Direktur Produksi Whitney Gantt mengawasi proses untuk membawa produk dari pengrajin ke pelanggan. Tim Pengembangan Produk, Desain, dan Produksi Citizenry mengatur hingga 10 peluncuran pemasaran sekaligus, dan masing-masing peluncuran sangat kompleks dan sensitif terhadap waktu. Peluncuran musim semi, misalnya, dapat menampilkan hingga 50 item, seperti bantal dari Meksiko, karpet dari India, dan hiasan dinding dari Malawi, dan sekitar 100 tugas untuk menghadirkan setiap produk ke pasar.

Sebelumnya, tim mengelola status proyek dan tenggat di spreadsheet, yang mulai tidak berfungsi dengan baik seiring peningkatan skala perusahaan:

• Mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk entri data manual untuk jadwal peluncuran.

• Mereka tidak dapat menganalisis informasi secara terperinci untuk laporan pemangku kepentingan, jadi mereka harus memperbarui data yang sama di beberapa tempat, seperti dek slide.

• Langkah-langkah penting dalam peluncuran sering terlupakan hingga akhir karena tidak ada proses standar yang harus diikuti.

Saat The Citizenry mempekerjakan lebih banyak pegawai untuk berkolaborasi dalam peluncuran, mereka membutuhkan platform manajemen kerja untuk meningkatkan visibilitas di seluruh proyek.

Entri data menghabiskan banyak waktu, tetapi kami berpikir, 'Jika kami memindahkannya ke Asana, Asana cukup fleksibel untuk mengekspor sesuai kebutuhan kami.

Whitney Gantt, Direktur Produksi

Beranda terpusat untuk ratusan batas waktu

The Citizenry mencari alat yang akan memfasilitasi serah terima yang lancar antar-bagian, karena hampir semua orang di perusahaan yang terdiri dari 25 orang terlibat dalam peluncuran, mulai dari Pemasaran hingga e-Commerce hingga Pemenuhan hingga Pengembangan Produk.

Asana memiliki fungsionalitas yang mereka butuhkan: Asana memusatkan semua tugas dan batas waktu serta memungkinkan mereka untuk beralih antara berbagai tampilan, seperti kalender dan daftar. Asana juga ramah pengguna dan menarik secara visual, yang penting bagi bisnis yang berfokus pada desain.

Membangun proses sebagai tim

Whitney dan timnya membuat Alur Kerja di Asana untuk meniru tampilan spreadsheet yang biasa mereka gunakan. Seorang anggota tim melatih setiap pegawai dan membantu mereka membuat daftar tugas personal mereka sendiri—proyek sederhana untuk mempelajari Asana. Ketika orang mulai merasakan manfaat Asana, mereka menambahkan lebih banyak Alur Kerja dan mengumpulkan umpan balik untuk memastikan arsitekturnya memenuhi kebutuhan mereka. Membuat proses ini bersama membuat rekan tim setuju dengan platform tersebut.

Rekan tim kini memperbarui tugas di Asana sebelum rapat pengembangan produk mingguan, memperkuat adopsi, dan menghemat waktu transfer informasi.

Kami telah menghemat banyak waktu untuk entri data, dan Asana memberi kami putaran umpan balik yang cepat yang meminimalkan kebutuhan untuk pergi ke meja seseorang atau menjadwalkan rapat.

Whitney Gantt, Direktur Produksi

Peluncuran tepat waktu, penyerahan produk tepat waktu

Sekarang, karena The Citizenry menggunakan Asana, lebih mudah untuk menyerahkan pekerjaan antar-tim. Dependensi dan linimasa jelas, dan orang-orang mengetahui dengan pasti apa yang terjadi dan kapan. Mereka telah menghemat dua hingga tiga jam per orang per minggu untuk entri data—karena Asana adalah sumber kebenaran tunggal, mereka tidak perlu memperbarui informasi yang sama di tiga atau empat tempat.

Dengan proses yang jelas dan status proyek yang terlihat, Whitney dan timnya dapat secara proaktif menanyakan apa yang kurang dari peluncuran, alih-alih bereaksi terhadap kejutan dan langkah yang terlupakan. Peluncuran baru menggunakan templat proyek Asana sebagai titik awal, yang terus disempurnakan dari waktu ke waktu.

Peluncuran barang dari Jepang oleh The Citizenry baru-baru ini menunjukkan betapa lancarnya peluncuran, berkat penyerahan informasi yang mudah. Ada lebih sedikit penundaan peluncuran dan kontrol persediaan yang lebih ketat—mereka sekarang melacak isu persediaan dalam proyek Asana, dan telah meningkatkan kecepatan umpan balik tentang isu persediaan setidaknya 60% berkat kepemilikan yang jelas dan konsolidasi informasi.

Menyederhanakan pengelolaan inventaris berarti lebih sedikit tanggal pengiriman yang terlewatkan dan item yang terjual melebihi persediaan, dan mereka dapat melakukan pra-penjualan lebih banyak item yang sebelumnya akan dianggap "stok habis". Bagaimanapun, alur informasi yang lebih baik menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik— Indeks Anatomi Kerja mencatat bahwa 64% organisasi yang menggunakan perangkat lunak manajemen kerja mengatakan perusahaan mereka disiapkan untuk efisiensi, dibandingkan dengan 27% perusahaan yang tidak memiliki sistem seperti itu.

Kami telah berhasil mengurangi jumlah produk yang terjual lebih banyak dari persediaan dan jumlah kali kami harus menghubungi pelanggan untuk menunda tanggal pengiriman

Andrea Georgi, Direktur E-Commerce

Perdagangan Adil dan lokasi fisik

Apa yang akan dilakukan The Citizenry? Ternyata, etalase fisik—di lingkungan SoHo di NYC. Mereka juga meluncurkan produk dari tiga negara baru pada 2020 dan berupaya untuk mendapatkan sertifikasi Fair Trade. Mereka telah menggunakan praktik perdagangan adil selama bertahun-tahun, tetapi sekarang saatnya untuk memformalkan pengakuan dan mendokumentasikan proses mereka. Seiring pertumbuhan mereka, mereka ingin tetap selaras sepenuhnya dengan nilai-nilai mereka. Karena ada banyak pertumbuhan di masa depan.

Asana telah membantu mengidentifikasi hambatan peluncuran—hal-hal yang sering kali tidak terpikirkan hingga akhir siklus peluncuran.

Anita Akella, Direktur Pengembangan Produk