Bagian Komunikasi Manchester City Council dan M-Four, studio desain dan periklanan internal mereka, bertanggung jawab untuk memproduksi acara-acara ini, serta kampanye komunikasi di seluruh kota.

Dan mereka dulu melakukan itu semua di atas kertas.

Desainer di M-Four akan mencetak brief untuk memandu pengembangan semua elemen kreatif dalam suatu proyek, seperti iklan digital, T-shirt, dan brosur. Mereka menyimpan dokumen brief di "tas kerja" yang berbeda untuk setiap aset: karung oranye yang berat yang dibawa secara fisik oleh rekan tim dari satu meja ke meja lain saat mereka menyerahkan bagian-bagian ke tahap produksi berikutnya.

Namun, setiap kampanye atau acara membutuhkan setidaknya 100 elemen kreatif ... jadi ada banyak kantong oranye yang berkeliaran di kantor M-Four.

Kertas mulai berantakan—dan terkadang hilang. Shawn Bahlmann, Manajer Studio di M-Four, tahu bahwa timnya yang terdiri dari 12 desainer perlu beralih ke digital:

• Mereka membuang waktu mencetak kertas, mencari informasi di tumpukan kertas, dan memindahkan tas dari meja ke meja.

• Pekerjaan luput ketika koreksi, brief, dan persetujuan tertulis hilang.

• Rekan tim dan manajer harus terus-menerus mencari informasi untuk melihat status proyek dan apa yang terjadi di seluruh tim.

Ini adalah contoh klasik "kerja tentang kerja"—administrasi yang menghabiskan waktu untuk tugas dan strategi yang membutuhkan keahlian. Para pekerja di Inggris menghabiskan 60% waktu mereka untuk aktivitas administratif ini, menurut Indeks Anatomi Kerja.

Shawn mulai mencari alat manajemen kerja untuk membantu M-Four menjadi tanpa kertas dan berfokus kembali pada pekerjaan berdampak besar.

Kami benar-benar membawa tas pekerjaan besar ini antar meja, menyerahkannya kepada tim pemasaran untuk penulisan iklan, koreksi, dan persetujuan. Meja kami penuh dengan tumpukan dokumen.

Shawn Bahlmann, Manajer Studio di M-Four

Mencari “apa pun kecuali kertas”

Shawn menerapkan Asana dengan terlebih dahulu memilih beberapa desainer untuk mencoba platform tersebut. Selanjutnya, ia melakukan pelatihan dasar dengan anggota tim lainnya, dan mereka berhasil mengelola beberapa proyek kecil. Transisi besar datang dengan proyek besar bernama Manchester Day, acara besar di seluruh kota dengan 150+ elemen desain. Proyek itu berjalan dengan baik, dan tim menetapkan batas waktu untuk menghentikan penggunaan map briefing kertas dan memindahkan 100% pekerjaan mereka ke Asana.

Untuk mendukung penerapan, Shawn menyiapkan templat proyek yang menentukan proses pembuatan untuk berbagai aset. Ini menyederhanakan produksi dan membantu desainer mengetahui apa yang diharapkan, menciptakan efisiensi yang meningkat di ratusan pekerjaan desain.

Proyek besar pertama adalah ujian sesungguhnya. Saat itulah kami melihat ke belakang dan berkata, ‘Kau tahu? Itu jauh lebih cepat, lebih lancar, dan lebih transparan daripada acara tahun lalu.’ Kami yakin.

Shawn Bahlmann, Manajer Studio di M-Four

Lebih sedikit “kerja tentang kerja” berarti hasil yang lebih baik

Saat ini, semua proyek kreatif M-Four dikelola di Asana, yang secara signifikan mengurangi pekerjaan admin kumulatif untuk mencetak brief dan membawa tas kerja ke mana-mana. Ini mungkin hanya memakan waktu lima menit per elemen kreatif saat melewati proses produksi, tetapi dengan lebih dari 100 elemen per kampanye yang berlangsung sekaligus, lima menit tambahan itu bertambah dari minggu ke minggu dan bulan ke bulan. Tim memperkirakan bahwa mereka sekarang menghemat dua hingga tiga hari per acara atau kampanye, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada strategi, rencana media, dan desain.

Kolaborasi juga meningkat karena informasi menjadi lebih mudah diakses. Rekan tim kini dapat masuk ke proyek apa pun dan melihat riwayat, peserta, percakapan, dan lampirannya, sementara manajemen dapat dengan cepat memeriksa status proyek di seluruh organisasi.

Manfaat tambahan? Moral yang lebih baik dan stres yang lebih rendah, karena desainer kini dapat bekerja dari jarak jauh, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan. Dan di kantor, meja akhirnya bersih.

Waktu yang kami hemat dari sisi admin sekarang digunakan untuk pekerjaan desain atau strategi pemasaran.

Shawn Bahlmann, Manajer Studio di M-Four

Melihat di luar batas kota Manchester

Karena tim desain M-Four kini memiliki lebih banyak waktu berkualitas untuk pekerjaan yang membutuhkan keahlian, mereka telah memenangkan sejumlah pekerjaan komersial besar untuk organisasi di luar Dewan Kota Manchester. Mereka juga akan mengelola komunikasi mereka di Asana untuk proyek-proyek ini, dan membawa klien baru ke platform untuk berkolaborasi.

Tanpa beban dokumen fisik, mereka tidak akan memiliki batasan.