Cara Asana menyederhanakan perencanaan strategis pemasaran dengan manajemen kerja
Sebagai pemimpin di bidang perangkat lunak produktivitas dan manajemen kerja, tim di Asana paham tentang perencanaan strategis yang efektif. Jadi, masuk akal jika bagian pemasaran Asana mengandalkan produk mereka sendiri untuk memetakan, melacak, dan melaporkan inisiatif utama mereka.Β
Isaac Payne, Head of Digital, Marketing Operations and Analytics Asana, memimpin upaya ini. Peran Payne bersifat multifaset. Dia mengawasi berbagai fungsiβmulai dari web, email, dan SEO hingga operasi pemasaran, teknologi pemasaran, dan analitik. Itu berarti sangat penting baginya untuk membangun rencana yang sangat terlihat dan dapat diakses di seluruh organisasi.Β
Untuk melakukannya, dia beralih ke Asana.
4 tantangan umum dalam perencanaan strategis pemasaran
Sebelum bekerja di Asana, Payne menghadapi tantangan yang sama dengan banyak organisasi saat membangun rencana strategis yang komprehensif. Sulit untuk memajukan semua bagian sekaligus memperhatikan gol dan tujuan yang berbeda untuk setiap mitra.
Seperti yang dikatakan Payne, "Bagaimana Anda membuat berbagai bagian dan pemimpin bagian bergerak ke arah yang sama, terutama saat Anda mencoba membangun strategi untuk seluruh perusahaan?"Β
Rencana strategis bagian Anda akan terpengaruh tanpa mengatasi tantangan ini. Dan untuk mengatasinya, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasinya.
1. Mengoordinasikan upaya di berbagai tim
"Untuk membangun rencana pemasaran yang strategis dan dapat dilacak, Anda perlu bekerja sama dengan banyak mitra yang berbeda," kata Payne. "Koordinasi pertama dimulai dengan menentukan hasil dan milestone utama. Setelah hal tersebut diputuskanβselaras dengan kepemimpinan AndaβAnda dapat menyiapkan langkah-langkah, hasil akhir, dan proyek yang diperlukan untuk mewujudkan rencana tersebut. Di bagian terakhir itulah Asana berperan."Β Untuk mendorong kolaborasi global lintas fungsi, Anda perlu menyelaraskan tim-tim ini danΒ menyinkronkan perencanaan strategis dan penganggaran mereka.Β
2. Kurangnya sistem terpusat untuk perencanaan kolaboratif
Mengandalkan rapat tanpa akhir serta templat dan dokumen yang berbeda dapat sangat menyulitkan untuk terus melacak progres dan tetap terkoordinasi di seluruh organisasi. Tanpa platform terpusat dan terpadu untuk perencanaan strategis, menyatukan semua bagian secara terpadu akan sulit dilakukan.
3. Kesulitan memperbarui rencana saat perubahan terjadi
Rencana dan prioritas yang paling matang pun dapat berubah dengan cepat. Tanpa akses ke data terbaru yang andal tentang kinerja gol departemen, sulit bagi pemimpin pemasaran untuk membuat keputusan yang tepat dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Mempertahankan rencana strategis yang tangkas dan responsif memerlukan informasi real-time yang tepat di ujung jari Anda.
4. Masalah mengalokasikan sumber daya untuk memaksimalkan dampak dan mengurangi biaya
Alokasi sumber daya merupakan bagian penting dalam membangun rencana strategis yang efektif. Namun, tanpa visibilitas yang jelas tentang progres dan kinerja berbagai inisiatif, mungkin sulit untuk menentukan tempat terbaik untuk memfokuskan waktu, anggaran, dan jumlah karyawan untuk mendorong dampak terbesar. Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya adalah kunci untuk memaksimalkan efisiensi pemasaran dan mengurangi biaya yang tidak perlu.
Lihat cara kerja perencanaan pemasaran
Dengan Asana, tim pemasaran dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerjaβsemuanya di satu tempat.
Cara Asana memanfaatkan platformnya sendiri
Di situlah peran Asana. Dengan memanfaatkan kemampuan manajemen kerja Asana, Payne dan timnya dapat:
Mengkoordinasikan upaya di berbagai bagian, termasuk pemasaran, penjualan, produk, dan pemangku kepentingan utama lainnya.
Memastikan semua orang selaras dalam hal strategi, prioritas, dan pelaksanaan.
Merencanakan dan melacak progres di satu platform terpusat.
Mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat.
Menghubungkan dokumen yang terputus-putus.
Meningkatkan alokasi sumber daya untuk memaksimalkan dampak dan mengurangi biaya.
Berikut caranya.
Satu sumber informasi terpusat untuk perencanaan dan koordinasi lintas fungsi
Inti dari proses perencanaan strategis tim pemasaran Asana adalah portofolio Asana yang didedikasikan untuk inisiatif pemasaran global mereka. Portofolio ini menyatukan lead operasional dari setiap tim, termasuk operasi web, email, SEO, dan pemasaran.
"Kami menggunakan portofolio ini untuk mengelola semua perencanaan dan pelaksanaan pemasaran kami," jelas Payne. "Ini memungkinkan kami untuk melibatkan orang yang tepat, memanfaatkan templat dan tampilan proyek khusus tim, dan mempertahankan pandangan holistik tentang progres kami."
Dengan membangun hub pusat ini di Asana, tim pemasaran dapat memastikan semua orang selaras dengan strategi dan tujuan keseluruhan. Mereka juga dapat melacak dependensi, mengidentifikasi potensi hambatan, dan membuat penyesuaian real-time sesuai kebutuhan.Β
"Asana memberi kami fleksibilitas untuk menyesuaikan alur kerja dan proses kami agar sesuai dengan kebutuhan unik setiap tim," kata Isaac. βDi saat yang sama, kami memberikan informasi yang dibutuhkan CMO kami untuk memandu tim dan menyelami hal yang dibutuhkan. Baik itu kepemimpinan, kreator konten, pakar demand gen, atau tim analitik, mereka semua dapat memanfaatkan platform dengan cara yang paling sesuai untuk mereka."
Tinjauan dan check-in rutin
Agar rencana strategis pemasaran mereka tetap sesuai rencana, tim Asana memiliki ritme tinjauan dan check-in rutin.
Tinjauan bisnis triwulanan (QBR): Rapat tingkat tinggi ini menyatukan seluruh organisasi pemasaran untuk menilai progres mereka terhadap tujuan dan hasil kunci (OKR) triwulanan. Mereka juga mengidentifikasi area untuk peningkatan dan rencana untuk kuartal berikutnya.
Rapat metrik bulanan (M&M): Tim berkumpul lebih sering untuk menganalisis metrik kinerja mereka, merayakan kesuksesan, dan memperbaiki arah jika diperlukan. Rapat ini memanfaatkan data Asana untuk memberikan tampilan komprehensif tentang dampak pemasaran.
Pembaruan status mingguan: Di Asana, tim memberikan pembaruan rutin tentang status proyek dan inisiatif mereka yang sedang berlangsung menggunakan fitur status cerdas Asana AI. Dengan demikian, mereka dapat dengan cepat mengidentifikasi pemblokir atau risiko, dan mengambil tindakan segera.
"Kombinasi tinjauan bisnis triwulanan, rapat metrik bulanan, dan check-in mingguan membuat kami semua selalu selaras dan akuntabel," kata Payne. "Asana memudahkan untuk menampilkan informasi yang tepat pada waktu yang tepat, sehingga kami dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan data."
Pelaporan yang lebih baik untuk pengambilan keputusan berdasarkan data
Dalam portofolio pemasaran menyeluruh, tim Payne melacak metrik kesehatan utama seperti persentase proyek yang sesuai rencana dan yang tertinggal atau tidak memenuhi ekspektasi. Mereka juga mengintegrasikan data Asana dengan sumber lain, seperti Tableau, untuk membuat dasbor dan laporan yang komprehensif.Β
Tim Payne juga dapat menggunakan AI untuk merangkum setiap perubahan sejak terakhir kali mereka mengunjungi proyek atau portofolio. Ini memungkinkan para eksekutif untuk mendapatkan gambaran singkat tentang apa yang terjadi sejak terakhir kali mereka memeriksa progres pekerjaan, tanpa menghubungi siapa pun di tim.
"Memiliki data real-time seputar progres kami terhadap gol sangat berharga," jelas Payne. "Kami dapat menambahkan informasi ini ke dasbor eksekutif dan memanfaatkannya untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya dan perencanaan strategis kami."
Pendekatan berbasis data ini tidak hanya melibatkan tim pemasaran. Dengan menciptakan visibilitas yang lebih besar ke dalam gol dan tujuan bersama, Asana memungkinkan organisasi yang lebih luas untuk berkolaborasi secara lebih efektif.
"Asana memberi kami sistem terpusat tempat kami dapat membangun portofolio dan proyek yang mencakup beberapa bagian," kata Payne. "Ini meningkatkan keselarasan lintas fungsi dan memastikan kita semua bekerja untuk mencapai prioritas yang sama."
Studi kasus: Mengoordinasikan peluncuran Work Innovation Summit
Mari kita lihat contoh konkret. Asana baru-baru ini meluncurkan acara global terbesar mereka, Work Innovation Summit. Inisiatif lintas fungsi ini melibatkan tim dari seluruh organisasi. Ini membutuhkan perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan yang cermat untuk berhasil.
"Kami mengelola seluruh peluncuran Work Innovation Summit di Asana," kata Payne. "Dari perencanaan proyek awal hingga logistik harian, Asana adalah hub utama yang membuat segala sesuatunya dan semua orangβmulai dari pemasaran, penjualan, R&D, dan lainnyaβtetap tertata dan sesuai rencana."
Tim menggunakan berbagai fitur Asana untuk menyederhanakan Alur Kerja mereka, termasuk:
Melakukan multi-home: Tugas proyek yang mencakup beberapa tim ditempatkan di beberapa proyek dan portofolio, sehingga mudah dilacak dan dipantau.
Pelaporan progres: Kepemimpinan pemasaran dapat dengan cepat menilai status hasil akhir utama.
Pembaruan otomatis: Asana secara otomatis memberi tahu pemangku kepentingan tentang perubahan dan milestone penting.
"Asana memberi kami Sumber kebenaran tunggal untuk Work Innovation Summit," kata Payne. "Kami dapat melihat apa yang terjadi secara real-time, mengidentifikasi hambatan, dan membuat penyesuaian dengan cepat. Ini adalah penyelamat untuk peluncuran yang kompleks dan berisiko tinggi seperti ini."
Tonton sesi yang sedang diminati dari The Work Innovation Summit
Selami era baru dunia kerja dengan konten video eksklusif dari The Work Innovation Summit, acara terbesar Asana tahun ini.
Manfaat menggunakan Asana untuk perencanaan strategis pemasaran
Dengan menggunakan Asana sebagai dasar perencanaan strategis pemasarannya, tim Asana telah membuka sejumlah manfaat utama:
Menyelaraskan tim dan mendorong akuntabilitas: Asana berfungsi sebagai platform terpusat untuk merencanakan, melaksanakan, dan melacak status semua inisiatif pemasaran. Dengan kepemilikan dan visibilitas tugas, proyek, dan gol yang jelas, tim lebih selaras dan akuntabel dari sebelumnya.
Meningkatkan kolaborasi dan koordinasi: Asana memungkinkan komunikasi lintas fungsi dan berbagi informasi yang mulus. Tim dapat menyesuaikan alur kerja dan proses mereka agar sesuai dengan kebutuhan unik mereka, sembari tetap mempertahankan visibilitas di seluruh organisasi.
Meningkatkan visibilitas dan wawasan yang didukung data: Dengan pemantauan progres, pemblokir, dan risiko secara real-time, tim pemasaran Asana memiliki wawasan yang lebih baik tentang hal yang sedang terjadi. Pendekatan yang dipandu data ini mendorong pengambilan keputusan dan alokasi sumber daya yang lebih tepat.
Menyederhanakan pelaporan dan tinjauan: Dengan mengintegrasikan data Asana dengan sumber lain, tim dapat membuat laporan dan dasbor yang komprehensif. Pada akhirnya, hal ini mendukung tinjauan bisnis triwulanan, rapat metrik bulanan, dan ritual perencanaan penting lainnya.
Perencanaan strategis menjadi sederhana
Dengan menetapkan proses, rapat, dan tinjauan berbasis data yang tepat, seluruh bagian pemasaran Asana memiliki tim yang selaras, kolaborasi yang lebih baik, dan visibilitas yang lebih tinggi di seluruh proses perencanaan strategis mereka. Pelajaran yang mereka dapatkan dapat membantu pemasar lain membuka potensi penuh Asana untuk perencanaan dan operasi strategis mereka sendiri.
Lihat cara kerja perencanaan pemasaran
Dengan Asana, tim pemasaran dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerjaβsemuanya di satu tempat.
