Rangkaian produk makeup mewah Trinny London yang praktis, modern, dan 'bisa digunakan di mana saja' telah memenuhi tas kosmetik di seluruh dunia—hanya dalam empat tahun, perusahaan ini telah berkembang menjadi lebih dari 170 pegawai. Namun, perkembangan luar biasa ini menimbulkan kekhawatiran tentang cara mempertahankan tingkat pertumbuhan ini dalam jangka panjang dengan akuisisi pelanggan baru.

Menurut Indeks Anatomi Kerja, individu dapat menghemat enam jam dan lima menit setiap minggu hanya dengan meningkatkan proses. Trinny London memutuskan untuk menerapkan alat bergaya Kanban yang baru dan langsung merasa lebih mudah melihat tugas, melacak progres, dan mengidentifikasi dependensi fungsional. Namun, ini menimbulkan masalah baru: komunikasi berlebihan. “Kotak masuk orang-orang dibanjiri pemberitahuan,” jelas Shannon.

Trinny London memutuskan untuk mengevaluasi lebih banyak alat manajemen kerja, menyadari bahwa perusahaan membutuhkan sesuatu dengan automasi yang kuat yang memiliki semua fungsi yang diperlukan secara langsung. “Kami membutuhkan sistem yang lebih canggih—sesuatu yang berfungsi seperti spreadsheet, tetapi dengan tampilan real-time dan pemberitahuan otomatis, serta tidak membebani orang-orang,” ujar Shannon.

Asana memenuhi semua kriteria

Tim Asana dan Trinny London memulai implementasi dengan satu kasus penggunaan: untuk membantu peluncuran produk. Jemima Childs, Koordinator Produksi Video, mengatakan, “Asana membuat prosesnya sangat jelas. Rasanya seperti semua orang tahu posisi mereka dan apa yang perlu mereka lakukan.” Shannon melanjutkan, “Jika saya tidak berada di depan laptop, saya terus memantau pemberitahuan melalui integrasi Slack. Semuanya ada di satu tempat, jadi email saya tidak penuh saat saya kembali ke laptop.”

Membuktikan kemampuan Asana pada skala kecil membuat peluncuran menjadi lebih mudah. Namun, kepuasan tim tidak hanya disebabkan oleh cara Asana meningkatkan manajemen kerja—ini juga mencakup semua detail kecil. “Saya suka cara Anda dapat menunjukkan apresiasi kepada kolega melalui emoji. Ini sangat memotivasi dan membuat perbedaan besar,” kata Jemima.

Fondasi yang tepat

“Saat menggunakan spreadsheet awal dan alat bergaya Kanban, kami terus-menerus meminta orang-orang untuk memberikan kabar terkini. Beban kerja menjadi dua kali lipat, bukan setengahnya," kata Jemima. Namun, kejelasan yang diberikan oleh Asana untuk memberikan brief tentang iklan baru, menatanya, dan mencatat umpan balik telah memungkinkan Trinny London meningkatkan pekerjaan bagi para karyawannya—investasi yang menurut Indeks Anatomi Kerja diinginkan oleh lebih dari seperempat pekerja agar dilakukan oleh pemberi kerja mereka untuk mendukung kolaborasi yang lebih baik. “Fitur favorit saya adalah kemampuan untuk menambahkan satu tugas ke beberapa papan. Dengan cara ini, kami hanya perlu berkomunikasi dalam satu tugas dan tugas itu terlihat di mana-mana. Ini telah menjadi terobosan bagi kami,” kata Shannon.

Trinny London menggunakan Asana untuk meningkatkan belanja iklannya. Seperti yang dijelaskan oleh Demi Mistry, Koordinator Media Sosial Berbayar, “Dulu, sangat sulit untuk mengetahui di mana letak semuanya dan mencocokkan gambar yang tepat dengan teks yang tepat. Asana memberi saya gambaran menyeluruh tentang tujuan, deskripsi, tautan dan aset terkait setiap iklan, serta status progres dan langkah berikutnya. Asana membantu kami mengunggah berbagai hal ke pengelola iklan Facebook dan mengujinya lebih cepat. Ketika kami tahu apa yang berhasil, kami dapat memberikan brief untuk lebih banyak hal dan meningkatkan laba atas penjualan.”

Eksekusi tanpa cela

Asana juga memungkinkan Trinny London untuk menyelaraskan tim lintas fungsinya yang mendorong akuisisi pelanggan baru seiring perkembangan bisnis.

Papan terpusat dan bersama memberikan satu tampilan untuk semua tugas, dengan pembaruan status yang jelas dan kolaborator yang dilibatkan dalam proyek saat diperlukan. “Karena kami berkolaborasi dengan setiap tim di bagian pemasaran, Asana sangat cocok untuk mengelola semua tugas. Kami memiliki empat papan khusus untuk sesi pemotretan: satu untuk mengatur sesi pemotretan, satu untuk retouching, satu untuk editorial, dan satu untuk desain tambahan,” kata Penny Bavister, Koordinator Operasional Desain. “Agar kami terus bekerja sesuai rencana, saya menetapkan aturan sehingga saat tugas ditandai selesai, tugas tersebut otomatis berpindah ke papan berikutnya. Jika ada yang kurang, aturan lain akan menurunkan statusnya, dan mengembalikannya ke papan sebelumnya untuk dikerjakan lebih lanjut.”

Shannon berkomentar, “Asana telah membantu kami mengotomatiskan proses persetujuan umpan balik, yang jelas telah mempercepat segalanya dan membuat semuanya lebih jelas.”

Selain itu, Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa sebagian besar pekerja hanya dapat menghabiskan 14% waktu mereka untuk strategi berorientasi masa depan, dan Trinny London meyakini bahwa Asana memberinya peluang besar. “Peran saya sebelumnya sekarang berjalan sendiri,” jelas Shannon. “Asana telah memberi saya lebih banyak waktu untuk mengerjakan perencanaan tingkat yang lebih tinggi dan menatap ke depan untuk peluncuran dan proyek mendatang”

Hasil yang terlihat

IKU utama tim produksi video adalah meningkatkan durasi tontonan satu menit di semua konten video situs web dan YouTube. Ini mendorong lebih banyak pelihat untuk 'menyukai dan berlangganan', yang pada akhirnya meningkatkan pendapatan. “Untuk mendapatkan brief video baru, kami meminta tim editorial mengisi formulir Asana, yang memunculkan tugas di papan produksi video. Saya kemudian memiliki daftar permintaan visual, jadi lebih mudah untuk menilai beban kerja dan status berbagai aset, sebelum memberikan brief kepada tim desain atau tim copywriting,” jelas Jemima.

Sebelumnya, permintaan masuk dikelola melalui email, dan banyaknya permintaan berarti tindakan sering terlewatkan atau terjadi miskomunikasi—salah satu dampak utama burnout menurut Indeks Anatomi Kerja. Sekarang, 99% komunikasi internal dilakukan melalui Asana. Selain itu, orang-orang merasa memiliki atas tugas yang diberikan kepada mereka, dapat mengakses informasi yang dibutuhkan, dan merasa dapat memengaruhi hasil pekerjaan mereka, yang memotivasi mereka untuk bertanggung jawab. Seperti yang dikomentari Jemima, “Asana telah menunjukkan cara mengelola beban kerja dengan lebih baik kepada kami.”

Disiapkan untuk meraih kesuksesan

Dengan Asana yang terintegrasi dalam ritme bisnis, Trinny London kini memiliki platform yang tepat untuk berkembang dan melakukan diversifikasi sehingga tetap relevan bagi pelanggan di masa depan. “Selama tahun depan, fokusnya adalah meningkatkan kehadiran kami di pasar yang sedang berkembang, termasuk AS, Jerman, dan Kanada,” kata Demi. “Asana akan sangat membantu dalam mengatur peluncuran di negara baru, serta menjaga kelancaran bisnis seperti biasa.”

Kini, Trinny London yakin akan kemampuannya untuk mendapatkan pelanggan baru dalam jangka panjang, karena Asana memberikan platform yang dibutuhkan tim untuk mengelola dan melaksanakan pekerjaan tanpa cela.