi di consegne sono più chiari.

Asana ha anche contribuito a semplificare i flussi di lavoro quotidiani. Tutte le nuove richieste di progetto arrivano tramite un’unica integrazione di moduli, con campi per una breve descrizione, dettagli di contatto, date di scadenza e un brief di progetto. Questa richiesta viene valutata in una riunione settimanale centrale e quindi assegnata ai membri del team su Asana. La possibilità di monitorare i progressi su Asana, così come la funzionalità dei commenti, hanno contribuito a ridurre il numero di riunioni di aggiornamento sullo stato, sia interne che con gli sviluppatori esterni.

Tutto per i partner

Il team UX di Philip monitora il successo delle proprie soluzioni con KPI come l’aumento delle vendite, le visualizzazioni dei video di formazione in Google Analytics e i punteggi di soddisfazione. Tuttavia, il modo in cui collabora con altri team del personale contribuisce a un obiettivo più ampio, ovvero quello di potenziare in modo efficiente l’azienda. Grazie a un funzionamento ben rodato, i team possono consentire ai loro partner di svolgere un buon lavoro, mantenere bassi i costi e far crescere l’azienda, insieme.