Social Factor mendorong pertumbuhan pesatnya dengan Asana

Pertumbuhan eksponensial adalah alasan untuk perayaan. Namun, apa yang terjadi jika alat yang Anda gunakan tidak dapat mengikuti perkembangan? Itulah yang diantisipasi oleh agensi media sosial, Social Factor, ketika pintu masuk dibuka dengan begitu banyak proyek dan klien baru.

Berbasis di Fort Worth, TX, Social Factor adalah rumah bagi 50+ pegawai yang bekerja di kantor maupun jarak jauh di seluruh negeri. Mulai dari strategi dan pembuatan konten hingga posting, kampanye berbayar, dan manajemen komunitas, pelaporan data dan wawasan, hingga pelatihan media sosial dan dukungan acara langsung, Social Factor mendukung pertumbuhan digital perusahaan seperti Toyota, Smith and Nephew, dan Fender Guitars.

Ketika pertumbuhan berarti melampaui batas

Tim operasi di Social Factor menyadari daya tarik yang dimiliki Social Factor di ruang sosial dan melakukan pemeriksaan terhadap alat yang mereka gunakan. Dengan cepat menjadi jelas bahwa menemukan solusi untuk membantu seluruh organisasi mereka mengelola pekerjaan dan menskalakan bersama mereka adalah hal yang sangat penting.

Inilah tantangan yang dialami Social Factor:

• Alat manajemen proyek mereka saat ini tidak cukup canggih untuk proses mereka yang terus berkembang dan sulit diterapkan di seluruh organisasi.

• Mereka menginginkan platform yang akan terintegrasi dengan alat agensi mereka yang sudah ada, serta aplikasi tambahan yang sedang mereka telusuri, seperti Everhour.

• Anggota tim merasa semakin sulit untuk tetap memiliki pemahaman yang sama karena informasi tersebar di email, obrolan, dan file.

Kami membutuhkan sumber informasi terpusat untuk menjalankan bisnis kami seefektif mungkin, baik secara internal maupun eksternal.”

Menskalakan dengan penuh keyakinan

Saat COO, Jeana Abboud, dan Manajer Proyek, Jessica Pramanik, mencari alat yang akan tumbuh bersama mereka, alat tersebut harus memungkinkan perencanaan yang mudah sekaligus pelacakan setiap detail menurut klien, proyek, dan peran. Alat apa pun yang dipilih Social Factor harus terintegrasi secara mulus dengan sumber daya lain yang mereka gunakan untuk menjalankan bisnis mereka, seperti Google Suite dan Slack. Kemampuan untuk berkolaborasi adalah suatu keharusan, termasuk menandai anggota tim dalam komentar dan membuat catatan dengan cara yang intuitif.

Jeana dan Jessica dengan cepat menyadari bahwa Asana adalah Solusi manajemen kerja yang dapat digunakan oleh seluruh perusahaan. Melihat peta jalan Asana membantu mereka merasa yakin bahwa seiring dengan perkembangan Social Factor, Asana akan terus meluncurkan fitur baru yang dapat mereka gunakan.

Mereka menyukai adanya Alur Kerja bermanfaat khusus untuk agensi. Dalam menentukan dan mengoptimalkan linimasa dan rencana proyek agar sesuai dengan model bisnis mereka, mereka akan menciptakan tempat yang lebih terpusat bagi tim mereka untuk mengelola pekerjaan sehari-hari, dan bagi kepemimpinan untuk mengelola efisiensi agensi.

Selain itu, tim ingin bergerak cepat dalam adopsi dan implementasi. Mereka memanfaatkan materi edukasi Asana, termasuk Academy dan Panduan, untuk mengembangkan proyek onboarding yang dengan jelas menguraikan langkah-langkah pelatihan untuk setiap rekan tim. Ini membantu tim “belajar sambil melakukan”, dan Jeana serta Jessica dapat melihat siapa yang telah menyelesaikan pelatihan mereka dan siapa yang perlu mereka tindak lanjuti. Mereka juga bekerja sama dengan salah satu Manajemen Kesuksesan Pelanggan Asana untuk mengoptimalkan alur kerja utama mereka guna memastikan mereka memaksimalkan penggunaan platform.

Pengawasan eksekutif dan wawasan tentang proyek adalah kunci agar kami dapat dengan cepat mengetahui informasi terkini tentang hal yang terjadi kapan saja.”

Hasil yang menjanjikan dalam waktu empat minggu setelah penggunaan

Setelah mencoba Asana, tim kepemimpinan teguh pada pilihan mereka untuk mengadopsi dan menerapkannya di seluruh organisasi mereka. Mereka tidak membuang waktu untuk memahami alat dan belajar sambil melakukan, memanfaatkan sepenuhnya alat pelatihan di dalam Asana Academy.

Untuk peluncuran tim secara penuh, proyek onboarding diberikan kepada setiap anggota tim. Tugas diberikan, termasuk menonton video pelatihan Asana dan mencoba setiap fitur. Jeana dan Jessica dapat dengan mudah mengevaluasi progres setiap orang.

Asana baru bagi kami, tetapi kami dapat beralih dari evaluasi ke penyebaran dalam empat minggu, yang membuktikan betapa intuitifnya alat ini.”

Saat ini, Social Factor mengaitkan kemampuan mereka untuk tetap efisien dan ramping, sambil tetap berkembang pesat, dengan proses dan Alur Kerja yang telah mereka sederhanakan di Asana. Mereka berhasil mengurangi jumlah titik kontak internal di seluruh akun klien dan menghilangkan dokumentasi yang berbeda karena semua orang memiliki akses ke informasi klien yang sama. Siapa pun dapat dengan mudah memeriksa status proyek tanpa perlu menjadwalkan rapat pemeriksaan atau mengulangi percakapan. Selain itu, mereka telah menstandarkan pengelolaan akun sehingga tidak ada yang membuang waktu mempelajari proses unik saat mereka berpindah dari satu klien ke klien lainnya. Hasilnya, mereka dapat dengan cepat melakukan penskalaan dengan klien mereka sembari terus menyelesaikan pekerjaan berkualitas tinggi tepat waktu, yang sangat penting dalam industri pemasaran sosial yang bergerak cepat.

Asana juga telah memengaruhi cara perusahaan mengelola kebutuhan perencanaan dan stafnya. Misalnya, mereka menggunakan Workload untuk melacak perkiraan jam untuk pekerjaan mendatang, mengidentifikasi kemungkinan masalah bandwidth, dan mengantisipasi kebutuhan perekrutan di seluruh tim. Sekarang Social Factor dapat menyeimbangkan beban kerja secara lebih akurat di seluruh sumber daya dan terus memberikan pekerjaan yang efektif dan tepat waktu untuk klien mereka dalam skala besar.

Dukungan yang kohesif secara internal dan eksternal

Secara operasional, Asana digunakan untuk kolaborasi tim, onboarding pegawai baru, dan melacak kinerja tim dan individu untuk pertumbuhan karier. Tim juga menggunakan Formulir Asana untuk mencatat segala sesuatu, mulai dari tidak di tempat hingga TI hingga permintaan sumber daya akun. Sebelumnya, ini dilakukan melalui permintaan langsung ke satu sumber daya, sehingga sulit untuk menandai anggota tim dan mengelola dalam skala besar.

Social Factor juga menggunakan Asana untuk mengelola semua aspek pekerjaan klien mereka, mulai dari onboarding klien baru hingga mengelola hasil akhir, seperti pembuatan dan pengoptimalan konten, curah pendapat dan strategi, manajemen media sosial, pelaporan dan wawasan media sosial berbayar, serta QA. Dengan begitu banyak langkah berbeda dalam setiap proses dan anggota tim untuk berkolaborasi, Asana membantu menjaga semuanya tetap tertata sehingga tidak ada yang luput.

Asana telah membantu tim kami mengelola tugas dan mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan bagian dari proyek apa tugas tersebut.”

Ke depannya, Social Factor berencana menggunakan Asana untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan lebih banyak fungsi operasional, termasuk perekrutan dan pemberian pekerjaan, dan mungkin kolaborasi tim terkait keuangan. Seluruh tim sangat antusias untuk terus meningkatkan skala Social Factor dengan Asana sebagai yang terdepan.

Asana adalah Alat manajemen proyek pertama yang kami terapkan di Social Factor yang kami yakini benar-benar dapat berkembang bersama kami. Kami berharap ini akan membantu kami mendapatkan lebih banyak klien dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya.”