Il team PR APAC di HubSpot centralizza la gestione dei programmi con Asana per aumentare l’efficienza

HubSpot è una piattaforma di crescita leader del settore, e include software di marketing, vendite e assistenza clienti e un potente CRM gratuito. Oltre 60.500 clienti totali in più di 100 paesi utilizzano questo pluripremiato software, i servizi e l’assistenza di HubSpot per trasformare il modo in cui attirano, coinvolgono e soddisfano i clienti.

Quando Elissa Hudson è diventata responsabile PR di HubSpot per la regione APAC nel 2018, si è trovata davanti un compito enorme. Con sede a Sydney, in Australia, e lavorando come parte del team di marketing regionale, è responsabile della creazione della consapevolezza del marchio per HubSpot, promuovendo la copertura mediatica nei principali paesi della regione APAC.

Il monitoraggio manuale delle attività stava diventando un incubo amministrativo

Lavorando con tre agenzie di pubbliche relazioni, oltre che con colleghi di diversi continenti, e rispondendo direttamente al direttore regionale a Singapore, Elissa si stava destreggiando tra un numero elevato di attività in diversi fusi orari. In un qualsiasi momento, poteva lavorare su più di 30 storie diverse per i media, ognuna delle quali aveva molti attività collegate, come ad esempio la ricerca di citazioni dai portavoce, la scrittura di contenuti, la fornitura di immagini, i contatti con i vari stakeholder e altro ancora.

Elissa utilizzava una mix di carta e penna per gli impegni quotidiani, con fogli di calcolo per la gestione dei progetti, ma questo sistema di monitoraggio manuale era tutt’altro che ideale e causava alcuni gravi problemi:

• attività e cose da fare importanti per il posizionamento sui media venivano trascurate, con conseguente perdita di opportunità.

• il sistema rallentava le agenzie perché le attività non venivano completate abbastanza rapidamente;

• mancava una visione unica dell’andamento di ciascun posizionamento sui media, il che rendeva difficile prevedere se gli obiettivi di copertura fossero stati raggiunti o meno ogni mese.

Dal caos alla gestione centralizzata

Il team aveva bisogno di uno strumento in grado di gestire senza problemi le pipeline delle storie, le cose da fare personali e la collaborazione con i manager. Le attività dovevano essere indipendenti in modo da non essere trascurate, ma c’era anche bisogno di un sistema che offrisse una visione d’insieme dell’avanzamento del progetto.

Asana offriva un’interfaccia intuitiva e facile da usare, un’app per dispositivi mobili per la pianificazione in movimento e l’integrazione con due strumenti essenziali per il lavoro del team: Gmail e Slack. Soprattutto, Asana ha consentito di standardizzare i processi e riunire le attività in progetti e bacheche specifici. Questo ha consentito di completare facilmente le attività e di tenere traccia degli sviluppi in ogni regione.

Maggiore efficienza e più comprensione

Grazie ad Asana, le giornate del team sono molto diverse. Per Elissa, tutto inizia con il suo tragitto mattutino da pendolare, durante il quale può facilmente pianificare e dare priorità alla sua giornata con l’app per dispositivi mobili di Asana. L’integrazione con Gmail e Slack le consente di trasformare le richieste dei colleghi all’estero in attività facili da monitorare, mentre gli elementi che necessitano del contributo dei manager possono essere facilmente assegnati e aggiunti all’ordine del giorno delle loro riunioni individuali.

Quando si tratta di lavorare con le opportunità per i media, il team sfrutta appieno i progetti di Asana in vista bacheca. Tutte le opportunità sono codificate per colore per regione, e classificate in base al loro stadio di sviluppo. Il team può facilmente visualizzare quali storie sono in lavorazione e aggiungere sottoattività ai progetti per garantire che nemmeno i passaggi più piccoli non vengano trascurati e blocchino i progetti in futuro.

La visualizzazione aiuta anche Elissa e il team a ottenere informazioni su come si stanno muovendo rispetto ai loro obiettivi. Mentre prima il team doveva fare affidamento sui fogli di calcolo, ora può vedere rapidamente in quale fase si trova ogni opportunità. Questo consente di prevedere facilmente lo sviluppo di una particolare storia o la data in cui un posizionamento dovrebbe andare in onda, consentendo una pianificazione e previsioni di copertura più accurate. Se viene identificata una lacuna nella pipeline di copertura, il team può prendere in mano la situazione e proporre in modo proattivo le storie per garantire il raggiungimento degli obiettivi.

Scalabilità in semplicità

Elissa sta facendo crescere il suo team interno per ottenere una maggiore copertura mediatica nelle sue regioni chiave, e utilizzerà Asana come base per l’onboarding e la collaborazione. La sua prima assunzione sarà un professionista delle pubbliche relazioni alla guida della regione asiatica. Questa assunzione risponderà direttamente a Elissa, con Asana da collegamento tra le loro attività, in modo che riescano a collaborare facilmente tra uffici e fusi orari diversi.

La piena visibilità sui progetti e sui processi porterà inoltre a un processo di onboarding più fluido, che consentirà a Elissa e al suo team in crescita di continuare espandere HubSpot in tutta la regione APAC.