6 kiat bagi pemimpin operasi untuk mengoptimalkan tech stack organisasi
Ringkasan
Organisasi berurusan dengan jumlah alat yang sangat banyakβ rata-rata 323 aplikasi SaaS βyang menyebabkan hari kerja terfragmentasi dan produktivitas menurun.Β
Masalah ini dimulai sejak beberapa tahun terakhir, ketika perusahaan berinvestasi secara berlebihan dalam alat kolaborasi untuk mengimbangi kurangnya interaksi tatap muka. Namun, itu justru menimbulkan lebih banyak kerugian daripada manfaat. Menurut sebuah studi, pegawai di perusahaan Fortune 500 beralih antar-aplikasi dan alat sekitar 1.200 kali sehari.
Sekarang organisasi membutuhkan pemimpin, terutama dalam operasi, untuk mengambil sikap tegas tentang alat baru yang diperlukan. Jika tidak, tech stack yang penuh dengan alat-alat berlebihan akan menempatkan efisiensi pegawai dan kesehatan keuangan pada risiko yang signifikan. Dalam mengambil pendekatan proaktif, pemimpin operasi dapat membantu organisasi menghindari hasil ini.
Dengan mengikuti enam langkah di bawah ini, pemimpin operasi dapat terlibat dalam rasionalisasi aplikasi, sebuah proses di mana Anda secara strategis mengidentifikasi aplikasi organisasi yang harus disimpan, diganti, dihentikan, atau digabungkan. Hasilnya adalah tech stack yang dioptimalkan untuk bisnis Anda. Berikut cara memulai:
Maksimalkan dampak dengan tech stack Anda pada 2024
Siapkan organisasi Anda untuk meraih kesuksesan operasional pada 2024. Temukan biaya tersembunyi dari tech stack yang tidak efisienβdan temukan cara mengevaluasi efisiensi Anda sendiri.
1. Lakukan audit alat
Redundansi alat sangat menguras tenaga organisasi. Memusatkan data kerja di platform yang jumlahnya sesedikit mungkin harus menjadi prioritas pemimpin operasi. Namun, dengan potensi ratusan alat dalam tech stack, hampir tidak mungkin untuk melacak fungsi setiap alat.Β
Bersama tim operasi, lakukan "audit alat" secara menyeluruh untuk membuat katalog setiap perangkat lunak dan aplikasi di organisasi Anda. Untuk setiap alat, tentukan dengan jelas tujuan utamanya dan kasus penggunaan spesifik yang ditangani.Β Jika Anda tidak dapat menjelaskan tujuan alat, alat tersebut adalah kandidat utama untuk dihilangkan.Β Β
Kompilasikan informasi ini dalam dokumen atau halaman web internal yang mudah diakses. Kemudian bagikan ke seluruh perusahaan sehingga semua tim dan bagian selaras tentang cara menggunakan alat-alat ini. Jadikan audit ini latihan tahunan atau dua tahunan berulang agar inventaris alat Anda tetap terkini dan relevan.
2. Identifikasi alat yang mendorong pekerjaan lintas fungsi
Dalam dunia di mana kolaborasi lintas fungsi sering kali menjadi katalisator inovasi, memilih alat yang tepat untuk mendorong interaksi ini sangat penting. Alat terbaik melayani lebih dari satu individu, proyek, atau golβalat ini memecah sekat komunikasi dalam tim dan di seluruh bagian.Β
Tanyakan kepada tim operasi dan bagian lain tentang alat yang mereka butuhkan untuk kolaborasi lintas fungsi yang lebih efektif. Gunakan informasi ini untuk membantu Anda berinvestasi dalam alat yang menghubungkan operasi dengan seluruh organisasi dengan lebih baik.Β
Bertujuan untuk memilih alat kolaborasi yang dapat menggabungkan proses, informasi, dan alat menjadi satu sumber kerja terpusat. Karena makin sedikit waktu yang dihabiskan pegawai untuk beralih antar-aplikasi, makin banyak waktu yang dapat mereka gunakan untuk fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting.
3. Sederhanakan tech stack Anda dengan memprioritaskan integrasi
Tumpukan teknologi yang berlebihan adalah masalah keuangan dan pengguna. Alih-alih memaksa pegawai untuk beralih antarpenggunaan alat untuk mendapatkan semua yang mereka butuhkan, pemimpin operasi harus mengadvokasi alat yang memanfaatkan integrasi, yang dapat menghubungkan seluruh tech stack pada satu platform.Β
Mulailah dengan mengidentifikasi alat bisnis inti Anda, lalu cari aplikasi pelengkap yang menawarkan integrasi yang andal. Konsultasikan dengan tim operasi dan bagian di seluruh business yang akan menggunakan integrasi ini, guna memastikan integrasi tersebut memenuhi kebutuhan tim.Β
Sebelum meluncurkan perubahan ke seluruh organisasi, jalankan program uji coba kecil untuk menguji efisiensi integrasi baru ini, dengan mengukur dampaknya terhadap gol Anda. Setelah pengujian berhasil, dokumentasikan proses baru dan latih tim Anda.
Temukan cara bekerja yang lebih cerdas
Dengan Asana, tim operasi dapat menyederhanakan penetapan gol, menstandarkan proses, dan mempercepat perencanaan tahunanβsemuanya di satu tempat.
4. Nilai kesiapan AI organisasi Anda
Seiring teknologi AI terus berkembang, teknologi ini menawarkan peluang yang belum pernah ada sebelumnya kepada setiap bagian untuk mengotomatiskan tugas dan menghasilkan wawasan. Namun, alat yang terputus-putus menciptakan data yang terputus-putus, yang menetapkan fondasi yang buruk untuk AI.Β
Lakukan penilaian kesiapan AI untuk membantu organisasi Anda menjadi lebih strategis dalam memasukkan AI ke dalam tech stack Anda.Β Identifikasi kesenjangan dalam kualitas data, integrasi, dan keterampilan pegawai.Β
Setelah menilai kesiapan, mulailah menguji coba alat berbasis AI yang selaras dengan gol strategis organisasi Anda. Ukur dampaknya melalui KPI tertentu seperti penghematan waktu, tingkat automasi tugas, atau peningkatan analitik data. Setelah uji coba berhasil, luncurkan alat AI di seluruh bagian terkait, dengan memastikan pelatihan dan protokol manajemen perubahan yang tepat telah diterapkan.
5. Kurangi kelelahan alat
Menilai tech stack organisasi harus menjadi detoks berbasis data untuk bisnis, yang dipimpin oleh tim operasi. Dengan umpan balik pegawai, pemimpin operasi dapat mengevaluasi dengan lebih baik cara alat memengaruhi tim.Β Β
Lakukan ini dengan membuat survei untuk organisasi Anda guna menanyakan berbagai bagian dan tim tentang alat yang mereka gunakan, dan apakah alat-alat itu membuat mereka kelelahan. Ajukan pertanyaan tentang perasaan pegawai saat menggunakan alat tertentu. Coba identifikasi alat yang memberi energi pada pekerjaan dan alat yang menguras kapasitas mental. Dengan informasi itu, identifikasi duplikat, alat yang tidak perlu, dan ruang tempat alat menciptakan sekat yang menghambat alur kerja yang efektif.
6. Biarkan pegawai ikut serta
Meskipun penting bagi pemimpin operasi untuk menginformasikan alat yang digunakan organisasi Anda, hal ini harus dilakukan dengan mempertimbangkan pegawai. Buat loop umpan balik, tempat para pemimpin dapat menerima masukan dari pegawai tentang hal yang sesuai untuk mereka dan hal yang perlu diubah. Ini memberdayakan pegawai untuk mengambil peran aktif dalam menentukan tech stack Anda.
Ambil langkah pertama dengan menerapkan saluran baru di alat perpesanan perusahaan Anda, tempat pegawai dapat menyuarakan kekhawatiran tentang masalah teknologi. Tinjau ini sebagai bagian dari siklus perencanaan tahunan Anda, kumpulkan dan analisis umpan balik sepanjang tahun untuk mengidentifikasi masalah berulang dan area yang perlu ditingkatkan. Anda akan membuat pegawai merasa lebih berdaya dan Anda sendiri merasa lebih terinformasi dalam pengambilan keputusan tech stack Anda.
Berinovasi dengan tech stack yang disengaja
Pemimpin operasi berada di persimpangan jalan penting di mana pilihan yang mereka buat dalam teknologi dan kolaborasi saat ini akan membentuk masa depan perusahaan mereka. Maksimalkan stack teknologi Anda bukan tentang memilih lebih banyak alat, melainkan tentang memilih alat yang tepatβalat yang dapat meningkatkan kolaborasi lintas fungsi dan berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal, seperti platform manajemen kerja kolaboratif.
Dengan mengambil rute itu dan mengonsolidasikan tech stack, Anda akan memecah sekat, meningkatkan pengalaman pegawai, dan menciptakan kejelasan di seluruh organisasi.
Maksimalkan dampak dengan tech stack Anda pada 2024
Siapkan organisasi Anda untuk meraih kesuksesan operasional pada 2024. Temukan biaya tersembunyi dari tech stack yang tidak efisienβdan temukan cara mengevaluasi efisiensi Anda sendiri.
