Mengalami kesulitan tanpa standar untuk mengelola pekerjaan

Sebelum mengadopsi Asana pada tahun 2014, Venture for America (VFA) mengandalkan kombinasi spreadsheet dan sistem CRM untuk mengelola proyek dan tugas. Hal ini menimbulkan beberapa tantangan, termasuk:

• Kurangnya standarisasi: Setiap Bagian menggunakan alat yang berbeda dan mengerjakan proyek dengan cara yang berbeda sehingga kolaborasi menjadi sulit.

• Tidak ada sumber kebenaran: Tugas-tugas penting terlewat karena informasi dengan cepat menjadi usang dan tidak dapat ditindaklanjuti.

• Kurangnya fleksibilitas: Tim tidak dapat menyesuaikan alat dengan kebutuhan spesifik mereka. Misalnya, tim yang berspesialisasi dalam manajemen proyek membutuhkan platform yang berbeda dari tim yang berspesialisasi dalam mengelola hubungan pelanggan.

Secara keseluruhan, tim merasa seperti bergerak tanpa tujuan dan tidak dapat beroperasi dengan cara yang terukur.

Pencarian solusi lintas fungsi

Sebagai tim lintas fungsi yang berupaya mencapai transparansi radikal, VFA menginginkan alat yang akan meningkatkan visibilitas atas pekerjaan yang sedang berlangsung di seluruh organisasi. Tim juga menginginkan alat fleksibel yang dapat disesuaikan oleh setiap tim dengan alur kerjanya.

VFA memilih Asana karena alat ini membuat informasi transparan dan dapat diakses oleh tim lintas fungsi mereka. Selain itu, tim merasa selaras dengan nilai-nilai perusahaan Asana. Mulai dari bekerja secara kolaboratif dan menghindari jalan pintas hingga menanamkan semangat dalam pekerjaan, VFA berusaha mewujudkan nilai-nilai ini setiap hari. Terakhir, sebagai tim yang tangguh, tim VFA mencari alat yang memungkinkan anggotanya menyelesaikan pekerjaan secara efisien tanpa banyak sumber daya.

Setelah memutuskan untuk menggunakan Asana, VFA memulai dengan tim kecil juara Asana yang berperan penting dalam mempromosikan platform ini di seluruh organisasi. Untuk memastikan bahwa semua orang diberdayakan untuk menggunakan Asana secara efektif, Amy dan timnya menyelenggarakan sesi Asana individu, serta “Makan Siang dan Belajar” dua kali setahun, yang memungkinkan tim untuk mempelajari fitur tertentu secara mendalam. Lunch and Learn ini masih berlangsung hingga hari ini. Amy juga memimpin dengan memberi contoh dengan melacak pekerjaannya sendiri di Asana. Dengan begitu, timnya tahu Asana adalah alat penting dan platform de-facto untuk mengelola pekerjaan mereka.

Asana sebagai pilar utama untuk pengelolaan hibah

Saat ini, VFA menggunakan Asana di seluruh organisasi untuk mengelola semua program dan pekerjaan mereka. Amy dan timnya memperkirakan bahwa setiap orang menghemat sekitar 45 menit setiap hari sebagai hasil dari penyederhanaan pekerjaan di Asana dan penghindaran tindak lanjut yang tidak perlu.

Salah satu fungsi terpenting yang dijalankan tim di Asana adalah mengelola lebih dari 45 aplikasi hibah setiap tahun. Sebagai organisasi nirlaba, kepatuhan adalah prioritas utama bagi VFA. Asana memungkinkan beberapa tim untuk mengoordinasikan seluruh proses pengelolaan hibah, mulai dari surat minat awal hingga pengajuan akhir. Karena semuanya dikelola di Asana, tim keuangan tahu kapan mereka perlu menyusun anggaran dan laporan, dan Amy tahu kapan dokumen hibah harus ditinjau. Memiliki satu proyek untuk hibah yang terlihat oleh semua orang di organisasi dan mencakup semua dokumen yang relevan membantu memastikan bahwa mereka dapat mengajukan lebih banyak permohonan hibah dan mendapatkan lebih banyak pendanaan.

Karena kami dapat dengan mudah memprioritaskan hibah di Asana, kami tidak melewatkan kesempatan untuk mendapatkan dana, yang merupakan hal yang membuat saya khawatir.

Selain pengelolaan hibah, VFA mengandalkan Asana untuk mengelola pengalaman fellow. VFA menjalankan proses seleksi fellow mereka di Asana, serta program kamp pelatihan fellow selama sebulan, yang berfungsi sebagai pengenalan pertama fellow ke VFA. Karena program fellow diluncurkan setiap tahun, para pemangku kepentingan cukup menduplikat proyek Asana sebelumnya untuk memulai perencanaan untuk tahun saat ini. Amy dan timnya memperkirakan bahwa mereka menghemat setidaknya tiga hari kerja per acara berskala besar sebagai hasil dari penyederhanaan proses perencanaan dengan Asana.

Mengurangi ketergantungan pada otak dan memori manusia membuat hidup lebih mudah bagi diri sendiri di masa depan. Asana membantu kita mengurangi beban kognitif dan memberikan kejelasan.

Memulai dekade baru dengan Asana

Sekarang setelah VFA membangun fondasi yang kuat untuk pertumbuhan masa depan dengan Asana, mereka berencana untuk mengembangkan kemampuan mereka dalam bentuk inisiatif baru, termasuk akselerator yang berfokus pada keanekaragaman dan studi dampak, saat mereka memasuki ulang tahun ke-10. Upaya ini berfokus pada penentuan cara tim VFA dapat memperluas dampaknya dalam dekade berikutnya dan akan memuncak dalam serangkaian rekomendasi untuk masa depan VFA. Dan setiap inisiatif baru ini akan dikelola di Asana.