Saat Brynn pertama kali meluncurkan Mirror, perusahaan menggunakan berbagai macam alat yang berbeda untuk mengelola proyek dan tugas, yang mengakibatkan:

• Tantangan dalam mengoordinasikan pekerjaan di berbagai fungsi

• Tidak ada sumber informasi terpusat

• Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk kerja tentang kerja

Menurut Brynn, "Situasinya kacau." Brynn membutuhkan solusi menyeluruh untuk mengelola proyek dan tugas di seluruh timnya yang beranggotakan 75 orang—dan terus bertambah.

Menyederhanakan pekerjaan lintas fungsi

Kini, Asana telah menjadi sumber kebenaran tunggal bagi Mirror. Setiap tim Mirror menggunakan alat ini untuk melakukan segalanya, mulai dari melacak pelanggan hingga berkolaborasi dengan mitra, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan terbaiknya dengan lebih efektif.

• Tim penjualan kini dapat melacak pelanggan di sepanjang siklus hidup mereka dan memastikan komunikasi tidak luput.

• Tim rantai pasok mampu memantau pesanan dan berkolaborasi dengan lancar pada dokumen sindikasi yang melibatkan produsen Mirror.

• Tim kemitraan kini dapat berinteraksi dengan para mitranya secara transparan dan profesional—termasuk lululemon athletica dan banyak perusahaan Fortune 500—melalui satu orang penghubung.

• Tim konten dapat mengelola aset, dari konsep hingga peluncuran. Satu proyek kampanye Mirror mungkin melibatkan tim produksi yang bertanggung jawab atas pembuatan foto, tim kebugaran yang bertanggung jawab atas pembuatan video pelatih, tim desain yang bertanggung jawab atas pembuatan desain UI, dan tim kreatif yang bertanggung jawab atas retouching aset kreatif.

Berkat fleksibilitas Asana, tim dapat bekerja lintas fungsi dan mengintegrasikan pekerjaan dari sistem manajemen kerja terpusat yang sama.

Menetapkan aturan keterlibatan

Saat memperkenalkan Asana kepada tim, Brynn dan tim menetapkan aturan keterlibatan untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang cara menggunakan berbagai alat di tempat kerja secara efektif. Slack digunakan untuk pertanyaan cepat dan pembaruan status, Asana untuk mengelola proyek dan tugas, dan email hanya untuk komunikasi eksternal dan mengatur rapat.

Asana adalah bagian penting dalam pelaksanaan tugas kami pada level tinggi, sangat tegas tentang apa yang kami lakukan dan tidak kami lakukan, serta berkomunikasi dengan baik satu sama lain.

Brynn Putnam, CEO

Brynn dan tim juga membuat konvensi Asana sehingga semua orang dapat fokus pada pekerjaan yang ada, alih-alih bertanya-tanya tentang cara menggunakan alat ini. Contohnya, mereka menetapkan norma untuk menamai tugas dan melampirkan dokumen, serta untuk memberikan tugas. Sebelum memberikan tugas, anggota tim juga didorong untuk menggunakan deskripsi tugas untuk menjelaskan alasan mereka menetapkan tenggat tertentu. Ini membantu penerima tugas cepat mendapatkan informasi terkini dengan mengetahui tingkat kepentingan tugas. Ini juga meningkatkan keyakinan mereka bahwa tenggat telah dipilih dengan cermat.

Mengurangi kerja tentang kerja

Dengan membuat satu sumber kebenaran untuk semua pekerjaan, Brynn dan timnya dapat menghabiskan waktu mereka untuk hal yang benar-benar penting. Sejak menggunakan Asana, Mirror telah menghilangkan semua email internal. Brynn memperkirakan bahwa pimpinan senior di Mirror menghemat sekitar tiga hingga empat jam setiap hari. Saat seseorang dalam tim menerima dokumen penting melalui email, ia memindahkan percakapan ke tugas Asana dan menambahkan orang-orang yang relevan sebagai pengikut. Ini meningkatkan kejelasan mengenai siapa Individu yang Bertanggung Jawab Langsung (DRI) dan apa langkah selanjutnya.

Saya biasanya pulang ke rumah, menidurkan putra saya pada pukul delapan, lalu membuka email hingga tengah malam, mencoba menyortir rantai email dan memahami apa yang terjadi. Dan sekarang, saya benar-benar dapat menyelesaikannya menggunakan Asana karena saya tahu persis apa yang penting.

Brynn Putnam, CEO

Kini, setelah Mirror menciptakan sumber kebenaran tunggal yang memungkinkan tim untuk mengoordinasikan pekerjaan secara lebih efektif dan mengurangi kerja tentang kerja, perusahaan ini siap untuk berkembang. Karena Mirror berencana untuk melipatgandakan timnya di tahun depan, perusahaan ini akan menggunakan Asana untuk terus menjalankan misinya.